15 entreprises partagent leurs expériences en matière de gestion des métadonnées
Le 12 octobre dernier, nous avons invité nos clients francophones à une table ronde sur le thème suivant : « Comment impliquer différents contributeurs dans un projet métadonnées ». Cet événement a été l'occasion pour la communauté catalogue de donnéesActian Data Intelligence Platform de partager les difficultés rencontrées, ainsi que toutes les approches mises en œuvre pour les surmonter.
Dans cet article, nous résumerons les principaux points qui sont ressortis de nos discussions.
Les principales difficultés rencontrées pour obtenir l'adhésion des contributeurs à un projet de gestion des métadonnées
Les représentants de nos clients ont d'abord évoqué les difficultés rencontrées pour mobiliser les utilisateurs contributeurs, qu'il s'agisse de profils techniques ou de profils métiers, ainsi que l'adoption de l'outil catalogue de données lui-même.
Les utilisateurs contributeurs réticents ne perçoivent pas systématiquement l'intérêt de décentraliser la connaissance des données dans un outil, considérant que cette connaissance leur est déjà accessible (culture locale, sinon individuelle). Ce problème a été particulièrement illustré par l'exemple des développeurs qui considèrent que la documentation est portée par le code et qu'une duplication de cette documentation n'a donc aucun intérêt.
Cependant, certains participants ont noté que ce n'était pas tant les utilisateurs contributeurs techniques qu'il fallait convaincre, mais les utilisateurs professionnels, pour qui la valeur du catalogue de données était difficile à saisir.
Solutions mises en place pour surmonter ces difficultés
Engager les contributeurs
Pour plusieurs participants, les approches ou moyens utilisés pour engager les contributeurs sont basés sur un projet de Data Lake ou une migration technique d'une plateforme, ce qui permet d'encadrer une première étape dédiée à la gestion desmétadonnées dans le processus de validation.
La documentation devient ainsi une activité nécessaire dans le projet. L'ensemble du processus devient alors un automatisme et, dans certains cas, est mis en œuvre avant même la sélection et l'utilisation d'une solution dédiée métadonnées .
La communication au sein des équipes
La communication joue également un rôle important pour certains participants. Elle est particulièrement structurée dans le cas d'un participant, avec la mise en œuvre d'un « plan directeur » visant à partager les règles (règles de contribution et d'utilisation du catalogue de données). Ils ont expliqué comment ils ont mis en place des réunions hebdomadaires avec les représentants de chaque secteur d'activité, identifié des « représentants des données », envoyé des communications sous forme de bulletins d'information et publié un journal mensuel. Cette communication sert ainsi l'objectif de créer une communauté de données.
L'attrait de la plateforme
Tout comme un dictionnaire qui ne couvre pas toutes les lettres de l'alphabet, un catalogue de données comme incohérent n'attirera ni le contributeur ni utilisateur. Il est donc important de travailler sur le périmètre de l'information afin d'établir des incréments pouvant être atteints rapidement et de manière cohérente. En lien avec cette phase initiale, considérée comme critique, la gamification a été mentionnée et jugée comme un bon moteur, mais pas permanent.
Expliquer l'importance du catalogue de données
Il est également important de souligner l'importance de la mise en place d'un catalogue de données, ainsi que le message sous-jacent : la documentation des données ne doit pas être une option ou un bonus, mais un principe fondamental au sein des entreprises. Cette règle d'or doit être inculquée aux contributeurs, tout comme le contrôle technique des véhicules.
Privilégier une approche "offensive
Afin de maximiser les chances de succès du projet de catalogue de données , il est crucial de ne pas se focaliser sur les cas d'usage dits " défensifs ", c'est-à-dire tous les cas d'usage consistant à documenter et représenter des impératifs légaux et/ou réglementaires, tels que le GDPR (ou la réglementation BCBS 239 dans l'industrie bancaire).
En effet, bien qu'ils soient importants, ces cas d'utilisation défensive ne génèrent pas de valeur et n'intéresseront pas beaucoup les profils de BI, par exemple.
Il est donc important de comprendre les besoins des utilisateurs cibles afin d'intégrer rapidement les cas d'utilisation "offensifs" dans le projet de catalogue de données .
C'est par exemple le cas d'un participant appartenant au secteur de la vente au détail qui a ouvert la plateforme Actian Data Intelligence aux utilisateurs du service marketing. Ces derniers peuvent désormais trouver facilement et efficacement les informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches, sans avoir à solliciter les propriétaires des données.
Privilégier une approche "offensive
Enfin, la mise en œuvre d'une gouvernance des données au sens large du terme nécessite une réflexion approfondie au sein de l'entreprise. Cela va de l'identification (puis de la communication) de l'importance des données dans la stratégie d'entreprise à la redéfinition des modèles opérationnels pour mettre en œuvre l'ensemble de la stratégie en matière de données.
Pour illustrer cela, l'exemple d'une banque française a été cité, qui a défini des « objectifs en matière de données » pour tous ses employés, en précisant les responsabilités attendues de chacun. Ce type d'approche nécessite un changement de mentalité, passant d'une vision individualiste à une vision collective des données.
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