Comprender los pilares de la gobernanza de datos

La información impulsa la estrategia, la innovación y la excelencia operativa de organizaciones de todo el mundo. Los datos son la base de todo, desde el desarrollo de productos y la experiencia del cliente hasta la planificación financiera, la optimización de la cadena de suministro y la gestión de riesgos. Sin embargo, a medida que aumentan el volumen y la complejidad de los datos, también lo hacen los retos: las incoherencias, los riesgos de seguridad, las presiones normativas y las ineficiencias operativas pueden socavar incluso las iniciativas de datos más avanzadas.

La gobernanza de datos proporciona la estructura necesaria para gestionar los datos de forma responsable e inteligente. Establece las normas, los procesos y las responsabilidades necesarias para maximizar el valor de los datos y minimizar los riesgos. Aunque los programas de gobernanza de datos pueden incluir muchos componentes, hay cuatro pilares que constituyen sistemáticamente la columna vertebral de un marco de gobernanza sólido: la calidad de los datos, la administración de los datos, el cumplimiento normativo y la seguridad, y la gestión de datos.

Calidad de los datos: fomentar la confianza en la información

La calidad de los datos es la base de una gobernanza de datos eficaz. Sin datos de alta calidad, las organizaciones no pueden confiar en las conclusiones derivadas de los análisis, automatizar procesos con seguridad ni cumplir los requisitos normativos de presentación de informes. Las decisiones tomadas a partir de datos de mala calidad suelen dar lugar a ineficiencias, pérdidas económicas y daños a la reputación.

Por qué es importante la calidad de los datos

Los problemas relacionados con la calidad de los datos pueden afectar a todos los ámbitos de una organización. Por ejemplo, unos datos de clientes inexactos pueden hacer fracasar las campañas de marketing, perturbar el servicio de atención al cliente y sesgar las previsiones financieras. En el sector sanitario, unos datos de pacientes incompletos o incoherentes pueden comprometer la atención sanitaria y el cumplimiento normativo. En los servicios financieros, incluso las pequeñas inexactitudes pueden dar lugar a errores significativos en la presentación de informes o a cálculos erróneos de los riesgos.

Los datos de alta calidad permiten a las organizaciones:

• Toma decisiones fiables y oportunas.
• Mejorar la interacción con los clientes y la personalización.
• Reducir el desperdicio operativo.
• Apoyo a la automatización, la inteligencia artificial y el análisis avanzado.
• Mejorar la presentación de informes reglamentarios y la preparación para las auditorías.

Elementos de la calidad de los datos

La calidad de los datos es un concepto multidimensional. Un programa integral tiene en cuenta múltiples factores, entre ellos los que se enumeran a continuación.

• Precisión: Los datos deben representar correctamente las condiciones del mundo real.
• Exhaustividad: Todos los campos obligatorios deben rellenarse con suficiente detalle.
• Coherencia: Los datos deben ser uniformes en todos los sistemas y procesos.
• Puntualidad: La información debe estar actualizada, sobre todo en el caso de operaciones en las que el tiempo es un factor determinante.
• Validez: Los datos deben ajustarse a los formatos, normas y estándares empresariales definidos.
• Exclusividad: Se deben reducir al mínimo o eliminar los registros duplicados.

Estrategias para mejorar la calidad de los datos

Para mejorar la calidad de los datos, las organizaciones pueden poner en práctica algunas estrategias clave.

• Normas claras para la introducción de datos.
• Herramientas de validación automatizadas y procesos de limpieza de datos.
• Prácticas de gestión de datos de referencia y datos maestros.
• Evaluaciones de calidad periódicas y cuadros de mando.
• Supervisión en tiempo real de la precisión y la integridad.

En definitiva, garantizar la calidad de los datos no es un proyecto puntual, sino una disciplina continua que exige responsabilidad, transparencia y supervisión constante. La observabilidad de los datos ayuda a los equipos encargados de los datos a detectar y corregir rápidamente cualquier problema relacionado con la calidad de los datos, antes de que se conviertan en problemas graves.

Gestión de datos: asignación de la titularidad y la responsabilidad

Si bien la tecnología facilita la gobernanza de los datos, son las personas quienes la hacen cumplir. La gestión responsable de los datos garantiza que estos se gestionen con funciones, responsabilidades y rendición de cuentas bien definidas. Sirve de puente entre los usuarios de la empresa y los equipos de TI para garantizar que los datos se comprendan, se protejan y se utilicen de forma adecuada.

El papel de los gestores de datos

Los gestores de datos actúan como custodios de los datos de la organización. Supervisan las definiciones de los datos, los estándares de calidad y la aplicación de las políticas de gobernanza. Aunque las responsabilidades concretas varían según los sectores y las estructuras organizativas, los gestores suelen centrarse en:

• Definición y mantenimiento de normas de datos.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas de gobernanza.
• Gestión y mejora de la calidad de los datos.
• Actúan como expertos en la materia para ámbitos de datos específicos.
• Fomentar la alfabetización en materia de datos y ayudar a los usuarios a interpretarlos correctamente.
• Facilitar la comunicación entre las partes interesadas del ámbito técnico y del ámbito empresarial.

