Errores que hay que evitar en un proyecto de catálogo de datos – Cultura de datos
Resumen
- La gestión de metadatos requiere algo más que un simple catálogo de datos; la herramienta es útil, pero por sí sola no garantiza el éxito.
- Un obstáculo importante es la escasa cultura de datos, sobre todo cuando los empleados no consideran los datos como un activo común de la organización.
- Las iniciativas de documentación suelen encontrar resistencia cuando los equipos piensan que solo un pequeño grupo se beneficiará de ellas.
- Otro error habitual es esperar que el catálogo de datos se encargue por sí solo de todas las necesidades relacionadas con los datos.
- Para que un proyecto tenga éxito, es necesario contar con una buena comprensión del tema, un alcance bien definido y un conjunto de herramientas complementarias en torno al catálogo.
La gestión de metadatos es un componente importante en un proyecto de gestión de datos, y requiere algo más que una simple solución de catálogo de datos, por muy integrada que esté.
Una herramienta de catálogo de datos reducirá, por supuesto, la carga de trabajo, pero por sí sola no garantizará el éxito del proyecto.
En esta serie de artículos, descubre los escollos y las ideas preconcebidas que hay que evitar a la hora de poner en marcha un proyecto de catálogo de datos a nivel empresarial. Las dificultades que aquí se describen se articulan en torno a cuatro temas centrales que son fundamentales para el éxito de la iniciativa:
- La cultura de los datos dentro de la organización.
- Patrocinio de proyectos internos.
- Dirección del proyecto.
- Integración técnica del catálogo de datos.
Las organizaciones cuyo único producto sean los datos son muy poco frecuentes. Aunque los datos están en todas partes, a menudo no son más que un subproducto de las actividades de la empresa. Por lo tanto, no es de extrañar que algunos colaboradores no sean tan conscientes de su importancia. De hecho, la cultura de los datos no es innata, y la falta de conciencia sobre la importancia de los datos puede convertirse en un obstáculo importante para el éxito de la implantación de un catálogo de datos.
Ilustremos esto con algunos prejuicios habituales.
No todos los colaboradores son conscientes de lo que está en juego en la gestión de metadatos
Probablemente, el primer obstáculo sea la falta de una comprensión global de la iniciativa. Insistir en la importancia de la gestión de metadatos ante compañeros que aún no comprenden el papel crucial que pueden desempeñar los datos propiamente dichos en una organización está abocado al fracaso.
Es muy probable que haya que poner en marcha un programa más amplio que incluya una iniciativa de sensibilización en la que se haga hincapié en lo que está en juego en torno a la gestión de los datos empresariales. El aspecto más importante que hay que inculcar es, probablemente, el hecho de que los datos son un bien común, lo que significa que los propietarios de un conjunto de datos tienen la obligación de hacerlo visible y comprensible para todas las partes interesadas y compañeros de trabajo.
De hecho, uno de los obstáculos más habituales en una iniciativa de gestión de metadatos es la resistencia al esfuerzo que supone elaborar y mantener la documentación. Esto se convierte en un problema aún mayor cuando se tiene la impresión de que los usuarios potenciales a los que va dirigida se limitan a un pequeño grupo de personas que ya comprenden perfectamente el tema. Cuando se comprende que el grupo destinatario es, de hecho, mucho más amplio (toda la organización y, potencialmente, todo el personal), resulta obvio que este conocimiento debe registrarse de forma «escalable».
Un catálogo de datos no lo hace todo
Un problema relacionado con la cultura de datos también puede afectar a los responsables del proyecto, aunque esto es menos habitual. Una comprensión errónea de las herramientas y su uso puede dar lugar a errores y provocar decisiones subóptimas, e incluso perjudiciales. El catálogo de datos es un componente de software fundamental para la gestión de metadatos, pero es probable que no sea la única herramienta utilizada. Por lo tanto, no es aconsejable intentar hacerlo todo solo con esta herramienta. Esto puede parecer obvio, pero en la práctica puede resultar difícil identificar los límites más allá de los cuales es necesario incorporar una solución más especializada.
El catálogo de datos es la piedra angular de la documentación y debe ser el punto de partida para cualquier colaborador que tenga dudas relacionadas con un concepto vinculado a los datos. Sin embargo, esto no lo convierte en «la solución» en la que todo deba encontrarse. Este matiz es importante porque hacer referencia a la información o sintetizarla no significa necesariamente incluirla en su totalidad.
De hecho, hay muchos temas que surgen durante las fases de preparación de un proyecto de gestión de metadatos: modelización técnica o funcional, gestión de la habilitación de datos, flujos de trabajo para las solicitudes de acceso, etc. Todos estos temas son importantes, aportan valor y están relacionados con los datos. Sin embargo, no están destinados específicamente a ser gestionados por la solución que documenta tus activos.
Por lo tanto, es importante empezar por identificar estos requisitos, definir una estrategia de respuesta y, a continuación, integrar estas herramientas en un ecosistema más amplio que el mero catálogo de datos.
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