Cómo garantizar el cumplimiento del GDPR mediante la gobernanza de datos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es uno de los textos legislativos más importantes que afectan a la protección de datos y la privacidad en la Unión Europea (UE). Entró en vigor el 25 de mayo de 2018 y estableció directrices estrictas sobre cómo deben recopilarse, procesarse, almacenarse y compartirse los datos personales. Para las organizaciones que manejan datos personales, el cumplimiento del GDPR no es solo una obligación legal, sino también una parte esencial para mantener la confianza con los clientes, socios y partes interesadas.

Para garantizar el cumplimiento del RGPD y promover la gestión responsable de los datos, las organizaciones deben integrar las mejores prácticas de gobernanza de datos en sus operaciones. La gobernanza de datos implica la creación de políticas, normas y procedimientos para la gestión de activos de datos, garantizando que los datos sean precisos, accesibles, seguros y se utilicen adecuadamente. A continuación, exploraremos las mejores prácticas clave de gobierno de datos bajo la ley GDPR.

1. Identificar y clasificar los datos

Empiece por identificar y cartografiar todos los datos personales de la organización. Esto incluye comprender de dónde proceden los datos y cómo se procesan, almacenan y comparten. A continuación, clasifique los datos en función de su sensibilidad y su finalidad para garantizar un tratamiento y una protección adecuados.

2. Minimizar los datos

Recopile únicamente los datos necesarios para el fin específico para el que se tratan. Evite recopilar demasiados datos que no sean necesarios. A continuación, asegúrese de que los datos personales solo se utilizan para los fines para los que se recogieron y no se reutilizan sin el consentimiento de la persona.

3. Establecer el control de acceso y la seguridad

Implantar controles de acceso basados en funciones (RBAC) para que sólo el personal autorizado pueda acceder a los datos personales. Las organizaciones también deben cifrar los datos personales sensibles en reposo (por ejemplo, en un disco duro) y en tránsito (por ejemplo, en línea o a través del correo electrónico) para protegerlos de accesos no autorizados. Siempre que sea posible, las empresas deben anonimizar o seudonimizar los datos para reducir el riesgo de exposición en caso de violación de datos.

4. Integrar la privacidad desde el principio

Asegúrese de que la privacidad se incorpora a los procesos, sistemas y operaciones empresariales desde el principio. Implemente parámetros de privacidad predeterminados que maximicen la protección de datos, como la configuración predeterminada de intercambio de datos en el nivel más restrictivo.

5. Gestión de los derechos de los interesados

Establecer procedimientos para gestionar los derechos de los interesados -como el derecho de acceso, rectificación, supresión o limitación del tratamiento de sus datos- dentro de los plazos establecidos por el RGPD. Proporcionar instrucciones claras a los interesados sobre cómo ejercer sus derechos, garantizando la facilidad de acceso y la transparencia.

6. Aplicar políticas de conservación y supresión de datos

Cree y aplique políticas claras de conservación de datos que especifiquen durante cuánto tiempo se conservarán los datos personales. Los datos personales sólo deben conservarse el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que se recogieron. Además, aplique un proceso para eliminar de forma segura los datos que ya no sean necesarios, de acuerdo con las políticas de conservación. Esto incluye garantizar que los datos se borran de forma segura de todos los sistemas, copias de seguridad y dispositivos de almacenamiento.

7. Gestión de proveedores y terceros

Asegúrese de que los terceros que procesen datos personales en nombre de la organización (procesadores de datos) cumplan el RGPD mediante la firma de acuerdos de procesamiento de datos (APD). Estos acuerdos deben definir claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones en materia de protección de datos. Evalúe y audite periódicamente a los proveedores externos para asegurarse de que mantienen el nivel requerido de protección de datos.

