Nunca ha sido tan necesario contar con una supervisión y una rendición de cuentas claras en materia de datos. Los datos son el motor de la toma de decisiones, la automatización, el análisis y la experiencia del cliente. Sin embargo, sin una gestión adecuada, pueden llegar a ser poco fiables, inseguros y peligrosos de utilizar.
Un marco de gobernanza de datos proporciona la estructura operativa necesaria para gestionar los datos como un activo estratégico. Define quién es el propietario de los datos, cómo deben gestionarse, qué normas se aplican y cómo se garantiza su cumplimiento. Es importante destacar que la gobernanza de datos no es solo una iniciativa técnica ni un mero ejercicio de cumplimiento normativo. Se trata de una capacidad organizativa que coordina a las personas, los procesos y la tecnología en torno a datos fiables.
Esto es lo que debes asegurarte de incluir como componentes sólidos de gobernanza de datos a la hora de crear o perfeccionar el marco de tu organización.
Visión, objetivos y principios de gobernanza
Un marco de gobernanza de datos eficaz comienza por tener claro el objetivo. Sin una visión compartida, las iniciativas de gobernanza pueden parecer desconectadas de las prioridades empresariales o excesivamente burocráticas.
Definir la visión de la gobernanza
La visión de gobernanza describe el estado futuro deseado para los datos dentro de la organización. Responde a preguntas como:
- ¿Qué papel deberían desempeñar los datos en la toma de decisiones?
- ¿Hasta qué punto deben ser fiables nuestros datos?
- ¿Con qué facilidad debería poder compartirse y reutilizarse?
Una visión sólida armoniza la gobernanza con la estrategia empresarial, dejando claro que la gobernanza de datos existe para impulsar el crecimiento, la eficiencia y la innovación.
Establecer objetivos cuantificables
Los objetivos de gobernanza traducen la visión en acciones concretas. Estos objetivos deben ser específicos y cuantificables, como mejorar la calidad de los datos en ámbitos prioritarios, reducir el riesgo normativo, acelerar la entrega de análisis o aumentar la confianza en la presentación de informes.
Unos objetivos claros ayudan a establecer prioridades en las actividades de gobernanza y sirven de base para evaluar los resultados a lo largo del tiempo.
Elaborar principios rectores
influyen en la forma en que se toman las decisiones de gobernanza. Entre los principios comunes se incluyen considerar los datos como un activo de la empresa, integrar la privacidad y la seguridad desde el diseño, y asignar la responsabilidad a los niveles más cercanos al negocio. Estos principios actúan como barreras de seguridad, garantizando la coherencia incluso a medida que la organización evoluciona.
Ámbito de aplicación y cobertura de los dominios de datos
No todos los datos pueden ni deben gestionarse al mismo nivel desde el primer momento. Definir el alcance es fundamental para que la gestión resulte práctica y escalable.
Identificación de los ámbitos de datos prioritarios
Un marco de gobernanza de datos debe definir claramente qué ámbitos de datos se incluyen, como los datos de clientes, productos, finanzas, empleados o proveedores. Las organizaciones suelen empezar por los ámbitos que presentan un alto riesgo, se utilizan con mucha frecuencia o son fundamentales para el cumplimiento normativo.
Centrarse en las áreas prioritarias permite a los equipos generar valor tangible rápidamente y coger impulso.
Ampliación gradual de la gobernanza
Los marcos de gobernanza deben diseñarse de manera que puedan ampliarse con el tiempo. A medida que aumenta la madurez, se pueden incorporar nuevos ámbitos de datos, sistemas y casos de uso utilizando los mismos principios y estructuras fundamentales.
Este enfoque por fases reduce la resistencia y evita sobrecargar a la organización.
Funciones, responsabilidades y rendición de cuentas
La gobernanza fracasa si no hay una responsabilidad clara. Uno de los elementos más importantes de un marco de gobernanza de datos es un modelo operativo bien definido en cuanto a funciones y responsabilidades.
