Une gestion efficace des données avec Bucap

À l’ère du Big Data, il n’est pas rare d’entendre parler d’entreprises qui analysent d’immenses volumes de données. Mais Bucap S.p.A. se distingue : elle n’analyse pas ces masses de données, elle les archive. Et ce ne sont pas ses propres données qu’elle archive, mais celles d’organisations publiques, privées et gouvernementales réparties dans toute l’Italie. Certaines de ces données resteront peut-être intactes pendant des décennies, tandis que d’autres devront être disponibles à tout moment. Les clients de Bucap doivent être certains que leurs données sont en sécurité, et qu’ils peuvent y accéder immédiatement, en cas de besoin.

Comment Bucap garantit-elle la sécurité et l’intégrité des données sur le long terme, tout en assurant un accès rapide et constant ? Grâce à la base de données hybride Actian Ingres.

Solution

Dès 1995, après plusieurs années d’expansion sur le marché de l’archivage et du stockage, la direction de Bucap a compris que la réalisation de ses objectifs de croissance passerait par des investissements stratégiques dans les technologies de l’information. En plus de proposer des services d’archivage de documents physiques, l’entreprise pouvait ainsi se démarquer de la concurrence en offrant des services efficaces et de haute qualité pour l’archivage des données numériques.

Bucap savait qu’il lui fallait une solution d’archivage évolutive, fiable, hautement disponible et facile à maintenir, capable de prendre en charge l’ensemble des processus métiers liés au stockage, à l’indexation, à la recherche et à l’affichage des documents, tout en maintenant un niveau de service élevé pour ses clients. Deux objectifs majeurs se sont dégagés : permettre aux clients de gérer leurs propres données, documents et images en toute autonomie, et réduire le temps et les coûts associés à cette gestion.

« Nous avons évalué les solutions de bases de données relationnelles de niveau entreprise disponibles à l’époque afin d’identifier celle qui répondait le mieux à nos exigences », explique Ruggero Rinaldi, directeur général de Bucap. « Après une analyse approfondie des fonctionnalités et des performances, nous avons choisi la base de données hybride Actian Ingres. »

Actian Ingres : Un choix gagnant

La base de données hybride Actian Ingres associe les bases de données Actian Ingres (transactionnelle) et Vector (analytique), leaders dans leur domaine, avec des capacités d’intégration de classe mondiale et des outils de supervision pour l’entreprise. Bucap a choisi Actian Ingres car il s’agit d’un système complet de gestion de base de données relationnelle (SGBDR) riche en fonctionnalités, offrant de nombreuses options pour un accès simple et rapide à l’information. Actian Ingres offrait également une plus grande simplicité d’administration que les solutions concurrentes, permettant ainsi aux équipes informatiques de Bucap de se consacrer à d’autres projets techniques.

Pour faciliter l’accès des clients à la base de données, l’équipe informatique de Bucap a utilisé Actian OpenROAD pour créer un portail dédié. Grâce à son interface intuitive, les clients peuvent gérer et consulter leurs archives directement, sans passer par un membre du personnel de Bucap pour rechercher ou transmettre les documents. Résultat : les coûts liés à l’accès aux documents archivés ont chuté de manière significative. En parallèle, comme les clients peuvent accéder à leurs données plus rapidement et à tout moment — même en pleine nuit — la satisfaction client, déjà élevée, s’est encore renforcée. Par rapport aux solutions d’archivage internes traditionnelles, l’approche proposée par Bucap, alliant sécurité, flexibilité et disponibilité permanente, s’avère bien plus attractive.

Bénéfices

La combinaison d’Actian Ingres et d’Actian OpenROAD a permis à l’équipe informatique de Bucap de développer, adapter et personnaliser ses applications de gestion documentaire et de back office afin de répondre à l’évolution constante des besoins métiers et clients.

« L’application a évolué en même temps que l’entreprise et les attentes des clients », explique Rinaldi. « Nous ajoutons en permanence de nouvelles fonctionnalités et nous gérons des volumes de données toujours plus importants. Nous avons aussi tiré parti du fait qu’Actian Ingres fonctionne sur plusieurs plateformes, ce qui nous a permis de capitaliser sur notre expérience pour gérer d’autres systèmes d’information utilisés en interne. »

L’adoption d’Actian Ingres a eu de nombreux impacts positifs pour Bucap :

• L’entreprise a pu internaliser des compétences clés en administration, notamment les rôles d’administrateur de bases de données (DBA) et d’administrateur de systèmes de bases de données (DBSA).
• Elle a pu tester les nouvelles versions d’Actian Ingres afin de renforcer et consolider ses expertises internes.
• Elle a gagné en flexibilité dans la gestion de ses services essentiels et l’adaptation de ses processus aux besoins changeants de ses clients.
• Elle a atteint un niveau de disponibilité et de fiabilité de ses bases de données lui permettant de garantir une continuité de service et un accès ininterrompu pour ses clients.

Aujourd’hui, Bucap est reconnue non seulement comme un prestataire complet en matière d’archivage et de stockage de données, mais aussi comme une entreprise capable de proposer des services hautement personnalisés et spécialisés pour répondre à des besoins clients spécifiques. Elle exploite huit centres de stockage dans le nord et le centre de l’Italie, hébergeant plus de 1 000 kilomètres linéaires de documents physiques et plus de 500 millions de documents numériques. Chaque jour, les clients de Bucap consultent plus de 4 500 documents et en archivent numériquement plus de 68 000. Au cœur de cette solution se trouvent Actian Ingres et la relation de confiance construite au fil des années entre Bucap et Actian.

« Dès 1995, Actian proposait des solutions mieux adaptées à nos besoins techniques et financiers que tout autre acteur du marché », explique Rinaldi. « Et cela n’a pas changé. Nous sommes très satisfaits d’Actian Ingres, ainsi que de notre collaboration avec Actian et ses services. Nous avons pu atteindre tous nos objectifs et, grâce à Actian et à la base de données Actian Ingres, notre activité repose aujourd’hui sur des bases solides. Nous sommes en excellente position pour développer de nouveaux produits innovants en réponse aux défis que nous présentent nos clients. »