Comment se lancer dans la gestion d'métadonnées : une approche par étapes sur 6 semaines

Points clés à retenir

métadonnées doit apporter rapidement de la valeur ajoutée pour être adoptée.
Commencez par définir une étape clé ciblée, liée à un problème métier spécifique.
Limitez le champ d'application aux données pertinentes pour ce problème et aux utilisateurs qui s'y intéressent.
Privilégiez des cycles courts et itératifs. La durée par défaut est de six semaines, avec une fourchette allant de 4 semaines à 3 mois.
Une évaluation et une itération continues sont les clés d'un succès durable.

métadonnées La gestion des données est la discipline qui consiste à collecter, organiser et maintenir les informations décrivant vos données, afin que les utilisateurs puissent les trouver, les comprendre et s'y fier. Elle est indispensable aux entreprises qui souhaitent renforcer leurs initiatives en matière d'innovation ou de conformité réglementaire concernant leurs actifs de données.

De nombreuses organisations sont encore en train de définir leur approche. De ce fait, l'métadonnées e est souvent gérée parallèlement aux données, de manière cloisonnée et « en silo e », ce qui empêche cette discipline de déployer pleinement son potentiel à l'échelle de l'entreprise.

Pour susciter l'support s au sein de votre organisation, vous devez démontrer que la gestion de l'métadonnées apporte de la valeur dès le départ. Une solide catalogue de données permet d’y parvenir en très peu de temps, généralement en l’espace de quelques semaines.

Cet article décrit une approche prise en charge par une solution telle que la plateforme Actian Data Intelligence : connectée, agile et indépendante des technologies utilisées dans les entreprises.

Comment se lancer dans la gestion d'métadonnées ? Étape par étape

Évaluez votre situation de départ (facultatif). Organisez un atelier sur la maturité de l'gouvernance des données afin de déterminer où en est votre organisation aujourd'hui.
Fixez-vous un objectif intermédiaire. Définissez le problème à résoudre, les données concernées, les utilisateurs qui y participeront et le temps dont vous disposez.
Lancez la première étape clé. Menez à bien la phase d'intégration et visez à terminer une première itération en environ six semaines.
Faites le point et réajustez le cap. Vérifiez les résultats concrets obtenus, puis passez à l'étape suivante.

Comment définir un jalon ?

Pour chaque étape clé, identifiez quatre éléments :

Le problème. L'enrichissement et le partage des connaissances doivent permettre de résoudre un problème. Il peut s'agir de se mettre en conformité en vue d'un audit prévu, ou encore de centraliser et d'harmoniser une information afin de répondre aux besoins d'un groupe de collaborateurs confrontés à une situation difficile.
Les données. Concentrez vos efforts sur les données directement liées au problème. Un ensemble de données trop volumineux allonge les délais et retarde le moment où vous pourrez mesurer la valeur ajoutée.
Les utilisateurs des données. Lors de la première phase, qui peut s'avérer plus longue que les autres, les utilisateurs mobilisés doivent pouvoir consacrer suffisamment de temps à cette tâche et être motivés pour mettre en place une gestion de l’ métadonnées . Ils deviennent vos premiers ambassadeurs.
La durée. Menez à bien l’itération dans un délai raisonnablement court. À l’échelle de l’entreprise, nous recommandons un délai compris entre 4 semaines et 3 mois au maximum, en fonction de la disponibilité des responsables. La durée vous aide également à déterminer si un problème est d’une ampleur appropriée, s’il doit être subdivisé ou s’il convient de le mettre de côté.

Première étape facultative : évaluer la maturité de votre gouvernance . Il arrive parfois qu’avant même d’avoir identifié le premier jalon, une organisation mène un exercice préliminaire visant à évaluer la maturité de son gouvernance . Nous vous suggérons de mener cet exercice sous la forme d’ateliers au cours desquels l’entreprise utilise notre matrice de maturité pour définir sa position. Cet exercice s’avère particulièrement utile lorsqu’il est répété régulièrement, par exemple chaque année, car il vous offre une évaluation globale des avantages de votre programme d’ gouvernance .

