7 obstáculos para democratizar el acceso a los datos en una organización

Muchas organizaciones tienen el objetivo de orientarse hacia los datos, es decir, basar sus decisiones estratégicas no en corazonadas o tendencias, sino en datos y análisis precisos y fiables. Esto implica un proceso de almacenamiento, documentación y puesta a disposición de estos datos para sacarles el máximo partido. Si estas empresas se dotan de herramientas modernas para democratizar el acceso a los datos, se enfrentan a multitud de dificultades que pueden ralentizar el proceso. Este artículo se basa en nuestra experiencia con los usuarios de Actian Data Intelligence Platform de organizaciones de diversos tamaños y sectores para describir 7 obstáculos que se encuentran con frecuencia en el camino hacia la democratización de los datos.

Las herramientas no bastan

Entre los usuarios de las soluciones de Actian Data Intelligence Platform, la democratización de los datos y el deseo de cambiar a un modelo de toma de decisiones basado en datos son, por supuesto, las principales prioridades. Además, el acceso a los datos de estas organizaciones está parcialmente democratizado, ya que todas están equipadas con herramientas dedicadas como los lagos de datos y los laboratorios de datos. Naturalmente, el despliegue de un Catálogo de Datos en estas empresas es también una ilustración de ello, con el uso de una plataforma única capaz de centralizar todo un ecosistema de datos que se comparte con todos los empleados.

Estas herramientas son elementos esenciales para cualquier enfoque basado en datos, pero no hacen, por sí solas, que el acceso a los datos sea más democrático. Si tomamos un catálogo de datos, por ejemplo, la herramienta resulta especialmente eficaz cuando la utiliza el mayor número de personas de la organización. Es la multiplicación de los casos de uso y la documentación de los activos de datos por el mayor número posible de empleados lo que permite desbloquear el valor de la información de la empresa. Cada uno a su nivel puede entonces beneficiarse del trabajo de sus colegas, un círculo virtuoso en definitiva. Para fomentar esto, es necesario un cambio cultural.

Cambios en la cultura empresarial

A veces hay una falta de conciencia del valor de los datos disponibles en la organización y una falta de compromiso con el proceso de documentar y compartir los datos. El reto radica en el uso de las herramientas mencionadas, ya que los datos suelen permanecer en silos entre los distintos departamentos y equipos. Esta mentalidad es aún más difícil de cambiar a nivel empresarial, mientras que los equipos de TI están culturalmente más concienciados e inclinados a documentar y compartir datos.

Las unidades de gobernanza se crearon para promover esta concienciación, pero la falta de legitimidad dentro de la organización complica su labor de concienciación sobre el papel central de los datos para la empresa. En la literatura sobre malla de datos, se recomienda federar/descentralizar la gobernanza de los datos. Los equipos de negocio deben integrarse en este proceso, a riesgo de crear una brecha lingüística: los equipos de gobernanza deben trabajar con propietarios de datos, ingenieros de datos, analistas de datos, etc. La democratización del acceso a los datos debe implicar tanto a los productores como a los consumidores de datos.

La noción de cambiar la mentalidad de la empresa es una necesidad para complementar las herramientas existentes para democratizar los datos. Las investigaciones publicadas por Gartner muestran que, históricamente, las organizaciones han evolucionado hacia una cultura defensiva de "nunca compartir, excepto" por buenas razones para compartirlos. El instituto de investigación insiste en la necesidad de cambiar a una filosofía de "hay que compartir, excepto". Las herramientas (lagos de datos, laboratorios de datos, catálogos de datos, etc.) no bastan para democratizar los datos si no se apoyan en este cambio cultural.

Documentación a posteriori

Muchos proyectos se guían principalmente por los costes y el tiempo, y en estos casos, la gobernanza y la calidad de los datos no suelen ser temas prioritarios desde el principio. Se tiende a documentar a posteriori, lo que dificulta el intercambio y la documentación de los datos. La calidad de los datos, y más aún su documentación, es con demasiada frecuencia la última tarea en ejecutarse.

La falta de tiempo

The lack of documentation is a bias that is heightened in organizations whose products and value are created through the exploitation of data, where the obstacle to democratization is more related to the lack of time for documenting than a lack of data culture, as mentioned above. If we go back to the example of a data catalog and focus on the data scientist profession, we can see that this type of population has more or less the desire to document its activity, but does not take the time to do so, since the completeness of the data catalog is not a priority.

Furthermore, documenting and making data available is not always part of the employees’ mission. There is, therefore, also an HR dimension to data democratization. The documentation mission can be added to the scope of the employees’ responsibilities to promote democratization and accountability.

El volumen de datos

A veces surge una forma de temor cuando se pide a los colaboradores que compartan sus propios datos empresariales dentro de un gran contenedor común (un lago de datos o un catálogo de datos). Se trata del miedo a encontrarse ahogado en un océano de datos añadidos por otras entidades de la organización, y a no poder orientarse.

El catálogo de datos es una herramienta valiosa para aliviar este temor entre los productores de datos. De hecho, la herramienta les ofrece la posibilidad no sólo de explorar fácilmente sus propios datos, sino también de utilizar datos producidos por otros para sus propios casos de uso.

Seguridad de los datos

The security aspect regularly comes up as a pretext for not sharing data within the company. However, there are effective systems for managing user permissions, such as the one integrated into the Actian Data Intelligence Platform data catalog, for example, which, coupled with a culture of sharing and accountability, can make it possible to overcome this barrier.

Propiedad de los datos

En cuanto a la noción de propiedad, observamos con demasiada frecuencia la propiedad de los conjuntos de datos a nivel local. Sin embargo, los datos son un bien corporativo, un patrimonio común, y sólo los aspectos reglamentarios deberían justificar la propiedad local. En otros casos, esta propiedad se convierte rápidamente en un obstáculo para la documentación: la cultura corporativa debe favorecer que los datos estén disponibles para el mayor número, bajo la responsabilidad de una entidad o de individuos.

If you would like to discuss the obstacles to the democratization of data described in this article, or if you would like a presentation of the Actian Data Intelligence Platform solutions for data-driven companies, contact us.

Acerca del autor

Acerca de Anthony Corbeaux