¿Qué es gestion des données?
La gestión de datos es la práctica organizativa que consiste en asignar la responsabilidad sobre la calidad de los datos, las definiciones, el acceso y el cumplimiento normativo, con el fin de garantizar que los activos de datos sigan siendo precisos, fiables y utilizables en toda la empresa.
Un gestor de datos es la persona o el equipo encargado de asumir esa responsabilidad a diario: mantener las definiciones de negocio, resolver problemas de calidad, aplicar los controles de acceso y garantizar que los datos cumplan las normas que la organización ha establecido al respecto.
Definición de gestión de datos
La gestión de datos es la disciplina operativa que sirve de puente entre la política de gobernanza de datos y la gestión diaria de los mismos. Abarca las personas, los procesos y las herramientas que garantizan la fiabilidad de los datos desde el momento en que se crean hasta el momento en que se retiran.
En la práctica, la gestión de datos responde a cuatro preguntas para cada activo de datos de una organización:
- ¿Quién es el responsable? ¿Qué equipo de la empresa es responsable de su exactitud y de su uso adecuado?
- ¿Qué significa? Cómo se define, qué representan sus campos y cómo se relaciona con otros activos.
- ¿Quién puede utilizarlo? ¿Qué equipos y roles tienen acceso, en qué condiciones y con la aprobación de quién?
- ¿Es fiable? Si cumple con los estándares de calidad establecidos y cuenta con la certificación correspondiente.
¿Qué hace un administrador de datos?
Un gestor de datos es el eje central de un programa de gestión de datos. Actúa como enlace entre los usuarios de la empresa que utilizan los datos y los equipos técnicos que desarrollan y mantienen los sistemas en los que se almacenan.
Responsabilidades principales de un gestor de datos:
- Mantener los términos del glosario empresarial y las definiciones de los datos correspondientes al ámbito que se les haya asignado.
- Supervisar los índices de calidad de los datos y resolver los problemas señalados dentro de los plazos establecidos.
- Revisar y aprobar o remitir a un nivel superior las solicitudes de acceso a los datos.
- Documentar el historial de los datos y comunicar el impacto de los cambios en las fases anteriores a los usuarios de las fases posteriores.
- Certificar los conjuntos de datos que cumplan con los estándares de calidad y gobernanza establecidos.
- Participar en los comités de gobernanza para armonizar las definiciones y las políticas en todos los ámbitos.
- Colaborar con los ingenieros de datos y los responsables de datos para aplicar las decisiones de gobernanza en los sistemas técnicos.
Un gestor de datos no es el propietario de los datos. El propietario asume la responsabilidad empresarial última sobre un ámbito y toma las decisiones estratégicas. El gestor se encarga de ejecutar esas decisiones a nivel operativo. Un gestor tampoco es un administrador de datos, es decir, el equipo técnico que gestiona la infraestructura. El gestor define qué significan los datos y cómo deben gestionarse; el administrador se encarga de aplicar esas decisiones en el ámbito técnico.
Gestión de datos frente a gobernanza de datos
La gobernanza de los datos y la gestión de los datos son conceptos relacionados, pero distintos.
| Gobernanza de datos | Gestión de datos | |
|---|---|---|
| Qué es | El marco de políticas, normas y competencias decisorias en materia de datos | La práctica operativa diaria de la aplicación de dichas políticas |
| ¿Quién lo hace? | Consejo de gobernanza, director de gobernanza (CDO), responsables de gobernanza | Responsables de datos, equipos de área |
| Resultado principal | Políticas, normas y marcos de rendición de cuentas | Se han resuelto los problemas de calidad, se han actualizado las definiciones y se ha aprobado el acceso |
| Horizonte temporal | Gestión del programa trimestral y anual | Tareas operativas diarias y semanales |
La gobernanza define las normas. La gestión responsable las cumple. Un programa de gobernanza sin una gestión responsable activa da lugar a políticas que nadie aplica. La gestión responsable sin un marco de gobernanza da lugar a decisiones incoherentes que varían según el equipo y el ámbito.
