Gobierno de datos de la HIPAA: Lo que debe saber

Salvaguardar los datos de los pacientes es más importante que nunca, ya que la mayoría de ellos están digitalizados. La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA) ofrece un marco completo para proteger la privacidad y seguridad de la información sanitaria.

Sin embargo, el cumplimiento de la HIPAA no consiste sólo en seguir una serie de normas, sino también en implantar una sólida gobernanza de los datos sanitarios. gobierno de datos para garantizar que la información sanitaria se gestiona, protege y utiliza de forma responsable.

En este artículo, veremos los tipos de organizaciones que deben cumplir la normativa HIPAA, las diferentes formas en que se puede infringir la HIPAA, las consecuencias de infringir la HIPAA y los pasos que puede dar una organización para implantar con éxito el gobierno de datos de la HIPAA.

¿Quién debe cumplir las directrices de la HIPAA?

Las directrices de la HIPAA se aplican a una amplia gama de personas, organizaciones y empresas que manejan Información Sanitaria Protegida (PHI) en Estados Unidos. Las siguientes entidades y personas están obligadas a seguir las directrices de la HIPAA:

• Entidades cubiertas: Las organizaciones o personas que manejan directamente la PHI están sujetas a la normativa HIPAA, incluidos los proveedores de asistencia sanitaria, las compañías de seguros médicos, las organizaciones de mantenimiento de la salud, los planes de salud de las empresas y los centros de intercambio de información sanitaria.
• Socios comerciales: Los proveedores o contratistas externos que trabajan con entidades cubiertas y tienen acceso a la PHI para prestar servicios en su nombre también están sujetos a la normativa HIPAA. Entre ellos se incluyen los proveedores de almacenamiento de datos, los proveedores informáticos y de seguridad, las empresas de facturación y codificación y las empresas jurídicas y contables.
• Trabajadores y empleados del sector sanitario: Todos los empleados, contratistas o cualquier persona que trabaje para una entidad cubierta o asociado comercial que tenga acceso a la PHI debe cumplir la normativa de la HIPAA. Esto incluye a médicos y enfermeros, personal administrativo, investigadores médicos y personal de apoyo.
• Personas que manejan información sanitaria: Cualquier persona que trabaje con datos sanitarios o tenga acceso a ellos, aunque no participe directamente en la prestación de asistencia sanitaria, debe cumplir las normas de la HIPAA para proteger la información de los pacientes. Esto puede incluir a empleados de diversos sectores como bufetes de abogados, compañías de seguros que manejan información médica y tecnología sanitaria.
• Administraciones estatales y locales: Los organismos públicos que gestionan o utilizan PHI en programas relacionados con la atención sanitaria, como Medicaid, servicios de salud pública, etc., también tienen que cumplir la normativa HIPAA para proteger los datos sanitarios.
• Aplicaciones sanitarias y empresas tecnológicas: Como los datos sanitarios están cada vez más digitalizados, las empresas tecnológicas que desarrollan o proporcionan aplicaciones sanitarias, portales de pacientes y plataformas de telemedicina también pueden estar obligadas a cumplir la HIPAA si procesan o almacenan PHI.

¿Qué son las infracciones de la HIPAA?

Las infracciones de la HIPAA se producen cuando una persona u organización incumple las disposiciones de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Estas violaciones pueden ir desde infracciones accidentales hasta conductas indebidas intencionadas, y suelen implicar el acceso no autorizado, la divulgación o el manejo incorrecto de la PHI. Las infracciones pueden producirse de diversas formas, ya sea por negligencia, malas prácticas de seguridad o mala intención.

Los tipos de infracciones de la HIPAA incluyen:

• Acceso no autorizado a la PHI.
• Incumplimiento de las salvaguardias.
• Eliminación inadecuada de la PHI.
• Incumplimiento de la obligación de notificar las violaciones de datos.
• Divulgación no autorizada de PHI.
• Falta de acuerdos de empresa asociada (Business Associate Agreements, BAA).
• No aplicar controles de acceso adecuados.

¿Cuáles son las sanciones por infracción de la HIPAA?

Violar la HIPAA puede acarrear graves consecuencias, como sanciones civiles y penales, demandas civiles y daños a la reputación. 

Sanciones civiles

El Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU. (HHS) puede imponer multas por infracciones. Estas sanciones pueden oscilar entre 100 y 50.000 dólares por infracción, dependiendo de la gravedad de la infracción y de si ésta se debió a una negligencia intencionada.

