TE21 réduit le temps de reporting de plusieurs semaines à quelques secondes

Une entreprise performante, ça grandit. Mais inévitablement, certains outils ou processus qui fonctionnaient bien à ses débuts deviennent inadaptés à mesure que l’activité se développe.

C’est exactement ce qui est arrivé à TE21, une société spécialisée dans l’éducation qui propose des évaluations alignées sur les College- and Career-Ready Standards et les Common Core State Standards (CCSS). Très vite reconnue pour la qualité des formations proposées avec chacun de ses produits, TE21 a vu son activité croître rapidement. Mais son processus initial de gestion du cycle « lead-to-cash » — avec des devis créés et suivis dans Microsoft Excel, des factures gérées dans QuickBooks, et des rapports générés manuellement à différentes étapes — ne suffisait plus. Le suivi des clients, des devis, des factures et des paiements à travers autant d’outils prenait un temps considérable, et la saisie manuelle multipliait les risques d’erreur.

Les dirigeants de TE21 savaient qu’il leur fallait une meilleure solution pour gérer l’ensemble du processus, depuis la relation client (CRM) jusqu’aux devis, factures et paiements. Restait à savoir comment y parvenir de façon efficace.

Solution

Pour répondre à cette problématique, Blaise Buczkowski, Chief Strategy Officer chez TE21, s’est penché sur des solutions ERP cloud abordables, capables de s’intégrer de manière fluide à un système CRM. Très vite, NetSuite et Salesforce se sont imposés comme les options les plus pertinentes.

« À partir de là, il fallait trouver la meilleure façon d’intégrer Salesforce et NetSuite pour répondre à nos besoins », explique Buczkowski. « Nous avons envisagé plusieurs options d’intégration, et nous avons choisi Actian en raison de son expérience dans l’intégration des données entre NetSuite et Salesforce. De plus, le partenariat direct entre Actian et NetSuite a grandement facilité les échanges pour configurer l’intégration selon nos spécificités. »

Résultat

Actian Salesforce Connector for NetSuite est préconfiguré pour gérer l’ensemble du processus « lead-to-cash » de bout en bout, sur les versions standard de NetSuite et Salesforce. En complément, le connecteur permet d’ajuster et de personnaliser l’intégration en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise ou de chaque processus. Actian et NetSuite ont collaboré étroitement avec TE21 pour rationaliser et automatiser le flux de données entre les deux systèmes, et la solution CRM/ERP intégrée de TE21 a pu être déployée dans les délais, avant la clôture de l’exercice fiscal.

« Quand on met en place deux systèmes et qu’on les intègre pour la première fois, on a besoin d’un vrai accompagnement », explique Buczkowski. « C’est un défi, mais Actian et NetSuite ont vraiment contribué au succès de l’intégration. Actian a été très réactif pour faire les petits ajustements nécessaires, notamment sur des points de données auxquels je n’avais pas pensé lors de la configuration initiale. Leur support client est excellent et toujours prêt à aider. Ce sont des partenaires vraiment formidables. »

Grâce à Actian Salesforce Connector for NetSuite, qui relie désormais ses systèmes CRM et ERP, TE21 a constaté des bénéfices concrets immédiats. L’automatisation a fortement réduit les erreurs de saisie, amélioré la fiabilité des données dans le système, et permis de récupérer plus de 20 heures de travail par semaine auparavant consacrées à la gestion et à la saisie manuelles des processus. Les rapports, qui prenaient autrefois plusieurs semaines à produire, peuvent désormais être générés en temps réel, offrant à la direction une visibilité bien plus précise et rapide sur les ventes et la livraison des services.

« On adore », déclare Buczkowski. « On peut maintenant faire passer les devis, créer les bons de commande, puis les facturer dès qu’ils sont validés — et tout ça fonctionne parfaitement. »