Una base de datos integrada impulsa a TAIFUN Software

Algunos profesionales de la construcción (carpinteros y albañiles, por ejemplo) son excelentes construyendo y manteniendo estructuras. Otros, como fontaneros, electricistas e instaladores de sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado, son magníficos construyendo y manteniendo infraestructuras. Una cosa que parecen tener en común es que pocos tienen interés en crear o mantener una base de datos, incluso cuando la misma está en el corazón de un sistema ERP diseñado en concreto para las necesidades de las empresas del sector de la construcción.

Para TAIFUN Software, con sede en Hannover, esto suponía un reto. Había varias pequeñas bases de datos que sus desarrolladores podrían haber usado en su sistema ERP optimizado para el sector, capaces de ofrecer una experiencia sin necesidad de intervenciones, pero solían sacrificar el rendimiento a la facilidad de uso. Otras podían ofrecer el alto rendimiento que TAIFUN deseaba, pero volviéndose más complejas. Para garantizar un rendimiento óptimo continuo, un cliente necesitaría acceder a un equipo informático o, al menos, a un gestor de bases de datos cualificado. La mayoría de las empresas a las que quería vender TAIFUN no tenían ni una cosa ni la otra.

Pero TAIFUN encontró exactamente la solución que necesitaba su sistema ERP (un sistema de alto rendimiento y compacto que los usuarios no tengan que tocar nunca) en la base de datos ahora llamada Actian Zen.

La solución

En realidad, el uso de Actian Zen por TAIFUN es anterior a la existencia de Actian Zen. TAIFUN comenzó a usar el predecesor de Zen, Btrieve, a finales de los ochenta. Btrieve daba la potencia y compacidad que TAIFUN necesitaba ya entonces para impulsar su incipiente sistema ERP. Esta primera encarnación de la solución ERP de TAIFUN funcionaba en ordenadores basados en Windows y era ideal para empresas de todos los niveles del sector de la construcción. Permitía incluso a las empresas más pequeñas obtener la potencia de una solución ERP integrada y multiusuario y, al estar optimizada para el sector de la construcción, ofrecía la funcionalidad básica que todas las empresas necesitaban.

Con el tiempo, TAIFUN siguió confiando en la potencia de la base de datos Btrieve para facilitar la ejecución de alto rendimiento a medida que añadía aún más funciones y servicios a su sistema ERP. La propia base de datos Btrieve pasó a conocerse como la base de datos Pervasive y siguió en el corazón del sistema ERP de TAIFUN, incluso cuando el mismo evolucionó para ejecutarse en un pequeño PC o en una configuración cliente-servidor más distribuida, que atrajo a clientes más grandes de los sectores de la construcción y artesanía de Alemania y Austria.

La confianza de TAIFUN en esta potente base de datos no ha dejado de analizarse. Pensando en cómo satisfacer las necesidades de sus clientes, TAIFUN siguió estudiando el campo de los productos de bases de datos, sin dejar de pensar que había tomado la decisión correcta desde el principio.

"Hemos estudiado otras bases de datos", afirma Steffen Goldenstein, Jefe de Desarrollo de TAIFUN, "pero seguimos usando la capa de acceso Btrieve, incluso hoy en día, cuando ejecutamos Actian Zen. No usamos SQL ni la parte relacional de Zen, así que si comparamos lo que usamos con cualquier base de datos relacional actual, la diferencia es clara. Actian Zen es extremadamente rápido y eso es lo que necesitamos. Una base de datos relacional no puede lograr este rendimiento".

Con el tiempo, Pervasive evolucionó hasta el actual Actian Zen y el sistema ERP de TAIFUN ha cambiado a la par. En la actualidad, el sistema ERP de TAIFUN ofrece módulos para todo, del cálculo de costes de trabajos y contabilidad a la gestión de materiales, control del tiempo, gestión y archivo de documentos, correo electrónico y otros muchos aspectos. El sistema también interactúa con aplicaciones ERP para móviles y tabletas, que permiten a los usuarios en la obra procesar pedidos, capturar firmas de clientes, comprobar el inventario, etc. a lo largo de la jornada. Todos los datos enviados desde el campo se transmiten en remoto a la base de datos Actian Zen.

Beneficios

Para TAIFUN, la potencia, rendimiento y estabilidad para el cliente siguen siendo los factores que explican su confianza en Actian Zen.

"El sistema ERP de TAIFUN es extremadamente rápido, algo estupendo si se usan ordenadores pequeños", afirma el Sr. Goldenstein. "Gran parte de ello se debe a la base de datos Actian Zen. Es fácil de instalar, predecible, fiable y muy ágil. Lo más importante para nosotros era la estabilidad de la base de datos. Nuestros clientes no son informáticos, ni quieren lidiar con problemas de bases de datos. Nosotros la instalamos y ellos la usan. No necesitan gestionarla. Es lo que más les gusta de nuestro software".

"En Alemania, todos los profesionales de la construcción y los oficios especializados usan un sistema de ERP especializado", prosigue el Sr. Goldenstein. "Y lo necesitan, porque hay componentes integrados en el sistema que no aparecerían en un sistema ERP más genérico. En Alemania y Austria, todo el mundo trabaja directamente con mayoristas, con los que debe integrarse el software ERP. Muchos de nuestros clientes son pequeñas empresas que hacen sus operaciones en un único ordenador. Otros tienen implementaciones cliente-servidor que soportan cientos de usuarios. Nunca hemos tenido un problema con Actian Zen o sus predecesores. Siempre es estable y fiable. Una gran ventaja para nosotros".

La flexibilidad de ubicación y compacidad de almacenamiento de la base de datos Actian Zen también añade un valor clave para los clientes de TAIFUN. "Nuestros clientes son muy sensibles a las cuestiones de privacidad y control de datos", afirma Goldenstein, "por lo que es importante para ellos poder determinar dónde residen los datos. No les entusiasma la idea de almacenar los datos en la nube y Actian Zen les facilita la tarea de guardarlos donde quieran". Los conjuntos de datos no exigen mucho espacio de almacenamiento".

En última instancia, todos los beneficios atribuibles a Actian Zen pasan desapercibidos. Pocos clientes de TAIFUN saben que usan Actian Zen. La empresa no intenta ocultar este hecho, pero la base de datos está de hecho integrada en el sistema ERP de TAIFUN, que es lo que ven los clientes. ¿El reducido tamaño del conjunto de datos? Parece ser una característica del ERP de TAIFUN. ¿Las funciones de cifrado de la base de datos, mejoradas hace poco? También parece ser otra de las ventajas del ERP de TAIFUN.

"No ocultamos que hay una base de datos Actian en el corazón de nuestra solución ERP", dice el Sr. Goldenstein, "pero tampoco llamamos la atención sobre ella. La base de datos es la trastienda de nuestro sistema ERP. Está ahí y hace su trabajo con toda discreción. Muchos de nuestros clientes ni siquiera saben que interviene una base de datos". Y así es como debe ser. Al final, Actian Zen está diseñado para funcionar sin llamar la atención. Da resultados sin incidentes. Funciona sin colapsar. Solventa las tareas sin la incesante ayuda de un administrador de bases de datos. En resumen, permite a la solución ERP de TAIFUN hacer justo aquello para lo que se diseñó: dar un excelente soporte operativo a las personas que construyen las estructuras e infraestructuras de la Europa del siglo XXI.