Por qué es importante la gestión de datos
Para los usuarios de datos: Los usuarios de datos —analistas, científicos de datos, usuarios empresariales— deben poder confiar en los datos que utilizan para tomar decisiones. Un gestor de datos se asegura de que los activos estén definidos con precisión, cuenten con una puntuación de calidad y estén certificados antes de que los usuarios tengan acceso a ellos. En lugar de preguntar a un compañero si un conjunto de datos es fiable, el usuario consulta el catálogo para comprobar el estado de la certificación y la puntuación de calidad. Ese contexto es el resultado visible del trabajo del gestor. También es lo que hace queel descubrimiento de datossea fiable: la gestión de datos es la práctica operativa que mantiene los metadatos del catálogo lo suficientemente precisos como para que sean dignos de confianza.
Para los productores de datos: Los productores de datos —equipos de ingeniería, responsables de aplicaciones, sistemas operativos— generan datos sin saber siempre cómo los utilizan los equipos posteriores. Un gestor de datos transmite los requisitos de calidad a los productores, se asegura de que los datos se etiqueten con los metadatos que los consumidores necesitan para encontrarlos y evaluarlos, y señala cuándo un cambio propuesto podría afectar a las dependencias posteriores.
Para los equipos de cumplimiento normativo y auditoría: Las organizaciones reguladas necesitan poder demostrar cómo se accede a los datos, cómo se utilizan y cómo se protegen. Un programa de gestión responsable genera registros de auditoría, registros de acceso, registros de linaje y normas de calidad documentadas como resultado de la labor operativa diaria, y no como un ejercicio independiente de preparación para la auditoría.
Para los equipos de datos e inteligencia artificial: Los modelos de IA requieren datos de entrada limpios, trazables y regulados. Los responsables de datos amplían sus estándares de calidad, requisitos de linaje y controles de acceso a los conjuntos de datos de entrenamiento y a los procesos de recuperación, garantizando así que las iniciativas de IA se basen en datos que cumplan los mismos estándares que los informes analíticos de la organización.
La gestión de datos en la práctica: ejemplos por sectores
Servicios financieros: Un responsable de datos de un banco gestiona las definiciones del glosario empresarial para los indicadores financieros clave —margen de interés neto, activos ponderados por riesgo, ratio préstamos/depósitos— y se asegura de que todos los sistemas de información utilicen definiciones idénticas. También mantiene registros de linaje para la presentación de información regulatoria conforme a la norma BCBS 239, de modo que los equipos de cumplimiento puedan rastrear cualquier cifra incluida en una presentación regulatoria hasta sus datos de origen.
Sanidad:Unresponsable de datos en un sistema sanitario gestiona las etiquetas de clasificación de la información sanitaria protegida (PHI) en todos los activos de datos de pacientes, tramita las solicitudes de acceso a conjuntos de datos que contienen información sanitaria protegida y mantiene registros de auditoría de cada evento de acceso. Cuando se lleva a cabo una auditoría de la HIPAA, el responsable de datos puede generar la documentación necesaria a partir de los registros que se han conservado como parte de su labor habitual de gestión.
Comercio minorista: Un gestor de datos de una empresa minorista se encarga de mantener las definiciones de los campos de segmentación de clientes que se utilizan en los departamentos de marketing, comercialización y finanzas. Cuando el equipo de marketing redefine el término «cliente activo» para referirse a quienes han realizado compras en los últimos 90 días en lugar de en los últimos 180, el gestor actualiza el glosario, notifica a todos los equipos que utilizan esa definición y coordina con el equipo de ingeniería la actualización de la lógica de los campos en el flujo de datos.
Fabricación: Un responsable de datos en una empresa manufacturera se encarga de mantener los estándares de calidad de los datos de los sensores de producción utilizados en el análisis de defectos. Cuando la señal de un sensor arroja valores inesperados, el responsable señala el problema de calidad, colabora con el responsable técnico para investigar el origen y retiene los conjuntos de datos afectados fuera del estado de certificación hasta que se resuelva el problema.
