Las organizaciones deben asegurarse de que sus datos son precisos, coherentes, seguros y cumplen las leyes y normativas pertinentes. Aquí es donde entra en juego la gobernanza de los datos. La gobernanza de datos se refiere a la gestión global de la disponibilidad, usabilidad, integridad y seguridad de los datos dentro de una organización. Uno de los componentes más importantes de una estrategia eficaz de gobierno de datos es la creación y aplicación de políticas de gobierno de datos.
Las políticas de gobierno de datos definen las reglas, procesos y normas para gestionar los datos a lo largo de su ciclo de vida. Estas políticas garantizan que los datos se gestionen de forma que se maximice su valor al tiempo que se minimizan los riesgos asociados al uso indebido, las violaciones de datos y el incumplimiento. En este artículo examinaremos el proceso de creación y aplicación de políticas de gobierno de datos, así como su importancia para las organizaciones modernas.
¿Qué son las políticas de gobernanza de datos?
Las políticas de gobierno de datos son un conjunto de normas y directrices formalizadas que dictan cómo deben gestionarse, protegerse, utilizarse y destruirse los datos dentro de una organización. Estas políticas cubren varios aspectos de la gestión de datos, como la calidad de los datos, la seguridad de los datos, la privacidad de los datos y el cumplimiento de la normativa. Proporcionan un marco para garantizar que los datos se gestionan de forma coherente en todos los departamentos y sistemas, en consonancia con los objetivos empresariales y los requisitos normativos.
Los componentes clave de las políticas de gobernanza de datos suelen incluir:
- Responsabilidades en materia de propiedad y gestión de datos.
- Normas de seguridad y privacidad de los datos.
- Procesos de gestión de la calidad de los datos.
- Clasificación de datos y directrices de control de acceso.
- Políticas de conservación y archivo de datos.
- Cumplimiento de la normativa pertinente (como GDPR, CCPA, etc.).
Pasos para crear políticas de gobernanza de datos
El proceso de creación de políticas de gobernanza de datos requiere un enfoque estructurado para garantizar que las políticas abordan todos los aspectos necesarios de la gestión de datos y están alineadas con los objetivos de la organización. Estos son los pasos para crear políticas de gobierno de datos eficaces:
1. Definir los objetivos y el alcance
Antes de crear políticas de gobierno de datos, es importante definir claramente los objetivos del programa de gobierno de datos. Estos objetivos deben alinearse con la estrategia empresarial más amplia de la organización y abordar retos clave como la calidad de los datos, la seguridad de los datos, el cumplimiento y la eficiencia operativa.
También debe determinarse el alcance de las políticas. Esto incluye identificar qué dominios de datos (por ejemplo, datos de clientes, datos financieros, datos de empleados) y sistemas se regirán, y si las políticas se aplicarán a todos los datos o sólo a subconjuntos específicos. El alcance también debe incluir consideraciones geográficas si la organización opera en varias regiones con diferentes requisitos legales y reglamentarios.
2. Identificar a las principales partes interesadas
Las políticas de gobierno de datos no pueden crearse de forma aislada. Para garantizar que las políticas satisfacen las necesidades de la organización y los requisitos legales, es fundamental contar con la participación de las principales partes interesadas de diversos departamentos, como TI, jurídico, cumplimiento normativo, gestión de datos y unidades de negocio.
Los propietarios de los datos, los administradores de datos y los expertos en la materia (PYME) desempeñan un papel importante a la hora de proporcionar información sobre los retos específicos de la gestión de datos a los que se enfrentan sus respectivos departamentos. Sus aportaciones contribuyen a garantizar que las políticas aborden los problemas del mundo real y creen un sentido de propiedad y responsabilidad entre los responsables de la gestión de datos.
3. Evaluar las prácticas actuales de gestión de datos
Antes de elaborar políticas de gobernanza de datos, las organizaciones deben evaluar sus prácticas actuales de gestión de datos. Esto incluye evaluar el estado actual de la calidad de los datos, los protocolos de seguridad, la integración de datos y el cumplimiento de la normativa vigente.
Realizar una auditoría de datos puede proporcionar información valiosa sobre lagunas de datos, incoherencias y riesgos potenciales. También ayuda a identificar áreas en las que se pueden introducir mejoras. Comprender el estado actual de la gestión de datos permite desarrollar políticas más específicas y eficaces que aborden las deficiencias existentes.
4. Desarrollar un marco de gobernanza de datos
Un marco sólido de gobernanza de datos describe las políticas, procedimientos y funciones necesarios para gestionar y supervisar eficazmente los datos dentro de la organización. El marco debe incluir:
- Propiedad de los datos: Definir claramente quién posee y es responsable de los distintos tipos de datos, como las unidades de negocio, los administradores de datos o TI.
- Gestión de datos: Asigne administradores de datos para supervisar la calidad y la gestión de los datos en todos los departamentos. Estas personas se asegurarán de que se mantengan los estándares de datos y de que los problemas relacionados con los datos se aborden con prontitud.
