Pinnergy réduit de 80 % ses délais d’envoi de factures

Le processus de facturation chez Pinnergy était tout sauf une machine bien huilée — et tout le monde en avait conscience. Mais ce n’était pas réellement la faute de Pinnergy. En tant que leader des services énergétiques diversifiés et l’un des plus grands prestataires régionaux indépendants de services pétroliers aux États-Unis, ses clients étaient très hétérogènes, allant de petites entreprises à de grands groupes de l’industrie pétrolière et gazière — et presque aucun n’utilisait le même système de comptabilité fournisseurs. Résultat : les factures de Pinnergy passaient d’abord par le système de dispatch, puis par la validation client, avant de devoir être saisies manuellement dans les plateformes d’échange de données électroniques (EDI) propres à chaque client. C’était un processus fastidieux et répétitif, qui entraînait une duplication des efforts et des données, augmentant le risque d’erreurs et de litiges. En plus d’être source de frustrations, ce processus était bien trop long : il fallait parfois entre 30 et 90 jours pour qu’une facture soit simplement saisie dans le système EDI d’un client.

Avec la croissance de l’entreprise, la gestion des commandes est devenue encore plus complexe. Il y avait davantage de clients à facturer et un volume croissant de transactions à traiter. Le processus de facturation est rapidement devenu un goulet d’étranglement, entraînant des coûts élevés par transaction et un allongement des délais de paiement. Les responsables de Pinnergy savaient qu’une solution de facturation électronique permettrait de simplifier radicalement la situation, mais une question subsistait : comment une seule solution pourrait-elle s’intégrer à autant de systèmes EDI différents ?

Solution

Les équipes IT et comptabilité clients de Pinnergy ont commencé à explorer des moyens de standardiser, automatiser et, si possible, accélérer l’ensemble du processus de facturation client — de l’envoi à la validation, jusqu’à l’encaissement. Très vite, elles ont découvert Actian, référence en matière de connectivité entre partenaires commerciaux et de facturation B2B dans le secteur pétrolier et gazier. La plateforme cloud Actian Business Xchange permet de créer des connexions B2B entre certaines des plus grandes entreprises pétrolières et gazières du monde et leurs clients ou fournisseurs.

En tant que service d’intégration B2B entièrement managé, Business Xchange permet aux partenaires commerciaux d’échanger des documents électroniques liés aux achats et à la chaîne d’approvisionnement, quel que soit leur format ou leur système d’information. Cela permet de réduire les coûts, les inefficacités et les frictions dans l’ensemble de la relation commerciale électronique — depuis l’onboarding jusqu’à l’échange des factures. Et comme Business Xchange est compatible avec le format XML spécifié par la norme PIDX (Petroleum Information Data Exchange), la plateforme permet à Pinnergy de faire transiter de gros volumes de données dans son cycle order-to-cash beaucoup plus rapidement et efficacement qu’auparavant.

Pinnergy a d’abord choisi d’utiliser Business Xchange pour transmettre ses factures électroniques à ses seize principaux clients. Ces clients représentaient à eux seuls 80 % du volume global de facturation de Pinnergy, et utilisaient déjà la norme PIDX comme standard commun d’échange de données. Il suffisait à Pinnergy de générer une facture à partir des données de son système ERP NetSuite, puis d’utiliser Actian Business Xchange DataConnect pour la charger sur la plateforme. Une fois la facture en ligne, elle pouvait être facilement mise en forme selon les exigences de chaque client, grâce aux standards PIDX. Les fonctions d’ETL (Extract, Transform, Load) intégrées à Business Xchange permettent une remise fluide et automatisée des factures, peu importe le système comptable ou back-office utilisé par le client.

Bénéfices

En intégrant ses systèmes informatiques d’entreprise et ses flux de travail avec Actian Business Xchange et Actian DataConnect, Pinnergy a rationalisé et standardisé son processus de soumission des factures. L’élimination de la saisie manuelle a permis de réduire le coût par transaction ainsi que le nombre d’erreurs, ce qui a diminué à son tour le volume de litiges et les efforts de retraitement qu’ils impliquaient. L’automatisation a également réduit le délai moyen de soumission des factures pour paiement, ce qui a permis à Pinnergy de raccourcir l’ancienneté de ses créances d’environ 10 jours.

Actian Business Xchange a également permis aux équipes comptabilité et gestion du crédit de Pinnergy de bénéficier d’une meilleure visibilité sur l’ensemble du cycle order-to-cash. Les rapports sont désormais plus rapides à produire et plus précis, ce qui aide Pinnergy à offrir un meilleur service à ses clients.