gestion des données Principes - La clé d'une meilleure gestion des données
L'impact de la pandémie mondiale a mis en évidence le fait que votre principal atout est votre personnel, et qu'assurer sa santé et son bien-être est un principe de gestion essentiel. Le deuxième bien le plus précieux est constitué par les données, qui nécessitent une perspective de gestion similaire pour maintenir la durabilité et la compétitivité.
Bernard Marr, futurologue de renommée mondiale, a déclaré
"À mesure que le monde devient de plus en plus intelligent, les données deviennent la clé de l'avantage concurrentiel, ce qui signifie que la capacité d'une entreprise à faire face à la concurrence dépendra de plus en plus de sa capacité à exploiter les données, à appliquer l'analyse et à mettre en œuvre de nouvelles technologies. En fait, selon l'International Institute for Analytics, d'ici 2020, les entreprises qui utilisent des données verront leur productivité augmenter de 430 milliards de dollars par rapport à leurs concurrents qui n'utilisent pas de données."
La haute direction dirige la création de principes simples pour l'acquisition et la gestion des données. Ces principes sont ensuite liés à des résultats clés SMART (OKR) afin de garantir que les contrôles et la maintenance des données permettent une résolution agile des problèmes, la prise de décision, l'analyse des clients et la protection de l'entreprise.
Le plus fondamental gestion des données Les principes les plus fondamentaux de la gouvernance données et de la gouvernance données sont les suivants :
- Concevoir une stratégie et une vision sur les données nécessaires pour assurer la sécurité et la compétitivité de votre entreprise.
- Créer une responsabilité en matière de données en faisant en sorte que chaque information soit détenue par un responsable de domaine d'activité ou un product owner.
- Faire des données une responsabilité pour tous
- Comprendre et contrôler le cycle de vie des données, de leur acquisition à leur destruction
- avantage des principes DevOps et Agile du "bon dès la première fois" pour garantir des données de qualité, opportunes, exactes, sécurisées et pertinentes.
- Créer des métadonnées pour automatiser l'utilisation, le stockage et la maintenance des données
Conception et gestion des données Stratégie
Vous générez des données chaque fois que vous effectuez une tâche. Vous acquérez des données provenant d'Internet, d'appareils IoT, d'appareils mobiles, de fils d'actualité, de fournisseurs, de réseaux sociaux et bien plus encore. Comment savoir quelles données sont nécessaires et si elles sont de la qualité et du type requis ? Que ferez-vous des données une fois qu'elles seront disponibles dans votre entreprise ? Les cadres supérieurs peuvent répondre à ces questions en utilisant une technique puissante appelée "Value Stream Management" (VSM). En utilisant simplement quelques post-it ou des outils tels que Tasktop, les dirigeants peuvent mieux comprendre :
- Comment et où les données sont utilisées
- Quelles sont les données utilisées ?
- Qu'advient-il des données après leur utilisation ?
- Où les données sont-elles redondantes ou répétitives ?
- Où sont les lacunes dans les données qui bloquent le flux de travail ?
Le résultat d'une cartographie de la chaîne de valeur est une liste d'étapes itératives qui créeront la vision d'une gestion des données mature telle qu'elle est définie dans votre cadre de gestion des données . Votre stratégie de gestion des données doit s'articuler autour des points suivants
- Contrôles et politiques de gouvernance garde-fous
- Politiques d'archivage, de stockage et de récupération des données conformément aux exigences réglementaires mondiales
- Règles de domaine ou de secteur d'activité pour les applications, les services et les produits liés aux données
- Définitions des rôles, qui pourraient inclure des partenaires fournisseurs importants
- Protection et sécurité des données, avec les mesures à prendre en cas de piratage ou de violation des données
- Des projets pilotes pour s'assurer que votre stratégie est viable, flexible et qu'elle ne nuira pas à votre agilité sur le marché.
- Surveillance des incidents et des défauts de données, alertes et actions
- Règles financières pour le coût de l'acquisition, du contrôle et du stockage des données
- l'apprentissage 'utilisation et de la gestion des données est requis
Vos principes de gestion des données critique gestion des données devraient permettre à une organisation agile et flexible d'être prête pour l'économie numérique en donnant à chaque principe un OKR ou un KPI. Vous devez suivre ces mesures sur des tableaux de bord en temps réel pour toutes les données critiques et selon les besoins pour les autres.
Rôles dans le système de gestion des données
La direction doit faire comprendre que la gestion des données, la sécurité et la sûreté sont des obligations qui incombent à chaque employé et à chaque partenaire commercial. Une mauvaise gestion des données devrait être passible d'une amende, qui pourrait coûter à un employé une infraction professionnelle ou à un fournisseur son partenariat avec vous.
