Comprender los pilares de la gobernanza de datos

La información impulsa la estrategia, la innovación y la excelencia operativa de organizaciones de todo el mundo. Los datos influyen en todo, desde el desarrollo de productos y la experiencia de los clientes hasta la planificación financiera, la optimización de la cadena de suministro y la gestión de riesgos. Sin embargo, a medida que aumenta el volumen y la complejidad de los datos, también lo hacen los retos: las inconsistencias, los riesgos de seguridad, las presiones normativas y las ineficiencias operativas pueden socavar incluso las iniciativas de datos más avanzadas.

La gobernanza de datos proporciona la estructura necesaria para gestionar los datos de forma responsable e inteligente. Establece las normas, los procesos y la responsabilidad necesarios para maximizar el valor de los datos y minimizar los riesgos. Aunque los programas de gobernanza de datos pueden incluir muchos componentes, hay cuatro pilares que constituyen la columna vertebral de un marco de gobernanza sólido: la calidad de los datos, la administración de los datos, el cumplimiento y la seguridad, y la gestión de los datos.

Calidad de los datos: generar confianza en la información

La calidad de los datos es la base de una gestión eficaz de los mismos. Sin datos de alta calidad, las organizaciones no pueden confiar en la información obtenida a partir de los análisis, automatizar los procesos con seguridad ni cumplir los requisitos normativos en materia de presentación de informes. Las decisiones tomadas a partir de datos de mala calidad suelen provocar ineficiencias, pérdidas económicas y daños a la reputación.

Por qué es importante la calidad de los datos

Los problemas relacionados con la calidad de los datos pueden afectar a todos los ámbitos de una organización. Por ejemplo, los datos inexactos sobre los clientes pueden arruinar las campañas de marketing, perturbar el servicio de atención al cliente y sesgar las previsiones financieras. En el sector sanitario, los datos incompletos o incoherentes sobre los pacientes pueden comprometer la atención y el cumplimiento normativo. En los servicios financieros, incluso las pequeñas inexactitudes pueden dar lugar a errores importantes en los informes o a cálculos erróneos de los riesgos.

Los datos de alta calidad permiten a las organizaciones:

• Toma decisiones fiables y oportunas.
• Mejora la interacción con los clientes y la personalización.
• Reducir los residuos operativos.
• Apoyo a la automatización, la inteligencia artificial y el análisis avanzado.
• Fortalecer la presentación de informes reglamentarios y la preparación para auditorías.

Elementos de la calidad de los datos

La calidad de los datos es multidimensional. Un programa integral tiene en cuenta múltiples factores, incluidos los que se enumeran a continuación.

• Precisión: Los datos deben representar correctamente las condiciones del mundo real.
• Integridad: Todos los campos obligatorios deben completarse con suficiente detalle.
• Coherencia: Los datos deben ser uniformes en todos los sistemas y procesos.
• Puntualidad: La información debe estar actualizada, especialmente en el caso de operaciones en las que el tiempo es un factor importante.
• Validez: Los datos deben ajustarse a los formatos, normas y estándares empresariales definidos.
• Exclusividad: Los registros duplicados deben minimizarse o eliminarse.

Estrategias para mejorar la calidad de los datos

Para mejorar la calidad de los datos, las organizaciones pueden implementar algunas estrategias clave.

• Normas claras para la introducción de datos.
• Herramientas de validación automatizadas y procesos de limpieza de datos.
• Prácticas de gestión de datos de referencia y datos maestros.
• Evaluaciones de calidad rutinarias y tarjetas de puntuación.
• Supervisión en tiempo real de la precisión y la integridad.

En última instancia, garantizar la calidad de los datos no es un proyecto puntual, sino una disciplina continua que requiere responsabilidad, visibilidad y supervisión constante. La práctica de la observabilidad de los datos ayuda a los equipos de datos a detectar y corregir rápidamente cualquier problema relacionado con la calidad de los datos, antes de que se convierta en un problema grave.

Gestión de datos: asignación de la propiedad y la responsabilidad

Si bien la tecnología respalda la gobernanza de los datos, son las personas quienes la aplican. La administración de datos garantiza que estos se gestionen con funciones, responsabilidades y rendición de cuentas claras. Tiende un puente entre los usuarios empresariales y los equipos de TI para garantizar que los datos se comprendan, protejan y utilicen de forma adecuada.

El papel de los administradores de datos

Los administradores de datos actúan como custodios de los datos de la organización. Supervisan las definiciones de datos, los estándares de calidad y la aplicación de las políticas de gobernanza. Aunque las responsabilidades exactas varían según los sectores y las estructuras organizativas, los administradores suelen centrarse en:

• Definición y mantenimiento de estándares de datos.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas de gobernanza.
• Gestión y mejora de la calidad de los datos.
• Actuar como expertos en la materia para dominios de datos específicos.
• Fomentar la alfabetización en materia de datos y ayudar a los usuarios a interpretarlos correctamente.
• Facilitar la comunicación entre las partes interesadas técnicas y comerciales.

