ACME acelera la facturación y la incorporación de clientes

Las empresas de transporte se dedican a conectar eslabones de la cadena de suministro. Transportan mercancías de un punto a otro, conectando al fabricante con el distribuidor, con el siguiente proveedor en la cadena de suministro, o directamente con el cliente. Las mejores empresas de transporte hacen estas conexiones a tiempo, de forma segura y fiable, cualidades que han caracterizado desde siempre a ACME Truck Line, con sede en Luisiana. La empresa tiene un historial de 60 años de seguridad, entregas puntuales, capacidad de respuesta e integridad.

Dada esta experiencia en establecer conexiones, resulta irónico que uno de los mayores retos a los que se enfrentó ACME fuera racionalizar cómo se conecta con los clientes. Como la mayoría de las empresas del sector del transporte por camión, ACME había confiado mucho tiempo en sistemas de facturación en papel. Esto tenía cierto sentido porque los procesos y estándares de facturación variaban mucho de un cliente a otro. Sin embargo, suponía mucho trabajo. El personal de ACME tenía que introducir todos los datos de facturación de la empresa (desde los códigos de autorización de gastos (AFE) a los identificadores de pozo y otros detalles clave) dos veces, una en su propio sistema contable y otra en el sistema de facturación de su cliente. Esta práctica de doble entrada duplicaba el riesgo de errores, retrasos y repeticiones en el proceso de facturación. También repercutía negativamente en el proceso de incorporación de clientes de la empresa, haciendo innecesariamente engorroso y complejo el contacto con clientes de gran volumen.

Por eso, cuando un importante cliente del sector del petróleo y gas pidió a ACME que pasara de la facturación en papel a la electrónica, la petición fue recibida con una mezcla de entusiasmo y preocupación. Por un lado, una conexión electrónica con el cliente agilizaría drásticamente el proceso de facturación y minimizaría las posibilidades de introducir errores. Por otro lado, ¿cómo podría el equipo informático de ACME reproducir una conexión tan ágil si otros clientes no usaban los mismos sistemas o estándares de facturación?

Conexión con Actian Business Xchange

ACME Truck Line contrató a un consultor de TI, Mike Bernard, para que encontrara una solución fácil de usar que ayudara a la empresa a mejorar el procesamiento de facturas, acelerar la incorporación de clientes y escalarse fácilmente con el crecimiento del negocio. Tras revisar los procesos de facturación de ACME y comprender la amplia gama de sistemas con los que ACME necesitaba interactuar en el lado del cliente, Bernard recomendó la plataforma Actian Business Xchange y Actian Bx SupplierConnect.

Actian Business Xchange (Bx) es una suite de intercambio de datos B2B totalmente gestionada, desarrollada y basada en la web, con servicios para compradores y proveedores. Bx BuyerConnect y Bx SupplierConnect permiten a las organizaciones intercambiar y traducir facturas, órdenes de compra, avisos de envío y otros documentos con socios comerciales, sin preocuparse de formatos o requisitos específicos. Los servicios Actian Business Xchange son flexibles y pueden personalizarse según las necesidades de cada organización, sus socios y los formatos en uso. Están basados en la nube, por lo que la carga para el equipo de TI de una organización es mínima. Y son asequibles, así todos los socios pueden beneficiarse de la velocidad, precisión y seguridad de la plataforma.

Bernard vio cuatro ventajas clave para ACME en adoptar Actian Bx SupplierConnect:

• Capacidad de transformación de "cualquier cosa en cualquier cosa".
• Formateo automático de facturas.
• Cómoda supervisión a través de Internet para clientes de gran volumen.
• Capacidad para ampliar los servicios y seguir el ritmo de una clientela creciente y heterogénea.

Estas ventajas también estaban claras para los responsables de ACME, que tomaron la decisión de conectarse a la plataforma Actian Business Xchange.

Transporte terrestre facilitado por la nube

Actian Bx SupplierConnect ha reducido drásticamente la fricción inherente al anterior enfoque de facturación de ACME. El personal de ACME envía un único archivo de factura a la plataforma Actian Bx Xchange basada en la nube, y Bx SupplierConnect asume las tareas a partir de ahí.

"Actian Bx SupplierConnect valida los datos antes de transmitirlos", afirma Bernard. "Cuando sabemos de antemano que todos los datos son correctos, podemos contar con un procesamiento puntual de las facturas, menos repetición del trabajo y un pago más rápido. Con el cambio a Actian Bx SupplierConnect, Acme Truck Line ha reducido los errores de datos y ha aumentado la calidad de los datos, acelerando el tiempo para obtener ingresos."

ACME también ha descubierto que la propia plataforma Actian Business Xchange facilita la incorporación de nuevos clientes. "Actian Bx Manager brinda un formulario web con todos los campos necesarios para dar de alta a la mayoría de los clientes de ACME Truck Line", afirma Bernard. "No importa si quieren usar XML, EDI o cualquier otro formato. Simplemente rellenamos un formulario electrónico y Bx SupplierConnect se encarga de todo. Hace todo el mapeo de campos por nosotros. El sistema es muy eficaz y fácil de usar, y tiene las opciones de conectividad que ACME Truck Line necesita para que los clientes puedan empezar a trabajar muy rápido."

Bernard cita un caso en el que el sistema de facturación de un nuevo cliente tenía campos aún no disponibles en el sistema Actian Bx Manager. "Simplemente añadimos el campo y Bx SupplierConnect lo asignó sin problemas", afirma.

Gracias a la agilización de los procesos de incorporación de nuevos clientes y a unos servicios de facturación electrónica muy eficientes, que eliminan con eficacia la duplicación de la introducción de datos y errores a los que son propensos estos procesos manuales, la capacidad de ACME para transportar la parte más importante de la carga (los datos) ha mejorado de forma radical. El tiempo de procesamiento de facturas ha disminuido, igual que los días de ventas pendientes. Cuantos más clientes conecta ACME Truck Line a Bx SupplierConnect, más se multiplica el valor. Y como este sistema gestionado facilita que ACME escale su negocio sin fricciones de facturación, es fácil para ACME centrarse en prestar los servicios por los que es tan conocida: entrega fiable y puntual de cargas importantes donde deseen sus clientes.