La gestion des données est un travail d'équipe. Les exercices VSM mentionnés plus haut ont permis de cartographier le flux de données entre les tâches concernant les services et les produits destinés aux clients. Cette visualisation sert d'outil de marketing interne aux responsables à tous les niveaux pour expliquer pourquoi la gestion des données est essentielle à la réussite du rôle d'un employé et de l'entreprise.
Les rôles de gestion des données doivent avoir les fonctions suivantes :
- Propriétaires de données : chaque élément de données et d'informations doit avoir un personnel responsable qui régira et supervisera l'acquisition, l'utilisation, le contrôle, la gestion financière, la sécurité et le stockage de toutes les données dans le cadre de leurs flux de valeur. Les propriétaires de données sont des responsables de domaines d'activité ou des responsables de produits.
- Gestionnaires de données : il s'agit des personnes responsables de la qualité des données qui circulent dans un ou plusieurs flux de valeur. La qualité signifie que les données doivent être opportunes, pertinentes et complètes dans tous les attributs ou champs. Les responsables des données sont par exemple les responsables des processus de données ou de la gouvernance , les développeurs, les administrateurs de bases de données, les chefs d'équipe, les fournisseurs SaaS ou les fournisseurs de données externes.
- Conservateurs de données : ce sont les personnes qui créent et gèrent vos référentiels de données et vos applications. Les administrateurs de bases de données, les développeurs, les fournisseurs de SaaS et de données sont des exemples de gardiens de données.
- Utilisateurs de données : le reste de votre organisation, chacun ayant un rôle à jouer pour protéger et avantage de l'utilisation et de la gestion des données.
Les équipes chargées des risques et de la conformité qui travaillent avec les propriétaires de données devraient revoir ces rôles au moins une fois par an pour s'assurer de leur pertinence.
Contrôle des données tout au long de leur cycle de vie
Une bonne gestion de la qualité des données améliore la résolution des problèmes, la prise de décision et l'exécution des tâches. Les bonnes pratiques de gestion des données seront récompensées par la confiance que vos clients accorderont à votre organisation par le biais des services qu'ils achèteront. Les commentaires et questions qui suivent guideront la maturité des activités de gestion des données sur la base de vos principes clés de gestion des données .
Acquisition des données :
- Qui peut acquérir des données ?
- Où peut-on obtenir des données ?
- Quels tests permettent de valider que les données peuvent être acceptées dans vos référentiels de données ou vos applications ?
Création de données :
- Quels sont les processus ou les tâches qui génèrent des données ?
- Combien de ces tâches sont-elles manuelles ?
- Si elles sont manuelles, devraient-elles être automatisées ?
- Les données sont-elles créées pour être utilisées ailleurs ?
- Les données créées sont-elles déjà disponibles ?
- Si les données ne sont d'aucune utilité, pouvons-nous cesser de les produire ?
- Les données sont-elles prêtes à être consommées ou doivent-elles être complétées ?
partage des données:
- Les données sont-elles facilement accessibles, opportunes, pertinentes, complètes, exactes et de qualité ?
- Quelles sont les mesures à prendre si une ou plusieurs tâche ne peuvent pas accéder aux données ?
- Comment les données sont-elles validées lorsqu'elles poursuivent leur parcours en aval d'un processus ?
- Si les données changent, qu'advient-il des données d'origine ?
- Dans quelle mesure êtes-vous certain que les applications ou les personnes autorisées accèdent à vos données et qu'il n'y a pas d'utilisation non autorisée ?
- Vos données sont-elles transférées (vers des outils tels qu'Excel) et, par conséquent, ne sont-elles plus gérées par vous ?
- Les applications ou les processus manuels génèrent-ils des données en double et, dans l'affirmative, comment peut-on y remédier ?
- Comment les données sont-elles nettoyées avant d'être utilisées ? (Pratique courante pour les données provenant de l'extérieur)
- L'apprentissage la gestion des données est-il adapté à chaque rôle et a-t-il lieu ?
Stockage des données :
- Où stockons-nous les données ? Dans notre infrastructure ou dans un système de stockage en nuage moins coûteux ?
- Utilisons-nous au mieux les entrepôts de données ou les lacs de données pour stocker les données relatives aux produits et aux services ?
- Comment savoir si les données sont périmées ou si elles ne sont plus nécessaires ?
