6 razones para incluir a los usuarios empresariales en su estrategia de catálogo de datos

En el mundo actual impulsado por los datos, las organizaciones confían cada vez más en los catálogos de datos para gestionar, organizar y gobernar sus activos de datos. Aunque los catálogos de datos suelen considerarse herramientas para ingenieros de datos, analistas y administradores de datos, su verdadero potencial se despliega cuando los usuarios empresariales participan activamente en su aprovechamiento.

Los usuarios empresariales -aquellos que confían en los datos para tomar decisiones, impulsar la estrategia y aportar valor- desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar el éxito de una iniciativa de catálogo de datos. He aquí seis razones por las que incluir a usuarios empresariales en su estrategia de catálogo de datos no sólo es beneficioso, sino esencial:

1. Acortar la distancia entre las TI y la empresa

Uno de los retos más comunes en la gestión de datos es resolver la desconexión entre los equipos técnicos y los usuarios empresariales. Los ingenieros y administradores de datos suelen centrarse en los aspectos técnicos de los datos -esquemas, metadatos y gobernanza-, mientras que a los usuarios empresariales les preocupa más cómo los datos pueden responder a sus preguntas o resolver sus problemas.

Al implicar a los usuarios empresariales en el catálogo de datos, las organizaciones pueden:

• Asegúrese de que el catálogo se diseñe teniendo en cuenta el contexto empresarial, para que sea más intuitivo y fácil de usar.
• Ayudar a los equipos técnicos a comprender los casos de uso de los datos en el mundo real, garantizando que el catálogo priorice los activos más valiosos.
• Fomentar la colaboración entre TI y la empresa, creando una comprensión compartida de los datos y su papel en la toma de decisiones.

2. Añadir el contexto empresarial a los metadatos

Un catálogo de datos es tan valioso como los metadatos que contiene. Aunque los metadatos técnicos (por ejemplo, nombres de columnas, tipos de datos) son esenciales, a menudo carecen del contexto que los usuarios empresariales necesitan para comprender los datos y confiar en ellos.

Los usuarios empresariales pueden aportar metadatos empresarialescomo:

• Definiciones de términos y métricas clave (por ejemplo, "¿Qué significa 'pérdida de clientes' en nuestra organización?").
• Anotaciones o etiquetas que describen cómo se utilizan los datos en procesos empresariales específicos.
• Ideas sobre la calidad, fiabilidad y pertinencia de los conjuntos de datos basadas en su experiencia.

Esta capa adicional de contexto hace que el catálogo de datos sea más accesible y significativo para un público más amplio, lo que aumenta su adopción y utilidad.

3. Impulsar la democratización de los datos

La democratización de los datos -el proceso de hacerlos accesibles a todos los miembros de una organización- es un objetivo clave para muchas empresas modernas. Sin embargo, la democratización sólo es posible si los usuarios empresariales se sienten capacitados para encontrar, comprender y utilizar los datos de forma independiente. Un catálogo de datos bien diseñado puede servir de base para la democratización de los datos, pero sólo si satisface las necesidades de los usuarios empresariales.

Al implicar a los usuarios empresariales en el diseño y la implantación del catálogo, las organizaciones pueden:

• Asegúrese de que el catálogo incluye funciones como la búsqueda en lenguaje natural, interfaces de fácil uso para las empresas y herramientas de autoservicio.
• Identificar y abordar los obstáculos a la adopción, como un lenguaje demasiado técnico o una navegación compleja.
• Crear una cultura de alfabetización informática, en la que los usuarios empresariales se sientan seguros utilizando los datos para tomar decisiones.

Un catálogo de datos bien diseñado y adoptado por todas las categorías de usuarios impulsa la democratización de los datos. Permite a todos los usuarios acceder a los activos de datos que necesitan, fomentando la confianza en los datos y promoviendo su uso en toda la empresa.

4. Mejorar la gobernanza y el cumplimiento de los datos

El gobierno de los datos suele considerarse un proceso descendente, impulsado por políticas y normas establecidas por los equipos de TI y de cumplimiento de normativas. Sin embargo, los usuarios empresariales desempeñan un papel fundamental a la hora de garantizar que las políticas de gobernanza sean eficaces y prácticas.