Comment lancer la première étape clé ?

La phase d'intégration, accompagnée par notre outil de gestion « métadonnées », suit l'ordre chronologique indiqué ci-dessus. L'objectif est d'ancrer le lancement dans un réflexe générateur de valeur. Chaque itération doit apporter à l'entreprise des avantages concrets qui répondent à vos enjeux.

La première itération comprend des éléments qui apparaissent beaucoup moins dans les itérations suivantes, notamment le travail technique lié à la mise en œuvre de la solution.

Nous proposons par défaut des itérations de six semaines. Cette durée est quelque peu arbitraire, mais elle correspond au temps généralement nécessaire pour générer une valeur significative sans perturber l’activité des personnes impliquées. Gardez à l’esprit que les collaborateurs mobilisés disposent rarement d’un temps à temps plein à consacrer à ce sujet.

Fixer une étape

Pour chaque étape, il vous sera demandé d'identifier plusieurs éléments :

Quels sont les problèmes ?: L'accroissement et le partage des connaissances doivent résoudre un problème. Celui-ci peut être de nature diverse : mise en conformité pour un audit programmé, centralisation et uniformisation d'une information particulière pour satisfaire un groupe de collaborateurs dans une situation difficile, par exemple.
Quelles données: Il est important de concentrer les efforts sur les données directement liées au problème identifié. Essayer de traiter un ensemble de données trop important allongera le délai et, en fin de compte, le moment où la réalisation de l'objectif, et donc la production de valeur, pourra être mesurée.
Qui sont les utilisateurs de mes données ?: Lors de la première phase, qui pourra être plus longue que les autres, les utilisateurs mobilisés seront sélectionnés. Ils doivent être en mesure de consacrer suffisamment de temps à la réalisation de l'objectif, mais ils doivent également être motivés pour mettre en place métadonnées . Ces utilisateurs seront vos premiers ambassadeurs pour la suite du projet.
Quelle est l'heure à laquelle je dois me présenter ?: Cette itération doit être réalisée dans un délai raisonnablement court. À l'échelle de l'entreprise, nous recommandons un délai compris entre 4 semaines et 3 mois maximum, en fonction de la bande passante des personnes en charge du sujet. Cette durée devrait également permettre de déterminer si un problème particulier est approprié, s'il doit être subdivisé ou simplement écarté.

Parfois, avant même que le premier jalon ne soit identifié, un exercice préliminaire d'introspection sur la maturité de l'entreprise en matière de gouvernance données est effectué.

Nous le proposons à travers des ateliers au cours desquels l'entreprise, à l'aide de notre matrice de maturité, pourra définir son positionnement. Ce type d'exercice est particulièrement intéressant lorsqu'il est réalisé régulièrement (par exemple chaque année). Il permet une évaluation globale des bénéfices du déploiement de votre programme de gouvernance .

Lancer le premier jalon

En règle générale, la séquence chronologique de la phase d'intégration prise en charge par notre outil de gestion des métadonnées est la suivante :

Notre volonté est d'ancrer le lancement dans un réflexe de production de valeur. Chaque itération doit apporter à l'entreprise des bénéfices tangibles qui répondent à vos problématiques. Cette première itération comprend des éléments qui n'apparaîtront plus, ou du moins beaucoup moins, dans les itérations suivantes, notamment les aspects techniques liés à la mise en œuvre de la solution.

Nous proposons par défaut des itérations de 6 semaines. Cette durée, assez arbitraire, correspond relativement bien au temps généralement nécessaire pour produire une valeur significative tout en ne perturbant pas trop l'activité des personnes impliquées. En effet, il faut garder à l'esprit qu'il est rare que les collaborateurs mobilisés disposent d'un temps plein pour traiter le sujet.

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