- Les options de stockage des données sont chaudes si elles sont nécessaires immédiatement ou froides si elles ne le sont pas. Ces deux types de stockage ont des implications financières qui doivent être supervisées par les responsables des domaines d'activité ou les propriétaires de produits.
Archivage et récupération des données :
- Quel est le meilleur endroit pour stocker, archiver et sauvegarder ces données ?
- Dans quelle mesure sommes-nous certains de pouvoir récupérer les données en cas de besoin ?
- Profitons-nous des options de stockage en nuage et des options de continuité des activités ?
- Quelle est la durée ou les règles réglementaires à respecter pour le stockage des données ?
- Nos données sont-elles stockées dans un endroit qui pourrait être illégal ?
- Lors de la mise à niveau technologique, nous assurons-nous que les données archivées sont toujours récupérables et utilisables par nos produits et services ?
- À quelle fréquence testons-nous la continuité des activités ou la conformité juridique ?
Effacement et destruction des données :
- Les données peuvent être supprimées ou détruites en fonction de plusieurs variables telles que le temps ou le mandat réglementaire.
- L'acte de suppression des données doit être contrôlé et vérifié, à la fois manuellement et par le biais de l'automatisation
- Comment savoir si les données n'ont pas été détruites par inadvertance et quelles sont les actions nécessaires pour récupérer les données perdues ?
métadonnées Stratégie en matière de gestion des données
Chaque aspect du mouvement, de la modification, du stockage, de la sécurité et de la suppression des données doit être enregistré à l'aide d'un ensemble d'outils de contrôle des données approuvé et vérifié par le propriétaire des données. La création d'un catalogue de métadonnées contribuera à cet effort.
Toutes les données ont un ensemble d'attributs tels que
- Temps créé
- Application utilisée dans
- Le temps de garder
- Lieu d'acquisition ou de création
- Mesures de la qualité (accessibilité, actualité, pertinence, etc.)
métadonnées capture ces attributs et les stocke dans une série de catalogues. métadonnées simplifie le contrôle et la gouvernance des données en garantissant que toutes les caractéristiques des données sont enregistrées, surveillées et signalées conformément aux politiques de gestion des données . métadonnées confirme également que les principes clés de gestion des données sont respectés et peut servir de base aux tableaux de bord de direction.
Les métadonnées correctement définies seront visibles :
- Lieu d'acquisition ou de création des données
- Comment les données ont-elles été consultées et par qui ?
- Date de la dernière utilisation ou modification
- Amélioration des activités de gestion des données
- Amélioration des applications concernant les données
- Où recevoir ou stocker les données
- Comment les données profitent à l'analyse des données et à la prise de décision
- Possibilités d'automatisation des outils de suppression ou d'archivage des données
Résumé des principes de la gestion des données clés
Les données sont votre deuxième bien le plus précieux, après le personnel. La haute direction doit montrer qu'elle croit aux principes et à l'importance de la gestion des données. Ils doivent régulièrement revoir la conception d'une stratégie agile, attribuer des rôles aux données, garantir le respect des politiques, contrôler le coût de la gestion des données et évaluer si les données servent l'objectif visé.
La direction doit créer un manifeste de la gestion des données qui mette en évidence sa vision et ses principes. Remettez à chaque responsable de domaine ou product owner quatre post-it, deux verts et deux rouges. Demandez-leur d'inscrire sur chaque post-it vert un commentaire qu'ils attendent sur les données et sur le post-it rouge un commentaire qu'ils ne souhaitent pas. Une fois classée, l'entreprise peut voir les points de vue qu'elle partage et en déduire ses principes et ses actions (technique "lean"). L'affichage sur le site web de l'entreprise d'un manifeste signé sur les données contribuera à faire comprendre l'importance de la gestion des données, du contrôle et de la sécurité.
Voici quelques exemples de principes clés de gestion des données tirés d'un exercice de Manifeste :
- Nous accordons de l'importance aux données et nous nous attendons à ce qu'elles soient toujours appropriées et pertinentes
- Toutes les données seront détenues par une partie responsable.
- Nos règles et nos politiques doivent être souples mais aussi respectées, et nous les contrôlerons en temps réel pour les données critiques et en fonction des besoins pour le reste.
- La sécurité des données est d'une importance capitale pour notre entreprise
- C'est le rôle de chacun de gérer les données
Vos principes clés devraient vous aider à définir, concevoir, créer et gérer vos référentiels de données, vos plateformes données clients (telles que la gestion de la relation client), vos dossiers financiers, votre analyse et votre réponse à la concurrence, ainsi que l'amélioration de vos produits et de vos services.