La gestión de datos y el catálogo de datos
Un catálogo de datos es la principal herramienta operativa para la gestión de datos. Ofrece una interfaz centralizada en la que los gestores mantienen los términos del glosario empresarial, supervisan los índices de calidad, realizan un seguimiento del linaje, gestionan las solicitudes de acceso y certifican los conjuntos de datos fiables.
Sin un catálogo, la labor de gestión de activos se limita a hojas de cálculo, cadenas de correos electrónicos y la memoria institucional. Ese enfoque no es escalable más allá de un equipo reducido que gestione un número limitado de activos. Un catálogo hace que la labor de gestión de activos sea visible, consultable y auditable en toda la organización.
La relación funciona en ambos sentidos. Un catálogo sin una gestión activa se llena de metadatos obsoletos: definiciones que se redactaron una vez y nunca se actualizaron, índices de calidad que nadie supervisa, certificaciones que han caducado sin que se hayan revisado. La gestión garantiza la responsabilidad humana continua que mantiene los datos del catálogo precisos y útiles.
Preguntas frecuentes
La gestión de datos consiste en garantizar que los datos de una organización sean precisos, estén bien definidos, se gestionen adecuadamente y cuenten con la confianza de quienes los utilizan. Asigna responsabilidades claras en materia de calidad de los datos, definiciones, acceso y cumplimiento normativo a personas y equipos concretos.
Los gestores de datos se encargan de las tareas cotidianas de gestión dentro de un ámbito definido. Los propietarios de los datos asumen la responsabilidad empresarial última sobre su ámbito y patrocinan el programa de gestión dentro de su unidad de negocio. En organizaciones más pequeñas, suele ser un analista sénior o el responsable del equipo de datos quien desempeña ambos roles de manera informal.
El propietario de los datos es el máximo responsable empresarial de un dominio de datos y toma las decisiones estratégicas sobre cómo se gestiona y se utiliza dicho dominio. El administrador de datos se encarga de las tareas operativas diarias dentro de ese dominio: mantener las definiciones, supervisar la calidad, tramitar las solicitudes de acceso y resolver los problemas.
La gestión de datos es una disciplina amplia que abarca todos los aspectos relacionados con la forma en que una organización gestiona sus datos: arquitectura, almacenamiento, integración, seguridad, calidad y gobernanza. La administración de datos es la práctica específica dentro de la gestión de datos que se centra en la rendición de cuentas, las definiciones, la calidad y la aplicación de políticas para activos y ámbitos de datos concretos.
Ambas cosas. En las organizaciones más grandes, el de «gestor de datos» es un puesto oficial con responsabilidades definidas y ámbitos de competencia asignados. En las organizaciones más pequeñas, la gestión de datos es una función que desempeñan los miembros del equipo de datos —analistas, ingenieros o responsables de gobernanza de datos— como parte de sus responsabilidades generales.
Los responsables de la gestión definen los estándares de calidad que deben cumplir los datos para obtener la certificación de uso, supervisan los índices de calidad de los activos de su ámbito, investigan y resuelven incidencias relacionadas con la calidad, y retiran la certificación a los conjuntos de datos cuando estos no cumplen los umbrales establecidos. Los estándares de calidad que no van acompañados de una responsabilidad de gestión que garantice su cumplimiento dan lugar a métricas sobre las que nadie actúa.
Los administradores son responsables de garantizar que se documente el historial de los activos de su ámbito de competencia y de que se notifique a los usuarios finales cuando los cambios en las fases anteriores afecten a los activos de los que dependen. El historial proporciona a los administradores la visibilidad necesaria para comprender el impacto antes de que se produzca un cambio, y no después de que este provoque algún fallo.
Normativas como el RGPD exigen una rendición de cuentas demostrable en materia de datos personales: quién puede acceder a ellos, cómo se protegen y qué ocurre cuando se utilizan. Un programa de gestión responsable garantiza esta rendición de cuentas como resultado natural del trabajo diario —registros de acceso, etiquetas de clasificación, registros de linaje y pistas de auditoría— en lugar de como un ejercicio de cumplimiento normativo independiente.