Los gestores suelen trabajar en ámbitos como las finanzas, las operaciones, el marketing, los recursos humanos o la gestión de clientes, es decir, en cualquier ámbito en el que los datos desempeñen un papel fundamental.

Por qué es importante la gestión de datos

Sin una gestión responsable, las iniciativas de gobernanza suelen fracasar debido a:

• Falta de rendición de cuentas.
• Sistemas de datos desconectados o aislados.
• Confusión en torno a las definiciones y las fuentes de los datos.
• Aplicación inconsistente de las normas y estándares.

Una gestión eficaz aporta:

• Claridad sobre quién es el responsable de determinados activos de datos.
• Flujos de trabajo de datos más eficientes.
• Datos de mayor calidad.
• Resolución más rápida de los problemas.
• Mejora de la colaboración entre departamentos.

Creación de un programa sólido de gestión responsable

Un programa eficaz de gestión de datos suele incluir:

• Funciones y responsabilidades claramente definidas .
• Programas de formación para mejorar la alfabetización en materia de datos.
• Comités o consejos de gobernanza.
• Procedimientos para la escalación de incidencias y la resolución de conflictos.
• Comunicación periódica sobre políticas, normas y expectativas.

Cuando cuenta con el respaldo de los responsables, la gestión responsable se convierte en una iniciativa cultural que ayuda a las organizaciones a ampliar sus prácticas de gobernanza y a mantener la integridad de los datos a largo plazo.

Cumplimiento normativo y seguridad: protección de datos y gestión de riesgos

A medida que los datos se integran cada vez más en las operaciones digitales, aumentan los riesgos para la privacidad y la seguridad. Amenazas como las filtraciones, el uso indebido de la información personal y el acceso no autorizado pueden minar la confianza y acarrear consecuencias tanto para la reputación como económicas. Al mismo tiempo, los marcos normativos se han vuelto más estrictos, lo que obliga a las organizaciones a cumplir con la legislación en materia de protección, conservación, uso y transparencia de los datos.

El cumplimiento normativo y la seguridad constituyen un pilar fundamental de la gobernanza de datos, ya que garantizan que las organizaciones protejan la información confidencial y cumplan con sus obligaciones legales.

La importancia del cumplimiento normativo y la seguridad

Las organizaciones deben cumplir con diversas leyes y normativas en función de su sector y su ubicación. Entre los ejemplos se incluyen las normativas sobre la privacidad de los consumidores, las normas de información financiera, los requisitos relativos a los datos sanitarios y la legislación en materia de ciberseguridad. El incumplimiento de estas normas puede acarrear:

• Multas elevadas.
• Responsabilidades legales.
• Pérdida de la confianza de los clientes.
• Interrupción de las operaciones.
• Mayor control por parte de las autoridades reguladoras.

Más allá del cumplimiento normativo, es fundamental contar con prácticas de seguridad sólidas para proteger los activos de datos y prevenir amenazas internas o externas.

Aspectos relacionados con la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo

Un marco sólido de seguridad y cumplimiento normativo incluye:

• Controles de acceso: Garantizar que solo el personal autorizado pueda ver, modificar o eliminar datos confidenciales.
• Cifrado: Protección de los datos tanto en reposo como en tránsito.
• Enmascaramiento y anonimización de datos: Reducción de la exposición de la información de identificación personal (PII).
• Registro y supervisión: Seguimiento de la actividad del sistema para detectar comportamientos anómalos.
• Clasificación de datos: Clasificación de los datos según su nivel de confidencialidad y de riesgo.
• Políticas de conservación y eliminación: Garantizar que los datos se almacenen y se destruyan de acuerdo con la normativa.
• Auditorías de cumplimiento: Evaluaciones periódicas para garantizar el cumplimiento de las políticas y normas.

Equilibrio entre seguridad y accesibilidad

Si bien la protección de los datos es fundamental, las organizaciones también deben garantizar que los usuarios autorizados tengan acceso oportuno a la información que necesitan. Unos controles excesivamente estrictos pueden obstaculizar la innovación, la productividad y la toma de decisiones basada en datos. Una gobernanza eficaz logra un equilibrio entre la seguridad y la accesibilidad.

Crear una cultura de seguridad de los datos

La seguridad no puede ser únicamente una función técnica. Las organizaciones deben fomentar la concienciación a través de:

• Formación continua de los empleados.
• Una comunicación clara sobre los riesgos y las políticas.
• El compromiso de los responsables con los principios de seguridad.
• Planificación y simulacros de respuesta ante incidentes.

En una época en la que los datos se distribuyen cada vez más entre entornos en la nube, equipos remotos y sistemas interconectados, es más importante que nunca contar con prácticas sólidas de cumplimiento normativo y seguridad.