Supervisión ejecutiva
La mayoría de los marcos cuentan con un consejo de gobernanza de datos o un comité directivo integrado por altos directivos. Este grupo marca la dirección estratégica, resuelve conflictos y garantiza que la gobernanza se ajuste a las prioridades de la organización.
El respaldo de la dirección indica que la gobernanza es una iniciativa empresarial, y no solo una función del departamento de TI.
Propietarios y administradores de datos
Los propietarios de los datos suelen ser responsables de ámbitos de datos específicos y se encargan de establecer los criterios de calidad, autorizar el acceso y garantizar el cumplimiento normativo. Los administradores de datos prestan apoyo a los propietarios gestionando las definiciones, supervisando la calidad y resolviendo los problemas cotidianos.
Una definición clara de las funciones contribuye a garantizar que las decisiones relacionadas con los datos las tomen las personas adecuadas en el nivel adecuado.
Tecnología y funciones de custodia
Los equipos de TI y de plataformas de datos desempeñan un papel fundamental en la implementación de controles de gobernanza, la gestión de la infraestructura y la facilitación de un acceso seguro. Aunque no sean los «propietarios» de los datos, son socios esenciales a la hora de poner en práctica las políticas de gobernanza.
Políticas y normas sobre datos
Las políticas y normas sobre datos traducen los objetivos de gobernanza en directrices claras y aplicables. Establecen unas expectativas coherentes sobre cómo se crean, gestionan, protegen y utilizan los datos en toda la organización. Sin políticas y normas bien definidas, la gobernanza resulta difícil de aplicar y aún más difícil de ampliar.
Políticas fundamentales que deben incluirse
Las políticas de datos definen qué se debe hacer y por qué es importante. Establecen las normas que rigen el comportamiento y respaldan el cumplimiento normativo, la gestión de riesgos y la confianza en los datos. Un marco integral de gobernanza de datos suele incluir políticas que abarcan:
- Calidad de los datos: Define las expectativas en cuanto a precisión, exhaustividad, coherencia, puntualidad y validez, así como la responsabilidad en la gestión de los problemas de calidad.
- Protección de datos: Describe cómo deben recopilarse, tratarse, almacenarse, compartirse y eliminarse los datos personales y sensibles de conformidad con los requisitos normativos.
- Seguridad de los datos: Establece los requisitos para proteger los datos contra el acceso no autorizado, el uso indebido o la pérdida, incluidas las normas de clasificación y tratamiento.
- Conservación y archivo de datos: Especifica durante cuánto tiempo deben conservarse los datos, cuándo deben archivarse y cuándo deben eliminarse de forma segura.
- Uso aceptable de los datos: Define cómo se pueden y no se pueden utilizar, compartir o combinar los datos, lo que ayuda a prevenir el uso indebido y los riesgos éticos.
Las políticas eficaces son concisas, comprensibles y están en consonancia tanto con los objetivos empresariales como con las obligaciones legales.
Normas y convenios de referencia
Las normas explican cómo se aplican las políticas en la práctica. Reducen la ambigüedad y garantizan la coherencia entre sistemas, equipos y procesos. Entre las normas comunes sobre datos se incluyen:
- Convenciones de nomenclatura de datos: Reglas estandarizadas para nombrar tablas, campos y atributos con el fin de mejorar la claridad y la integración.
- Definiciones y glosarios empresariales: Definiciones consensuadas de los elementos de datos clave para garantizar una interpretación coherente en toda la organización.
- Normas sobre datos de referencia y datos maestros: Normas para la creación, el mantenimiento y el uso de datos compartidos, como códigos, jerarquías e identificadores.
- Normas de clasificación de datos: Criterios para clasificar los datos en función de su confidencialidad, riesgo y requisitos de uso.
- Normas sobre documentación y metadatos: Requisitos para documentar el linaje de los datos, la titularidad y las directrices de uso.
En conjunto, las políticas y las normas constituyen la base operativa de la gobernanza de datos, lo que permite una toma de decisiones coherente, una mejor calidad de los datos y una mayor confianza en el uso que se hace de los datos en toda la empresa.
