Cómo iniciar la gestión de metadatos: un enfoque por hitos de seis semanas

La gestión de metadatos es la disciplina que consiste en recopilar, organizar y mantener la información que describe los datos, de modo que las personas puedan encontrarlos, comprenderlos y confiar en ellos. Es imprescindible para las empresas que desean reforzar sus iniciativas de innovación o de cumplimiento normativo en relación con sus activos de datos.

Muchas organizaciones aún están definiendo su estrategia. Como consecuencia, los metadatos suelen gestionarse junto con los datos de forma fragmentada y aislada, lo que impide aprovechar todo el potencial de esta disciplina a nivel de toda la empresa.

Para ganarte el apoyo de tu organización, debes demostrar que la gestión de metadatos aporta valor desde el primer momento. Un catálogo de datos sólido lo hace posible en un plazo muy breve, en la mayoría de los casos en tan solo unas semanas.

Este artículo describe un enfoque respaldado por una solución como la Actian Data Intelligence Platform: conectada, ágil e independiente de las tecnologías utilizadas en las empresas.

¿Cómo se empieza a gestionar los metadatos? Paso a paso

1. Evalúa tu punto de partida (opcional). Organiza un taller sobre la madurez en materia de gobernanza de datos para definir cuál es la situación actual de tu organización.
2. Establece un hito. Define el problema que hay que resolver, los datos implicados, los usuarios que participarán y el tiempo del que dispones.
3. Lanza la primera fase clave. Pon en marcha la fase de incorporación y trata de completar una primera iteración en unas seis semanas.
4. Revisa y repite el proceso. Comprueba los beneficios tangibles obtenidos y, a continuación, pasa al siguiente hito.

¿Cómo se establece un hito?

Para cada hito, identifica cuatro elementos:

• El problema. La adquisición y el intercambio de conocimientos deben servir para resolver un problema. Puede tratarse del cumplimiento de los requisitos para una auditoría programada, o bien de centralizar y estandarizar un dato para satisfacer las necesidades de un grupo de colaboradores que se encuentran en una situación difícil.
• Los datos. Centra tus esfuerzos en los datos directamente relacionados con el problema. Un conjunto de datos demasiado extenso alarga los plazos y retrasa el momento en el que puedes medir el valor.
• Los usuarios de los datos. En la primera fase, que puede ser más larga que cualquier otra, los usuarios implicados deben poder dedicar el tiempo suficiente y estar motivados para poner en marcha la gestión de metadatos. Se convertirán en tus primeros embajadores.
• El tiempo. Completa la iteración en un plazo razonablemente corto. A nivel de toda la empresa, recomendamos un plazo de entre 4 semanas y 3 meses como máximo, dependiendo de la disponibilidad de las personas responsables. La duración también te ayuda a valorar si un problema tiene la envergadura adecuada, si debe subdividirse o si debe dejarse de lado.

Primer paso opcional: evaluar la madurez de tu gobernanza. A veces, antes de identificar el primer hito, una organización lleva a cabo un ejercicio preliminar sobre la madurez de su gobernanza de datos. Sugerimos hacerlo mediante talleres en los que la empresa utilice nuestra matriz de madurez para definir su posición. El ejercicio resulta más útil cuando se repite con regularidad, por ejemplo, cada año, ya que te ofrece una evaluación global de los beneficios de tu programa de gobernanza.

¿Cómo se pone en marcha la primera etapa?

La fase de puesta en marcha, con el apoyo de nuestra herramienta de gestión de metadatos, sigue la secuencia cronológica que se muestra más arriba. El objetivo es afianzar el lanzamiento en un reflejo generador de valor. Cada iteración debe aportar a la empresa beneficios tangibles que den respuesta a sus problemas.

La primera versión incluye elementos que aparecen con mucha menos frecuencia en las versiones posteriores, en particular el trabajo técnico de implementación de la solución.

Por defecto, sugerimos iteraciones de seis semanas. La duración es algo arbitraria, pero se ajusta al tiempo que suele ser necesario para generar un valor significativo sin perturbar la actividad de las personas implicadas. Hay que tener en cuenta que los colaboradores movilizados rara vez disponen de tiempo a tiempo completo para dedicarse al tema.

Establezca un hito

Para cada hito, se le pedirá que identifique varios elementos:

• Cuáles son los problemas: Aumentar y compartir los conocimientos debe resolver un problema. Puede ser de varios tipos: cumplimiento para una auditoría programada, centralización y uniformidad de una información concreta para satisfacer a un grupo de colaboradores en una situación difícil, por ejemplo.
• Qué datos: Es importante centrar los esfuerzos en los datos directamente relacionados con el problema identificado. Tratar con un conjunto de datos demasiado amplio alargará el plazo y, en última instancia, prolongará el tiempo en el que podría medirse la consecución del objetivo y, por tanto, la producción de valor.
• ¿Quiénes son los usuarios de mis datos?: En la primera fase, que puede ser más larga que cualquier otra, se seleccionará a los usuarios que participarán en el proyecto. Deben poder dedicar el tiempo suficiente para comprometerse con la consecución del objetivo, pero también deben tener la motivación necesaria para poner en marcha la gestión de metadatos. Estos usuarios serán tus primeros embajadores de cara al futuro.
• ¿Qué hora tengo: Esta iteración debe completarse en un plazo razonablemente corto. A escala de toda la empresa, recomendamos un plazo de entre 4 semanas y 3 meses como máximo, en función del ancho de banda de los responsables del tema. Esta duración también debe ayudar a calificar si un problema concreto es apropiado o debe subdividirse, o simplemente descartarse.

A veces, incluso antes de identificar el primer hito, se lleva a cabo un ejercicio preliminar de introspección sobre la madurez del gobierno de datos de la empresa.

Se lo proponemos a través de talleres en los que la empresa, con ayuda de nuestra matriz de madurez, podrá definir su posicionamiento. Este tipo de ejercicio es especialmente interesante cuando se realiza con regularidad (por ejemplo, cada año). Permite una evaluación global de los beneficios de la implantación de su programa de gobernanza.

Lanzar el primer hito

Por lo general, la secuencia cronológica de la fase de incorporación que admite nuestra herramienta de gestión de metadatos es la siguiente:

Nuestro deseo es anclar el lanzamiento en un reflejo que produzca valor. Cada iteración debe aportar a la empresa beneficios tangibles que aborden sus problemas. Esta primera iteración incluye elementos que ya no aparecerán, o al menos mucho menos, en las iteraciones siguientes, en particular los aspectos técnicos relacionados con la implantación de la solución.

Sugerimos por defecto iteraciones de 6 semanas. Esta duración, bastante arbitraria, corresponde relativamente bien al tiempo generalmente necesario para producir un valor significativo sin perturbar demasiado la actividad de las personas implicadas. En efecto, hay que tener en cuenta que es raro que los colaboradores movilizados dispongan de tiempo completo para ocuparse del tema.

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Acerca de Actian Corporation

Actian permite a las empresas gestionar y controlar los datos a gran escala con total confianza. Las organizaciones confían en las soluciones de gestión e inteligencia de datos de Actian para optimizar entornos de datos complejos y acelerar la entrega de datos preparados para la IA. Diseñadas para ofrecer flexibilidad, las soluciones de Actian se integran a la perfección y funcionan de forma fiable tanto en entornos locales como en la nube y en entornos híbridos. Obtén más Acerca de Actian, la división Acerca de Actian datos e IA de HCL Software, en actian.com.