La sanción total puede ascender a 1,5 millones de dólares anuales por infracción de la misma disposición.

Sanciones penales

En caso de infracciones más graves, como adquirir o divulgar a sabiendas información sanitaria protegida sin autorización, pueden imponerse sanciones penales, incluidas multas y penas de prisión:

• Hasta 50.000 dólares y hasta 1 año de prisión por delitos cometidos sin intención dolosa o con ánimo de lucro personal.
• Hasta 100.000 dólares y hasta 5 años de prisión por delitos cometidos con engaño.
• Hasta 250.000 dólares y hasta 10 años de prisión por delitos cometidos con la intención de vender o distribuir PHI.

Demandas civiles

En algunos casos, los pacientes cuya PHI haya sido divulgada indebidamente pueden presentar demandas civiles contra el infractor.

Daños a la reputación

Una violación de la HIPAA puede causar un daño significativo a la reputación de una organización. La divulgación pública de una infracción puede provocar una pérdida de confianza entre pacientes y clientes, lo que se traduce en una disminución del negocio.

Cómo implantar la gobernanza de datos de la HIPAA

Para que una empresa u organización aplique el gobierno de datos de la HIPAA, debe crear y aplicar políticas, procedimientos y controles que garanticen la protección, seguridad y privacidad de la la información sanitaria protegida (PHI). Un gobierno de datos eficaz ayuda a salvaguardar los datos sanitarios confidenciales, reducir el riesgo de filtración de datos y garantizar que la organización cumple las obligaciones legales y reglamentarias.

He aquí un enfoque paso a paso para implantar la gobernanza de datos de la HIPAA:

1. Establecer un marco de gobernanza de datos

Un marco sólido es esencial para definir cómo se gestionará, protegerá y compartirá la PHI dentro de la organización. En marco de gobierno de datos debe estar alineado con los principios clave de la HIPAA: confidencialidad, integridad y disponibilidad de la PHI. Las organizaciones deben definir la propiedad de los datos, designar administradores de datos y desarrollar políticas de gobierno de datos.

2. Realizar un inventario de datos

Antes de implantar prácticas de gobernanza de datos, es necesario conocer los tipos de PHI que maneja una organización, dónde se almacena, cómo se utiliza y quién tiene acceso a ella. Se debe determinar dónde reside la información y quién tiene acceso a ella, y realizar una evaluación de riesgos para identificar las vulnerabilidades del sistema actual que podrían comprometer la seguridad de la información.

3. Implantar mecanismos de control de acceso

La HIPAA exige que sólo las personas autorizadas puedan acceder a la PHI. Unos controles de acceso adecuados son fundamentales para la gobernanza de los datos. Implemente un sistema que conceda acceso a la PHI en función de las funciones del puesto y utilice autenticación multifactor y políticas de contraseñas seguras para reforzar los controles de acceso. También es una buena idea asegurarse de que los empleados y contratistas sólo tienen acceso a la cantidad mínima de PHI necesaria para realizar sus tareas. 

4. Establecer medidas de seguridad y protección de datos

Implemente prácticas de seguridad de datos para proteger la PHI del acceso no autorizado, la alteración o la destrucción. Para ello, es posible utilizar el cifrado para proteger la PHI tanto en tránsito (por ejemplo, a través de Internet o del correo electrónico) como en reposo, cuando se almacena en servidores o dispositivos. Asegúrese de que se realizan copias de seguridad periódicas de toda la información confidencial de importancia crítica y de que existe un plan de recuperación ante catástrofes en caso de fallos del sistema, catástrofes naturales o ciberataques.

Implemente cortafuegos, software antimalware y sistemas de detección de intrusiones para detectar e impedir intentos de acceso no autorizados. 

5. Supervisar y auditar el acceso a la PHI

La supervisión y auditoría periódicas son esenciales para rastrear el acceso a la PHI, identificar posibles infracciones y garantizar el cumplimiento de los requisitos de la HIPAA. Mantenga registros de auditoría detallados que rastreen quién accedió a la PHI, qué acciones realizó y cuándo ocurrió. Esto puede ayudar a identificar posibles amenazas a la seguridad o comportamientos no conformes.