8. Desarrollar un plan de respuesta a la violación de datos

Elabore y mantenga un sólido plan de respuesta a la violación de datos que cumpla el requisito de notificación de violaciones de 72 horas del RGPD. El plan debe incluir medidas inmediatas, notificaciones internas y notificaciones a las personas afectadas y a las autoridades pertinentes. Investigue a fondo cualquier posible infracción y documente los resultados. Esto incluye el seguimiento del impacto y las medidas correctivas adoptadas para mitigar el problema.

9. Documentar todas las actividades de tratamiento de datos

Mantenga registros exhaustivos de las actividades de tratamiento de datos. Documente qué datos se procesan, por qué se procesan, la base jurídica del procesamiento y cuánto tiempo se conservarán los datos. Asegúrese de que las prácticas de gobierno de datos de la organización estén bien documentadas para demostrar el cumplimiento del RGPD durante las auditorías. Esto incluye el mantenimiento de políticas, registros de formación, registros de consentimiento y acuerdos de procesamiento de datos.

10. Realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos (EIPD)

Para las actividades de tratamiento de datos de alto riesgo, como el tratamiento a gran escala de datos sensibles, realizar Evaluaciones del Impacto sobre la Protección de Datos (EIPD) para identificar y mitigar los riesgos potenciales para la privacidad del interesado. Aplique medidas para mitigar los riesgos identificados, como la seudonimización, el cifrado o la restricción del acceso a los datos.

11. Impartir formación sobre el RGPD

Impartir formación continua sobre el RGPD a los empleados para garantizar que comprenden sus funciones y responsabilidades en la protección de los datos personales. Esta formación debe incluir los principios de la privacidad de los datos, los derechos de los interesados y el tratamiento de datos sensibles. Fomentar una cultura de privacidad dentro de la organización mediante la sensibilización continua sobre el cumplimiento del RGPD y las mejores prácticas de protección de datos.

12. Nombrar a un responsable de la protección de datos (RPD)

Si es necesario, nombre a un responsable de protección de datos (RPD) para supervisar las actividades de protección de datos de la organización. El RPD será responsable de garantizar el cumplimiento del RGPD y de actuar como punto de contacto para los interesados y las autoridades reguladoras. El RPD debe actuar con independencia y tener autoridad para plantear problemas de privacidad directamente a la alta dirección.

13. Garantizar el cumplimiento de las transferencias de datos fuera de la UE

Si los datos personales se transfieren fuera de la UE, garantice el cumplimiento de los requisitos del RGPD para las transferencias internacionales de datos. Esto puede implicar el uso de cláusulas contractuales tipo, normas corporativas vinculantes o asegurarse de que el país de destino tiene un nivel adecuado de protección de datos.

14. Auditar los procesos y seguir mejorando

Auditar periódicamente los procesos de gobernanza de datos para garantizar el cumplimiento del RGPD. Estas auditorías deben evaluar las actividades de tratamiento de datos, las medidas de seguridad, los controles de acceso y la gestión de los derechos de los interesados. Supervisar y actualizar continuamente las prácticas de gobernanza de datos para abordar nuevos riesgos, cambios en los procesos empresariales o actualizaciones de la legislación sobre protección de datos.

Mediante la implementación de estas mejores prácticas, las organizaciones pueden crear un marco sólido de gobernanza de datos que garantice el cumplimiento del GDPR, mitigue los riesgos y fomente la confianza con los clientes y las partes interesadas.

El cumplimiento del GDPR es crucial para las prácticas de gobernanza de datos

El cumplimiento del GDPR es integral para las prácticas modernas de gobierno de datos, y la implementación de estas mejores prácticas puede ayudar a las organizaciones a salvaguardar los datos personales, fomentar la confianza y evitar sanciones costosas. Mediante la creación de un marco sólido de gobernanza de datos, la incorporación de los principios de protección de datos en todos los aspectos de la organización y el mantenimiento de los esfuerzos de cumplimiento en curso, la organización no solo cumplirá con las obligaciones legales, sino que también obtendrá una ventaja competitiva.

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