La importancia de los acuerdos de gestion des données
Últimamente se ha hablado mucho de las implicaciones técnicas del uso de soluciones SaaS y de las ventajas de integrar los datos en las redes de la cadena de suministro. Hoy en día, la mayoría de las empresas no están integradas verticalmente y, por lo tanto, dependen de una red de proveedores y socios de distribución para transformar las materias primas en los productos y servicios acabados que consumen los clientes.
En la era de las iniciativas de transformación digital, es lógico que la integración de los sistemas informáticos y el intercambio de datos entre empresas se hayan convertido en iniciativas estratégicas de máxima prioridad. La integración es fantástica, pero plantea una nueva serie de cuestiones relacionadas con la calidad, la seguridad y la gobernanza de los datos que las empresas deben abordar ahora.
Si está considerando llevar a cabo una integración entre empresas, también debería establecer acuerdos formales de gestión de datos con las empresas con las que se integra.
¿Qué es un acuerdo de gestión de datos?
La gestión de datos es un término que se utiliza desde hace muchos años en el ámbito de la gestión de datos y hace referencia al conjunto de actividades que se llevan a cabo para gestionar y supervisar la calidad de los datos de una empresa, así como para controlar su uso. Los datos empresariales pueden ser muy voluminosos y diversos. No resulta práctico que una sola persona o un solo equipo comprenda, «se haga cargo» y gestione el conjunto de datos de principio a fin.
Los administradores de datos son las personas que conocen los datos de la empresa, cómo se crean, dónde se modifican, cuándo pueden archivarse o eliminarse y quién debe utilizarlos. Su labor consiste en salvaguardar la integridad de los datos y garantizar que se utilicen de forma adecuada.
Cada sistema informático y/o función empresarial cuenta con datos específicos relacionados con sus operaciones y con sus aspectos de gestión. Algunos ejemplos son los datos de clientes, los registros de ventas, los datos de recursos humanos, los pedidos a proveedores, etc.
En el caso de las integraciones entre empresas, la gestión de datos se complica. En lugar de recurrir a una persona que actúe como gestor de datos, se utilizan documentos contractuales denominados «acuerdos de gestión de datos» para definir las responsabilidades de cada organización en la gestión de los datos, las restricciones sobre su uso o intercambio, y los requisitos de notificación en caso de incumplimiento de las políticas de datos.
¿Por qué son importantes los acuerdos de gestión de datos?
Los procesos eficientes de la cadena de suministro requieren un flujo libre de información entre empresas, pero esto también genera un riesgo considerable y la posibilidad de un uso indebido de los datos. Por ejemplo, un proveedor de componentes puede necesitar conocer la cartera de nuevos productos y servicios en desarrollo, pero debe impedírsele compartir esa información con la competencia. Se puede contratar a una empresa de marketing para realizar un análisis de segmentación de clientes, pero los datos personales identificables de los clientes que utilice deben protegerse frente a posibles violaciones de datos. A un proveedor de soporte informático se le puede conceder acceso a datos de ITSM sobre interrupciones del servicio, vulnerabilidades de seguridad y errores, pero esta información podría resultar embarazosa para la empresa si se hiciera pública.
Los acuerdos de gestión de datos son importantes porque permiten a las empresas ampliar sus conjuntos de datos corporativos para incluir datos creados y agregados a lo largo de toda la cadena de suministro, al tiempo que proporcionan un conjunto de directrices y controles exigibles para mitigar el riesgo. Es importante que sus acuerdos de gestión de datos sean sólidos y, al mismo tiempo, inequívocos. Deben estar por escrito e incluirse en los documentos contractuales que rigen las relaciones con los socios comerciales de su empresa. Estos acuerdos también pueden utilizarse para establecer la responsabilidad y las posibles indemnizaciones en caso de una filtración de datos algo que está ocurriendo con demasiada frecuencia últimamente).
La tecnología moderna facilita enormemente la integración de los procesos empresariales entre empresas y sistemas informáticos. Esto está dando lugar a nuevos modelos de negocio, una mayor especialización y el acceso a mercados globales que, hace unos años, estaban fuera del alcance de la mayoría de las empresas. Compartir datos es importante, pero también hay que abordarlo con cautela. Los acuerdos de gestión de datos son una herramienta importante y eficaz para regular las relaciones de intercambio de datos entre empresas.
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