Las organizaciones deben realizar auditorías periódicas de la actividad del sistema para detectar cualquier acceso no autorizado o uso indebido de la PHI. Estas auditorías deben formar parte de un programa de cumplimiento continuo y utilizar herramientas que proporcionen supervisión en tiempo real de los sistemas y alertas de actividades sospechosas relacionadas con la PHI.

6. Garantizar la correcta conservación y eliminación de los datos

La HIPAA exige que la PHI se conserve durante un periodo determinado y que se elimine de forma segura cuando ya no se necesite. No gestionar adecuadamente la conservación y eliminación de datos puede dar lugar a infracciones.

Elaborar y aplicar políticas que especifiquen durante cuánto tiempo deben conservarse los distintos tipos de información sanitaria protegida. Conserve los registros de acuerdo con los periodos de conservación mínimos necesarios de la HIPAA o según lo exija la ley. Cuando la PHI ya no sea necesaria, asegúrese de que se elimina de forma segura. Esto puede implicar el borrado seguro de dispositivos electrónicos o la destrucción de registros físicos.

7. Formación y sensibilización periódicas del personal

Los empleados deben comprender la importancia del cumplimiento de la HIPAA y su papel en la protección de la PHI. Proporcione formación inicial y continua a todos los empleados, contratistas y socios comerciales sobre los requisitos de privacidad y seguridad de la HIPAA. La formación debe abarcar el control de acceso, el tratamiento de datos y los protocolos de respuesta ante infracciones.

Fomentar una cultura de seguridad y privacidad dentro de la organización recordando periódicamente al personal su responsabilidad de salvaguardar la PHI y animándoles a informar de posibles incidentes de seguridad.

8. Desarrollar un plan de respuesta a las violaciones

Un plan de respuesta en caso de infracción garantiza que, si la PHI se ve comprometida, la organización pueda responder rápidamente y de acuerdo con los requisitos de notificación de la HIPAA.

Implantar sistemas para detectar y notificar inmediatamente las infracciones. Esto incluye la vigilancia de indicios de acceso no autorizado o pérdida de datos. En caso de violación, la HIPAA exige a las entidades cubiertas que notifiquen a las personas afectadas, al Departamento de Salud y Servicios Humanos y, en algunos casos, a los medios de comunicación. Asegúrese de que el plan incluye estos requisitos y los plazos de notificación (en un plazo de 60 días desde el descubrimiento de una violación).

Designe un equipo de respuesta a incidentes para gestionar las violaciones y mitigar los posibles daños. Este equipo debe estar formado y preparado para responder a cualquier posible violación de la seguridad de la PHI.

9. Crear acuerdos de empresa asociada (Business Associate Agreements, BAA)

Si una organización trabaja con proveedores o contratistas externos (asociados comerciales) que tienen acceso a la información sanitaria protegida, debe asegurarse de que existe un acuerdo de asociación comercial (Business Associate Agreement, BAA). Acuerdo de Colaboración Empresarial (ACOE) en vigor.

El BAA debe describir el modo en que el socio comercial manejará la PHI y sus responsabilidades para mantener la seguridad y el cumplimiento de las normas de la HIPAA. Asegúrese de que todos los BAA existentes están actualizados y cumplen la HIPAA, especialmente si los socios comerciales cambian sus prácticas o medidas de seguridad.

10. Mejora continua y control del cumplimiento

El cumplimiento de la HIPAA es un proceso continuo, por lo que es importante revisar y mejorar continuamente las prácticas de gobierno de datos. Realice periódicamente auditorías y evaluaciones internas para valorar la eficacia de las políticas de gobierno de datos de la organización e identificar posibles lagunas.

La normativa de la HIPAA puede evolucionar, por lo que es crucial mantenerse informado sobre cualquier cambio en las normas de la HIPAA e incorporarlo a la estrategia de gobierno de datos. Considere la posibilidad de recurrir a auditores externos o probadores de penetración para evaluar el programa de gobierno de datos e identificar las vulnerabilidades que puedan necesitar ser abordadas.

La implantación del gobierno de datos de la HIPAA es un proceso exhaustivo que requiere un marco claro, controles de acceso, medidas de protección de datos, formación y supervisión continua. Siguiendo las mejores prácticas y manteniendo una actitud proactiva respecto al cumplimiento, las empresas y organizaciones pueden proteger eficazmente la PHI, mitigar los riesgos y garantizar que cumplen los estrictos requisitos de privacidad y seguridad de la HIPAA.

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