Al incluir a los usuarios empresariales en el catálogo de datos, las organizaciones pueden:

• Anímeles a asumir la responsabilidad de la calidad y la gestión de los datos en sus ámbitos de competencia.
• Proporcióneles una plataforma para señalar problemas, sugerir mejoras y contribuir a los esfuerzos de gobernanza.
• Garantizar que las políticas de gobernanza se ajustan a las necesidades empresariales del mundo real, en lugar de ser puramente teóricas.

Este enfoque colaborativo de la gobernanza no sólo mejora el cumplimiento, sino que también genera confianza en el catálogo de datos como fuente fiable de la verdad.

5. Mejorar la toma de decisiones y los resultados empresariales

En esencia, el propósito de un catálogo de datos es permitir una mejor toma de decisiones haciendo que los datos sean más accesibles, comprensibles y procesables. Los usuarios empresariales son los que, en última instancia, convierten los datos en información y la información en acción.

Al implicarlas en el catálogo de datos, las organizaciones pueden:

• Asegúrese de que el catálogo respalda sus procesos de toma de decisiones, desde la búsqueda de los datos adecuados hasta la comprensión de sus limitaciones.
• Identificar lagunas en el catálogo, como conjuntos de datos que faltan o definiciones poco claras, que podrían dificultar la toma de decisiones.
• Fomentar una cultura basada en los datos, en la que las decisiones se basen en pruebas y no en la intuición.

Cuando los usuarios empresariales participan activamente en el catálogo de datos, es más probable que confíen en él y se apoyen en él, lo que conduce a mejores resultados empresariales y a una cultura basada en los datos.

6. Fomentar la adopción y el éxito a largo plazo

Uno de los mayores retos de cualquier iniciativa de catálogo de datos es impulsar su adopción. Un catálogo diseñado exclusivamente para usuarios técnicos puede tener dificultades para calar entre los usuarios empresariales, lo que limita su impacto.

Al implicar a los usuarios empresariales desde el principio, las organizaciones pueden:

• Asegúrese de que el catálogo satisface sus necesidades y expectativas, aumentando la probabilidad de adopción.
• Crear un sentimiento de propiedad y aceptación, ya que los usuarios de la empresa sienten que su aportación ha sido valorada.
• Crear una comunidad de usuarios comprometidos que defiendan el catálogo y animen a otros a utilizarlo.

Este enfoque centrado en el usuario es clave para garantizar el éxito a largo plazo del catálogo de datos.

Reflexiones finales

Incluir a los usuarios de la empresa en la estrategia del catálogo de datos no es sólo una ventaja, sino una necesidad. Su participación garantiza que el catálogo sea relevante, fácil de usar y esté alineado con los objetivos de la organización. Al tender un puente entre el departamento de TI y la empresa, añadir un contexto valioso a los metadatos e impulsar la adopción, los usuarios empresariales desempeñan un papel fundamental a la hora de convertir un catálogo de datos en una potente herramienta para la toma de decisiones y la innovación.

Para tener éxito, las organizaciones deben fomentar la colaboración entre los equipos técnicos y empresariales, proporcionar formación y asistencia, y recopilar continuamente comentarios para mejorar el catálogo. De este modo, pueden crear un catálogo de datos que realmente permita a todos los miembros de la organización liberar el valor de los datos.

Recuerde: Un catálogo de datos no es sólo una herramienta técnica, es un instrumento de negocio. Y los usuarios empresariales son la clave para liberar todo su potencial.

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Sobre Charlie Wood

Charlie Wood cuenta con más de 15 años de experiencia en gestión de datos, en los que ha desempeñado diversas funciones, incluidas las ventas de tecnología. Aporta una gran cantidad de conocimientos en áreas como la integración, los catálogos de datos y la gobernanza de datos. Actualmente, apoya a los equipos de ventas de campo de Actian, centrándose en todos los aspectos del gobierno de datos.