Data Quality Management
La calidad de los datos suele ser el resultado más visible de una gobernanza eficaz. Un marco debe definir cómo se mide, se gestiona y se mejora la calidad de los datos.
Definición de las expectativas en materia de calidad de los datos
No todos los datos requieren el mismo nivel de calidad. Los marcos de gobernanza deben definir los aspectos relacionados con la calidad (como la precisión, la exhaustividad, la coherencia, la puntualidad y la validez) y permitir que los umbrales varíen en función del impacto en el negocio.
Este enfoque basado en el riesgo garantiza que el esfuerzo de los empleados se centre en lo que más importa.
Supervisión y resolución de incidencias
La supervisión continua es esencial para mantener la calidad de los datos. Los marcos deben incluir procesos para detectar problemas, asignar responsabilidades, realizar análisis de las causas fundamentales y aplicar medidas correctivas.
Con el tiempo, esto genera un ciclo de retroalimentación que evita que se repitan los problemas y fomenta la confianza en los datos. Lo ideal sería que tu organización creara un sistema completo de observabilidad de datos que supervisara los datos en tiempo real.
Gestión de metadatos y catalogación de datos
Los metadatos son fundamentales para comprender los datos. Sin ellos, los datos siguen siendo difíciles de localizar, interpretar y gestionar.
Types of Metadata
Un marco sólido abarca todos los tipos de metadatos, desde los metadatos estructurales (es decir, los tipos y formatos de archivo) hasta los metadatos administrativos (es decir, las comprobaciones de integridad o la información sobre copias de seguridad) y los metadatos legales (es decir, la información sobre quién tiene acceso al archivo y cuándo se creó).
En conjunto, estos tipos de metadatos proporcionan un contexto que hace que los activos de datos sean significativos y útiles.
Utilizar un catálogo de datos
Muchas organizaciones utilizan catálogos de datos para centralizar los metadatos y hacerlos accesibles en toda la empresa. Los catálogos facilitan el análisis de autoservicio, reducen la dependencia del conocimiento informal y refuerzan la transparencia en la gobernanza.
Privacidad, riesgos y cumplimiento normativo
Los requisitos normativos son un factor determinante para la gobernanza de datos, especialmente en el caso de las organizaciones que manejan datos personales o sensibles.
Clasificación y protección de datos
Los marcos de gobernanza deben definir cómo se clasifican los datos en función de su sensibilidad y riesgo. La clasificación sirve de base para los controles de acceso, las normas de conservación y las medidas de seguridad.
Este enfoque estructurado garantiza una protección uniforme en todos los sistemas y procesos.
Cumplimiento desde el diseño
En lugar de considerar el cumplimiento normativo como algo secundario, los marcos de gobernanza integran los requisitos normativos en las prácticas cotidianas relacionadas con los datos. Esto incluye la gestión del consentimiento, la auditabilidad y los procesos para responder a las solicitudes de los interesados.
El cumplimiento proactivo reduce el riesgo y fomenta la confianza tanto entre los clientes como entre las autoridades reguladoras.
Seguridad y controles de acceso
La gobernanza de los datos y la seguridad de los datos están estrechamente relacionadas. Un marco normativo debe definir claramente cómo se gestiona y supervisa el acceso a los datos.
Acceso basado en roles y autorizaciones
El acceso a los datos debe concederse en función de funciones definidas y necesidades empresariales legítimas. Las políticas de gobernanza deben especificar los flujos de trabajo de aprobación, las revisiones periódicas del acceso y los procedimientos de revocación.
Esto permite equilibrar la accesibilidad de los datos con la gestión de riesgos.
Alineación con las prácticas de ciberseguridad
Los marcos de gobernanza deben estar en consonancia con las estrategias generales de ciberseguridad, garantizando la coherencia de los controles en todas las plataformas en la nube, los almacenes de datos y los sistemas operativos.
Toma de decisiones, escalamiento y gestión de incidencias
Las discrepancias sobre la definición, la propiedad o el uso de los datos son inevitables. Un marco sólido de gobernanza de datos establece cómo se resuelven estos conflictos.