Los administradores suelen trabajar en áreas como finanzas, operaciones, marketing, recursos humanos o gestión de clientes, donde los datos desempeñan un papel fundamental.

Por qué es importante la gestión de datos

Sin una buena administración, las iniciativas de gobernanza suelen fracasar debido a:

• Falta de responsabilidad.
• Sistemas de datos desconectados o aislados.
• Confusión sobre las definiciones y fuentes de los datos.
• Aplicación inconsistente de las normas y estándares.

Una administración eficaz aporta:

• Claridad sobre quién es responsable de los activos de datos específicos.
• Flujos de trabajo de datos más eficientes.
• Datos de mayor calidad.
• Resolución más rápida de los problemas.
• Mejora de la colaboración entre departamentos.

Creación de un programa sólido de administración responsable

Un programa de gestión de datos próspero suele incluir:

• Funciones y responsabilidades claramente definidas .
• Programas de formación para mejorar la alfabetización en materia de datos.
• Comités o consejos de gobernanza.
• Procesos para la escalada de problemas y la resolución de conflictos.
• Comunicación regular sobre políticas, normas y expectativas.

Cuando cuenta con el apoyo de los líderes, la administración responsable se convierte en una iniciativa cultural que ayuda a las organizaciones a ampliar sus prácticas de gobernanza y mantener la integridad de los datos a largo plazo.

Cumplimiento normativo y seguridad: protección de datos y gestión de riesgos

A medida que los datos se integran cada vez más en las operaciones digitales, aumentan los riesgos para la privacidad y la seguridad. Amenazas como las violaciones de la seguridad, el uso indebido de la información personal y el acceso no autorizado pueden comprometer la confianza y acarrear consecuencias tanto para la reputación como para las finanzas. Al mismo tiempo, los entornos normativos se han vuelto más estrictos y exigen a las organizaciones que cumplan las leyes que rigen la protección, la conservación, el uso y la transparencia de los datos.

El cumplimiento normativo y la seguridad constituyen un pilar fundamental de la gobernanza de datos, ya que garantizan que las organizaciones protejan la información confidencial y cumplan con sus obligaciones legales.

La importancia del cumplimiento normativo y la seguridad

Las organizaciones deben cumplir con una serie de leyes y normativas en función de su sector y ubicación. Algunos ejemplos son las normativas sobre privacidad del consumidor, las normas de información financiera, los requisitos sobre datos sanitarios y la legislación sobre ciberseguridad. El incumplimiento de estas normativas puede dar lugar a:

• Multas elevadas.
• Responsabilidades legales.
• Pérdida de confianza de los clientes.
• Interrupción de las operaciones.
• Mayor escrutinio por parte de los reguladores.

Más allá del cumplimiento normativo, es esencial contar con prácticas de seguridad sólidas para proteger los activos de datos y prevenir amenazas internas o externas.

Elementos de seguridad y cumplimiento de datos

Un marco sólido de seguridad y cumplimiento incluye:

• Controles de acceso: Garantizar que solo el personal autorizado pueda ver, modificar o eliminar datos confidenciales.
• Cifrado: Protección de datos tanto en reposo como en tránsito.
• Enmascaramiento y anonimización de datos: Reducción de la exposición de la información de identificación personal (PII).
• Registro y supervisión: Seguimiento de la actividad del sistema para identificar comportamientos anómalos.
• Clasificación de datos: Categorización de los datos según su sensibilidad y nivel de riesgo.
• Políticas de retención y eliminación: Garantizar que los datos se almacenen y destruyan de acuerdo con la normativa.
• Auditorías de cumplimiento: Evaluaciones periódicas para garantizar el cumplimiento de las políticas y normas.

Equilibrar la seguridad con la accesibilidad

Si bien proteger los datos es esencial, las organizaciones también deben garantizar que los usuarios autorizados tengan acceso oportuno a la información que necesitan. Los controles excesivamente estrictos pueden obstaculizar la innovación, la productividad y la toma de decisiones basada en datos. Una gobernanza eficaz logra un equilibrio entre la seguridad y la accesibilidad.

Creación de una cultura de seguridad de los datos

La seguridad no puede ser únicamente una función técnica. Las organizaciones deben fomentar la concienciación a través de:

• Formación continua de los empleados.
• Comunicación clara sobre los riesgos y las políticas.
• Compromiso de los líderes con los principios de seguridad.
• Planificación y simulacros de respuesta ante incidentes.