Gestión de datos: estructuración, almacenamiento y uso eficaz de los datos

La gestión de datos abarca los procesos, las tecnologías y las prácticas que permiten un manejo eficaz de los datos a lo largo de todo su ciclo de vida. Garantiza que los datos estén bien organizados, se almacenen adecuadamente, sean fáciles de localizar y se integren de forma eficiente entre los distintos sistemas. Una gestión de datos sólida respalda directamente los demás pilares, ya que garantiza la calidad, la gestión responsable y el cumplimiento normativo de forma segura.

Por qué la gestión de datos es un pilar fundamental

Datos bien gestionados:

• Reduce las ineficiencias operativas.
• Admite análisis avanzados, inteligencia artificial y automatización.
• Elimina la duplicación innecesaria de datos.
• Garantiza que la información se almacene de forma rentable.
• Mejora la accesibilidad para los usuarios autorizados.
• Mejora la calidad y la coherencia de los datos en todos los sistemas.

Sin una gestión adecuada de los datos, las organizaciones suelen enfrentarse a sistemas fragmentados, fuentes de datos contradictorias y una visibilidad limitada de su entorno de datos.

Componentes clave de la gestión de datos

La gestión de datos abarca varias prácticas fundamentales, entre las que se incluyen:

Arquitectura de datos

Un esquema estructurado que define cómo fluyen los datos a través de los sistemas. Esto incluye:

• Bases de datos.
• Almacenes de datos.
• Lagos de datos.
• Soluciones de almacenamiento en la nube.
• Procesos de integración.

Una arquitectura bien diseñada evita la fragmentación y establece un entorno de datos unificado.

Gestión de metadatos

Los metadatos proporcionan contexto a los datos, incluyendo definiciones, historial, titularidad, formatos y mucho más. Una gestión eficaz de los metadatos permite:

• Descubrimiento de datos.
• Cumplimiento normativo.
• Mejora de la calidad de los datos.
• Una mejor colaboración entre equipos.

Gestión de datos maestros (MDM)

La gestión de datos maestros (MDM) garantiza la coherencia entre las entidades clave de la empresa, como clientes, productos, proveedores y empleados. Crea una única fuente de información fiable para los conjuntos de datos críticos.

Integración e interoperabilidad

Las empresas modernas se basan en una red de sistemas como plataformas CRM, sistemas ERP, herramientas de marketing, aplicaciones de recursos humanos y soluciones a medida. Una integración eficaz garantiza que los datos fluyan sin problemas entre las distintas plataformas, sin redundancias ni pérdida de información.

Gestión del ciclo de vida

Los datos deben gestionarse de forma responsable desde su creación hasta su eliminación. La gestión del ciclo de vida garantiza un almacenamiento eficiente, un archivo rentable y una destrucción conforme a la normativa.

Apoyo a la toma de decisiones estratégicas

La gestión de datos influye directamente en la capacidad de una organización para innovar y crecer. Unos datos de alta calidad, bien organizados y de fácil acceso permiten:

• Análisis predictivo.
• Información en tiempo real.
• Experiencias personalizadas para los clientes.
• Automatización operativa.
• Informes simplificados.

De este modo, la gestión de datos no es solo una función técnica, sino también un factor estratégico.

Mejora la gobernanza de los datos con Actian

Una estrategia eficaz de gobernanza de datos se sustenta en cuatro pilares fundamentales: la calidad de los datos, la gestión responsable de los datos, el cumplimiento normativo y la seguridad, y la gestión de datos. En conjunto, estos pilares conforman un marco coherente que garantiza que los datos sean fiables, estén protegidos, estén bien organizados y se utilicen de forma responsable.

• Calidad de los datos garantiza que la información sea precisa, coherente y fiable.
• La gestión de datos fomenta la rendición de cuentas y la supervisión humana.
• Cumplimiento normativo y seguridad protegen los datos y garantizan el cumplimiento de las obligaciones normativas.
• Gestión de datos estructura y mantiene los datos a lo largo de todo su ciclo de vida.

La plataforma Actian Data Intelligence está diseñada para que los datos sean accesibles, transparentes, fáciles de localizar y observar. Cuenta con el respaldo de gráfico de conocimiento federado y permite una democratización total de los datos en todas las organizaciones. Solicita una demostración personalizada de la plataforma para descubrir cómo puede transformar tus iniciativas de gobernanza de datos.

Acerca del autor

Acerca de Actian Corporation

Actian permite a las empresas gestionar y controlar los datos a gran escala con total confianza. Las organizaciones confían en las soluciones de gestión e inteligencia de datos de Actian para optimizar entornos de datos complejos y acelerar la entrega de datos preparados para la IA. Diseñadas para ofrecer flexibilidad, las soluciones de Actian se integran a la perfección y funcionan de forma fiable tanto en entornos locales como en la nube y en entornos híbridos. Obtén más Acerca de Actian, la división Acerca de Actian datos e IA de HCL Software, en actian.com.