ACME accélère la facturation et l’onboarding

Les entreprises de transport routier ont pour métier de relier les maillons de la chaîne d’approvisionnement. Elles transportent des marchandises d’un point A à un point B, connectant ainsi fabricants, distributeurs, fournisseurs en aval ou clients finaux. Les meilleures entreprises du secteur se distinguent par leur ponctualité, leur fiabilité et leur sécurité — des qualités qui caractérisent ACME Truck Line, implantée en Louisiane, depuis plus de 60 ans.

Ce savoir-faire en matière de connexion rend d’autant plus ironique le fait que l’un des plus grands défis rencontrés par ACME concernait justement... sa connexion avec les clients. Comme la majorité des acteurs du transport routier, ACME s’appuyait depuis longtemps sur un système de facturation papier. Cela se justifiait par la grande diversité des normes et processus de facturation d’un client à l’autre. Mais ce choix entraînait une charge de travail considérable : les équipes devaient saisir toutes les données de facturation — des codes AFE (Authorization for Expenditure) aux identifiants de puits — deux fois, d’abord dans leur propre système comptable, puis dans celui du client. Ce système de double saisie augmentait le risque d’erreurs, de retards et de ressaisies, et rendait l’onboarding des clients volumineux inutilement long et complexe.

C’est dans ce contexte qu’un client majeur du secteur pétrolier et gazier a demandé à ACME de passer à la facturation électronique. L’idée a été accueillie avec enthousiasme... et inquiétude. Certes, une connexion électronique avec ce client permettrait d’accélérer le traitement des factures et de réduire les erreurs. Mais comment l’équipe informatique d’ACME pourrait-elle reproduire ce niveau d’efficacité avec d’autres clients utilisant des systèmes et des normes complètement différents ?

Connexion avec Actian Business Xchange

ACME Truck Line a fait appel à un consultant informatique, Mike Bernard, pour trouver une solution simple d’utilisation qui permettrait à l’entreprise d’améliorer le traitement des factures, d’accélérer l’intégration de nouveaux clients et de s’adapter facilement à la croissance de son activité. Après avoir étudié les processus de facturation d’ACME et analysé la diversité des systèmes utilisés par ses clients, Bernard a recommandé la plateforme Actian Business Xchange et son service Bx SupplierConnect.

Actian Business Xchange (Bx) est une suite web B2B entièrement gérée et conçue pour l’échange de données, à destination des acheteurs comme des fournisseurs. Les services Bx BuyerConnect et Bx SupplierConnect permettent aux entreprises d’échanger et de traduire des factures, bons de commande, avis d’expédition et autres documents avec leurs partenaires commerciaux — sans contrainte de format ou de spécifications. Ces services sont flexibles et peuvent être adaptés aux besoins de chaque organisation, de ses partenaires et des formats en vigueur. Basés dans le cloud, ils ne sollicitent que très peu les équipes informatiques. Et comme ils sont abordables, tous les partenaires peuvent profiter de leur rapidité, de leur précision et de leur sécurité.

Pour ACME, Mike Bernard a identifié quatre avantages clés à l’adoption de Bx SupplierConnect :

• une capacité de transformation « tout vers tout » (quelle que soit la source ou la cible) ;
• un formatage automatisé des factures ;
• une surveillance pratique via le web pour les clients à gros volumes ;
• la possibilité de faire évoluer le service au rythme d’une clientèle grandissante et variée.

Ces bénéfices ont tout de suite convaincu les responsables d’ACME, qui ont donc choisi de s’intégrer à la plateforme Actian Business Xchange.

Le transport routier optimisé par le cloud

Actian Bx SupplierConnect a considérablement réduit les frictions liées à l’ancien processus de facturation d’ACME. Désormais, les équipes soumettent un seul fichier de facture sur la plateforme cloud Actian Bx Xchange, et Bx SupplierConnect se charge du reste.

« Actian Bx SupplierConnect valide les données avant de les transmettre », explique Bernard. « Lorsqu’on sait à l’avance que les données sont correctes, on peut compter sur un traitement rapide des factures, moins de retouches, et un encaissement plus rapide. Grâce à cette solution, Acme Truck Line a réduit les erreurs et amélioré la qualité des données, ce qui accélère les revenus. »

ACME a également constaté que la plateforme Actian Business Xchange facilite l’intégration de nouveaux clients. « Actian Bx Manager propose un formulaire web avec tous les champs nécessaires pour intégrer la majorité des clients d’ACME Truck Line », ajoute Bernard. « Peu importe s’ils utilisent XML, EDI ou autre chose : il suffit de remplir un formulaire électronique, et Bx SupplierConnect s’occupe du reste, y compris du mapping des champs. Le système est très efficace, facile à utiliser, et propose toutes les options de connectivité dont ACME a besoin pour activer rapidement de nouveaux clients. »

Bernard cite un cas où le système de facturation d’un nouveau client contenait des champs qui n’existaient pas encore dans Actian Bx Manager. « Nous avons simplement ajouté le champ, et Bx SupplierConnect l’a mappé sans problème », explique-t-il.

Grâce à un processus d’onboarding client simplifié et à un service de facturation électronique hautement efficace, qui élimine les doubles saisies et les erreurs propres aux opérations manuelles, ACME a nettement amélioré sa capacité à transporter la donnée — son fret le plus précieux. Le temps de traitement des factures a diminué, tout comme les délais de paiement (Days Sales Outstanding). Plus ACME Truck Line connecte de clients à Bx SupplierConnect, plus la valeur générée augmente. Et comme cette solution managée permet à l’entreprise de se développer sans friction liée à la facturation, ACME peut se concentrer pleinement sur ce qui fait sa réputation : livrer du fret essentiel avec fiabilité et ponctualité, partout où ses clients en ont besoin.