L’université de l’Ouest de l’Angleterre améliore ses performances

Au cœur de l’université de l’Ouest de l’Angleterre (UWE) se trouve un système de gestion des dossiers étudiants développé sur mesure. Il ne se contente pas d’enregistrer les cours suivis et les notes des plus de 30 000 étudiants inscrits aux programmes de licence et de master : il suit chaque étudiant depuis son premier contact avec l’université, tout au long du processus de candidature, d’inscription, de formation, jusqu’à l’obtention du diplôme… et même au-delà. Si vous êtes étudiant à l’UWE, c’est ce système qui trace tous vos échanges avec l’université, du début à la fin de votre parcours.

Qualifier ce système de « critique » relèverait presque de l’euphémisme. C’est pourquoi les équipes IT ont fait appel à des experts au moment de mettre à jour la base de données et de migrer l’ensemble du système vers une nouvelle plateforme. L’objectif : passer d’Actian Ingres 10.2 à Ingres 11.1, et basculer l’environnement Solaris UNIX vers une infrastructure Linux. UWE s’est donc naturellement tournée vers les services professionnels d’Actian. Seule ombre au tableau : la pandémie de COVID-19. En pleine période de confinement, impossible de se rencontrer physiquement pour planifier ou exécuter ce projet critique.

« Aucun souci », a répondu le chef de projet Actian. « Tout ce que nous faisons habituellement sur site, nous pouvons le faire à distance. Nous aiderons UWE à atteindre ses objectifs sans prendre le moindre risque pour vos systèmes ni vos équipes. »

La solution

« UWE avait besoin d’aide pour l’installation, la configuration et la mise en service du système », explique Rob Andrews, chef de projet en charge de la mise à niveau et de la migration à l’UWE. « Nous utilisons la base de données Ingres d’Actian pour notre système de gestion des dossiers étudiants depuis les années 90, mais c’était la dernière application critique encore hébergée sur Solaris. Nous avons déjà migré nos autres systèmes stratégiques vers Linux. Mais ce système est au cœur de notre activité, il structure toutes nos interactions avec les étudiants et les anciens. Nous cherchions un accompagnement pour la migration, les tests de performance et d’optimisation, ainsi que pour l’administration et la supervision. »

Grâce à son expertise inégalée dans le support d’Actian Ingres et à une solide expérience de déploiements réussis sur Linux, l’équipe Actian Professional Services s’est imposée comme un partenaire idéal pour épauler l’équipe IT de l’UWE à distance.

L’équipe Actian Professional Services a travaillé à distance pour analyser l’infrastructure Actian Ingres existante de l’UWE, ainsi que les intégrations en place avec d’autres systèmes métier clés, comme l’instance de Microsoft Dynamics CRM de l’université et les outils de reporting basés sur Microsoft Power BI. Le système de gestion des dossiers étudiants lui-même avait été développé avec le framework Actian OpenROAD, tout comme plusieurs processus et rapports utilisateurs. L’équipe Actian a collaboré étroitement avec celle de l’UWE pour identifier les opportunités d’optimiser les processus existants et de supprimer certaines routines devenues obsolètes. Étant donné que le nouveau déploiement du système sur Actian Ingres devait être réalisé sur site (et non dans le cloud), le processus de migration incluait également la validation du système de reprise après sinistre (DR), conçu pour assurer la continuité d’activité en cas de défaillance imprévue de l’infrastructure principale. En cas d’incident, l’ensemble du système et de la base de données de gestion des étudiants devait basculer automatiquement vers une infrastructure de secours, hébergée en parallèle dans un autre centre de données.

Actian EMA+ et la boîte à outils DBA d’Actian facilitent la migration

Dans le cadre du projet de mise à niveau, Actian Professional Services a déployé l'Enterprise Monitoring Appliance Plus (EMA+) d'Actian, qui fournit une interface graphique unique pour la surveillance de plusieurs installations et serveurs Actian Ingres. EMA+ peut être configuré pour surveiller et afficher un grand nombre de points de données d'Actian Ingres, du système d'exploitation et du réseau, tout en se concentrant sur tous les aspects de la disponibilité et de la récupérabilité du système. Un module de performance permet d'identifier les problèmes et d'alerter instantanément les responsables de la migration par message texte ou électronique.

"En utilisant Actian EMA+ pendant la mise à niveau, nous avons pu surveiller l'ensemble de l'environnement et repérer les problèmes de performance, de stabilité, d'entretien ménager ou de processus de reprise après sinistre dès qu'ils se produisaient", explique M. Andrews.

Les avantages d’EMA+ ne se limitent pas au projet de mise à niveau et de migration. UWE prévoit de continuer à utiliser EMA+ ainsi que la boîte à outils DBA d’Actian Ingres de manière permanente. Cette dernière fournit à l’université un ensemble de scripts et d’utilitaires facilitant les sauvegardes et les restaurations de bases de données entre serveurs, ainsi que des outils permettant d’optimiser les performances de la base de données Actian Ingres.

« La combinaison d’EMA+ et de la boîte à outils DBA fonctionne très bien », déclare Andrews. « Les équipes de l’université qui ont utilisé EMA en sont très satisfaites. La plupart de nos activités de supervision et d’exploitation s’appuyaient auparavant sur Nagios, et EMA comme la boîte à outils DBA s’y intègrent parfaitement. Cela rend EMA+ et la boîte à outils DBA parfaitement alignées avec notre stratégie de monitoring et d’exploitation. »

Les bénéfices

Pour l’Université de l’Ouest de l’Angleterre (UWE), faire appel aux services professionnels d’Actian a généré des bénéfices à plusieurs niveaux. Depuis la mise à niveau vers Actian Ingres et la migration vers Linux, Rob Andrews a reçu de nombreux retours d’utilisateurs du système de gestion des dossiers étudiants — dont plus de 300 collaborateurs qui l’utilisent quasiment tous les jours — indiquant que l’application semble plus réactive. « Nous n’avons pas mené de tests de performance officiels », précise Andrews, « mais de nombreux retours suggèrent que le système répond plus rapidement que jamais. »

Cette migration a également permis à UWE d’abandonner la maintenance de son environnement Solaris vieillissant, maintenant que le dernier système critique fonctionne sur Linux. Cela libère des ressources humaines et financières que l’université peut allouer à d’autres priorités. De plus, le passage à Actian Ingres place l’établissement dans une position favorable pour exploiter de nouvelles options applicatives ou d’infrastructure à mesure qu’elles émergent. « Nous envisageons de mettre en place une plateforme analytique dans le cloud », explique Andrews, « et les fonctionnalités d’analyse vectorielle et d’intégration de données intégrées à Actian Ingres faciliteraient largement l’intégration avec une solution comme celle d’Actian. »

Mais au final, l’un des principaux atouts d’Actian Professional Services a été la flexibilité dont ont bénéficié Andrews et son équipe.

« L’équipe de consultants d’Actian a fait preuve d’une grande flexibilité », explique Andrews. « Nous avons mené l’intégralité du projet sous les contraintes liées à la COVID-19, et ces restrictions sont restées en place tout au long de la mission. L’équipe de l’UWE n’était pas vraiment habituée au travail à distance, contrairement à celle d’Actian, mais cela n’a jamais posé problème. Le personnel d’Actian a été extrêmement proactif pour résoudre les difficultés et proposer des solutions. Ils savaient clairement ce qu’ils faisaient et ont toujours répondu rapidement à nos questions. Ils ont rapidement été perçus comme des membres à part entière de l’équipe, et cela a vraiment contribué à faire de ce projet une excellente expérience pour tout le monde. »