- Acceso a los datos y seguridad: Define normas sobre quién puede acceder a qué datos, cómo se concede el acceso y los protocolos de seguridad que deben seguirse, como el cifrado o la autenticación.
- Normas de calidad de los datos: Establecer procesos para supervisar y mejorar la calidad de los datos, incluida su exactitud, coherencia e integridad. Esto puede implicar normas de validación de datos, técnicas de limpieza de datos y auditorías periódicas.
- Gestión del ciclo de vida de los datos: Defina las etapas del ciclo de vida de los datos -desde su creación hasta su eliminación- y establezca normas para su conservación, archivo y eliminación de conformidad con los requisitos legales y reglamentarios.
5. Crear políticas claras y aplicables
Una vez establecido el marco, el siguiente paso es crear las políticas de gobernanza de datos propiamente dichas. Estas políticas deben ser claras, concisas y aplicables, con normas y directrices específicas que todas las partes interesadas puedan comprender y aplicar fácilmente.
Por ejemplo:
- Una política de acceso a los datos puede especificar qué funciones dentro de la organización están autorizadas a acceder a determinados tipos de datos y los protocolos de seguridad necesarios para acceder a ellos.
- Una política de calidad de los datos podría establecer las expectativas de exactitud, integridad y coherencia de los datos, con directrices sobre cómo abordar los errores y las incoherencias de los datos.
- Una política de conservación de datos puede definir durante cuánto tiempo deben conservarse los distintos tipos de datos y cuándo deben archivarse o eliminarse.
6. Establecer un mecanismo de control y ejecución
Para garantizar que se siguen las políticas de gobernanza de datos, es esencial disponer de mecanismos para supervisar la adhesión y exigir el cumplimiento. Esto puede incluir herramientas automatizadas para rastrear el acceso a los datos, las métricas de calidad de los datos y los patrones de uso de los datos.
Las auditorías y los informes periódicos ayudan a detectar lagunas en el cumplimiento y áreas en las que puede ser necesario actualizar las políticas. Los comités o equipos de gobernanza de datos pueden encargarse de supervisar el cumplimiento de estas políticas y abordar cualquier problema que surja.
7. Comunicar y formar a los empleados
Una vez creadas las políticas de gobernanza de datos, es esencial comunicarlas a todas las partes interesadas de la organización. Esto incluye no sólo a los propietarios y administradores de datos, sino también a los usuarios finales que interactúan con los datos a diario.
Deben llevarse a cabo programas de formación para educar a los empleados sobre la importancia de la gobernanza de datos y cómo adherirse a las políticas. Esto ayuda a garantizar que todo el mundo es consciente de sus funciones y responsabilidades en relación con la gestión de datos.
8. Revisar y actualizar periódicamente
La gobernanza de los datos no es un esfuerzo único. A medida que evolucionan las necesidades empresariales, la normativa y la tecnología, es importante revisar y actualizar periódicamente las políticas de gobierno de datos. Así se garantiza que sigan siendo pertinentes, eficaces y acordes con los objetivos estratégicos de la organización.
Un circuito continuo de retroalimentación que incluya las aportaciones de los usuarios de datos, los administradores y los responsables de cumplimiento puede ayudar a identificar áreas de mejora. Las actualizaciones periódicas también permiten a las organizaciones adaptarse a los nuevos requisitos normativos y a las nuevas tecnologías de gestión de datos.
Buenas prácticas para implantar políticas de gobernanza de datos
Algunas de las mejores prácticas para implantar políticas de gobernanza de datos son:
- Empezar poco a poco y ampliar gradualmente: Comience centrándose en unos pocos dominios de datos o unidades de negocio clave y amplíe gradualmente el alcance de su programa de gobierno de datos a medida que las políticas demuestren su eficacia.
- Aprovechar la tecnología: Utilice herramientas y tecnologías de gobernanza de datos para automatizar la aplicación de políticas, supervisar la calidad de los datos y realizar un seguimiento del cumplimiento.
- Fomentar una cultura orientada a los datos: Fomente una cultura en la que los empleados comprendan la importancia de la gobernanza de los datos y asuman la propiedad de la calidad y la seguridad de los datos.
- Alineación con los objetivos empresariales: Asegúrese de que las políticas de gobierno de datos apoyan la estrategia empresarial global de la organización y ayudan a impulsar el valor a través de una mejor toma de decisiones y eficiencia operativa.
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La creación y aplicación de políticas de gobierno de datos es un paso fundamental para garantizar que los datos de una organización se gestionan de forma eficaz, segura y conforme a la normativa. Las políticas bien definidas promueven la calidad de los datos, agilizan las operaciones, mitigan los riesgos y permiten tomar mejores decisiones. Siguiendo un enfoque estructurado para la creación y aplicación de políticas, las organizaciones pueden construir una base sólida para el gobierno de datos, mejorando su capacidad para aprovechar los datos como un activo estratégico en un panorama empresarial en rápida evolución.
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