Estructuras de toma de decisiones en materia de gobernanza
Las competencias en materia de toma de decisiones deben quedar claramente documentadas, especificando qué decisiones pueden adoptar los responsables de los datos, cuáles requieren la aprobación del consejo y cuáles deben remitirse a un nivel superior.
La claridad evita retrasos y resultados inconsistentes.
Procesos de escalado y resolución
Los procedimientos formales de escalamiento garantizan que los problemas sin resolver se aborden de manera eficiente y transparente, sin que se conviertan en cuestiones personales o políticas.
Herramientas, capacitación y arquitectura
La tecnología desempeña un papel fundamental en la gobernanza de los datos.
Tecnologías de apoyo a la gobernanza
Entre las herramientas más habituales se encuentran los catálogos de datos, las plataformas de calidad de datos, las soluciones de gestión de datos maestros y los sistemas de control de acceso. El marco debe aclarar cómo estas herramientas contribuyen a los objetivos de gobernanza.
Integración con los sistemas existentes
La gobernanza funciona mejor cuando se integra en los flujos de trabajo y las plataformas existentes, lo que minimiza las interrupciones y fomenta su adopción.
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Cuando su organización cuenta con los componentes adecuados de gobernanza de datos, su marco de trabajo sienta las bases para un uso de los datos fiable, seguro y de gran valor. Al definir claramente estos elementos y cómo interactúan entre sí, las organizaciones pueden pasar de una gestión de datos reactiva a un liderazgo proactivo en materia de datos.
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Preguntas frecuentes
Un marco de gobernanza de datos es una estructura operativa que define quién es el propietario de los datos, cómo deben gestionarse, qué normas se aplican y cómo se garantizan el cumplimiento de dichas normas. Este marco coordina a las personas, los procesos y la tecnología en torno a los datos fiables como un activo estratégico.
Entre los componentes esenciales se incluyen la visión y los objetivos de gobernanza, el alcance y la cobertura de los dominios de datos, las funciones y responsabilidades, las políticas y normas sobre datos, la gestión de la calidad de los datos, la gestión y catalogación de metadatos, los controles de privacidad y cumplimiento, los controles de seguridad y acceso, los procesos de toma de decisiones y las herramientas tecnológicas de apoyo.
Los propietarios de los datos son responsables de ámbitos de datos específicos y se encargan de establecer los criterios de calidad, autorizar el acceso y garantizar el cumplimiento normativo. Los administradores de datos prestan apoyo a los propietarios gestionando las definiciones, supervisando la calidad y resolviendo los problemas cotidianos.
Centrarse en los ámbitos de datos de alto riesgo, de uso intensivo o críticos para el cumplimiento normativo permite a los equipos aportar un valor tangible con rapidez y generar impulso. Este enfoque por fases reduce la resistencia y evita sobrecargar a la organización.
Un marco integral suele incluir políticas relativas a la calidad de los datos, la privacidad de los datos, la seguridad de los datos, la conservación y el archivo de los datos, y el uso aceptable de los datos. Estas políticas orientan el comportamiento y contribuyen al cumplimiento normativo, la gestión de riesgos y la confianza en los datos.
Los metadatos proporcionan un contexto que hace que los activos de datos sean significativos y utilizables, al recopilar información estructural, administrativa y jurídica sobre los datos. Los catálogos de datos centralizan estos metadatos, lo que facilita el análisis autónomo y refuerza la transparencia en la gobernanza.
Los marcos normativos integran los requisitos reglamentarios en las prácticas cotidianas relacionadas con los datos mediante la clasificación de los datos, la gestión del consentimiento, la auditabilidad y los procesos para responder a las solicitudes de los interesados. Este enfoque proactivo reduce el riesgo y fomenta la confianza entre los clientes y las autoridades reguladoras.
Las herramientas tecnológicas, como los catálogos de datos, las plataformas de calidad de datos, las soluciones de gestión de datos maestros y los sistemas de control de acceso, contribuyen a alcanzar los objetivos de gobernanza. La gobernanza funciona mejor cuando se integra en los flujos de trabajo y las plataformas existentes, lo que fomenta su adopción.