En una era en la que los datos se distribuyen cada vez más entre entornos en la nube, equipos remotos y sistemas interconectados, es más importante que nunca contar con prácticas sólidas de cumplimiento normativo y seguridad.

Gestión de datos: estructurar, almacenar y utilizar los datos de manera eficaz

La gestión de datos abarca los procesos, tecnologías y prácticas que respaldan el manejo eficaz de los datos a lo largo de su ciclo de vida. Garantiza que los datos estén bien organizados, almacenados adecuadamente, sean fáciles de encontrar y se integren de manera eficiente en todos los sistemas. Una gestión de datos sólida respalda directamente los demás pilares al permitir la calidad, la administración y el cumplimiento seguro.

Por qué la gestión de datos es un pilar fundamental

Datos bien gestionados:

• Reduce las ineficiencias operativas.
• Admite análisis avanzados, inteligencia artificial y automatización.
• Elimina la duplicación innecesaria de datos.
• Garantiza que la información se almacene de forma rentable.
• Mejora la accesibilidad para los usuarios autorizados.
• Mejora la calidad y la coherencia de los datos en todos los sistemas.

Sin una gestión adecuada de los datos, las organizaciones suelen enfrentarse a sistemas fragmentados, fuentes de datos contradictorias y una visibilidad limitada de su panorama de datos.

Componentes clave de la gestión de datos

La gestión de datos abarca varias prácticas fundamentales, entre las que se incluyen:

Arquitectura de datos

Un plan estructurado que define cómo fluyen los datos a través de los sistemas. Esto incluye:

• Bases de datos.
• Almacenes de datos.
• Lagos de datos.
• Soluciones de almacenamiento en la nube.
• Canales de integración.

Una arquitectura bien diseñada evita los silos y establece un entorno de datos unificado.

Gestión de metadatos

Los metadatos proporcionan contexto a los datos, incluyendo definiciones, procedencia, propiedad, formatos y mucho más. Una gestión sólida de los metadatos permite:

• Descubrimiento de datos.
• Cumplimiento normativo.
• Mejora de la calidad de los datos.
• Mejor colaboración entre equipos.

Gestión de datos maestros (MDM)

El MDM garantiza la coherencia entre las entidades empresariales fundamentales, incluidos los clientes, los productos, los proveedores y los empleados. Crea una única fuente de información veraz para los conjuntos de datos críticos.

Integración e interoperabilidad

Las empresas modernas dependen de una red de sistemas como plataformas CRM, sistemas ERP, herramientas de marketing, aplicaciones de RR. HH. y soluciones personalizadas. Una integración eficaz garantiza que los datos fluyan sin problemas entre las plataformas, sin redundancias ni pérdida de significado.

Gestión del ciclo de vida

Los datos deben gestionarse de forma responsable desde su creación hasta su eliminación. La gestión del ciclo de vida garantiza un almacenamiento eficiente, un archivo rentable y una destrucción conforme a la normativa.

Apoyo a la toma de decisiones estratégicas

La gestión de datos influye directamente en la capacidad de una organización para innovar y crecer. Los datos de alta calidad, bien organizados y fácilmente accesibles permiten:

• Análisis predictivo.
• Información en tiempo real.
• Experiencias personalizadas para los clientes.
• Automatización operativa.
• Informes optimizados.

De esta manera, la gestión de datos no es solo una función técnica, sino también un facilitador estratégico.

Fortalezca la gobernanza de datos con Actian

Una estrategia eficaz de gobernanza de datos se basa en cuatro pilares esenciales: calidad de los datos, administración de los datos, cumplimiento y seguridad, y gestión de los datos. En conjunto, estos pilares forman un marco cohesionado que garantiza que los datos sean fiables, estén protegidos, estén bien organizados y se utilicen de forma responsable.

• La calidad de los datos garantiza que la información sea precisa, coherente y fiable.
• La gestión de datos crea responsabilidad y supervisión humana.
• Cumplimiento y seguridad Proteja los datos y cumpla con las obligaciones normativas.
• Gestión de datos estructura y mantiene los datos a lo largo de todo su ciclo de vida.

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Acerca de Actian Corporation

Actian permite a las empresas gestionar y controlar con confianza datos a gran escala. Las organizaciones confían en las soluciones de gestión e inteligencia de datos de Actian para optimizar entornos de datos complejos y acelerar la entrega de datos preparados para la inteligencia artificial. Diseñadas para ser flexibles, las soluciones de Actian se integran a la perfección y funcionan de forma fiable en entornos locales, en la nube e híbridos. Obtenga más información sobre Actian, la división de datos e inteligencia artificial de HCLSoftware, en actian.com.