Superior Energy Services senkt DSO um fast 20%

Die Öl- und Gasbranche hat ein Faible für Wildcatter, also für Menschen, die auf eigene Faust losziehen und in der boomenden Welt der Energie erfolgreich sind. Es gibt auch eine lange Tradition, dass größere Unternehmen kleinere Unternehmen aufkaufen, insbesondere solche, die sich als erfolgreich erwiesen haben und von diesem Erfolg profitieren wollen.

Das in Houston ansässige Unternehmen Superior Energy Services, das den Bedarf von Öl- und Gasunternehmen auf der ganzen Welt in den Bereichen Bohrung, Fertigstellung und Produktion deckt, war besonders gut darin, diese kleineren Unternehmen aufzuspüren - und hatte dabei ein globales Geschäft mit einem Dienstleistungsportfolio aufgebaut, das alles abdeckt, von Werkzeugen und Ausrüstung bis hin zu hochqualifiziertem Personal, das einfach an einem bestimmten Standort auftaucht und sofort mit der Arbeit beginnt.

Hinter dieser Fassade eines einzigen Unternehmens verbarg sich jedoch eine kompliziertere Realität. Superior hatte Hunderte kleinerer Firmen übernommen, diesen aber keine starren Vorgaben gemacht, welche Systeme sie bei der Abwicklung ihrer Geschäfte verwenden sollten. "Zu einem bestimmten Zeitpunkt hatten wir weit über 100 verschiedene Produkt- und Dienstleistungslinien, die im Grunde genommen autonom arbeiteten", sagt John Streeter, Director of Credit and Collections bei Superior Energy Services. "Innerhalb dieser verschiedenen Produkt- und Dienstleistungslinien gab es mehrere ERP-Systeme - und mehrere Versionen innerhalb dieser ERP-Systeme."

Das Problem für Superior bestand nicht nur darin, dass das Unternehmen eine ganze Reihe einzelner ERP-Systeme unterhalten musste. Es gab auch einen Nachteil für die Kunden: Viele der Produkt- und Dienstleistungslinien von Superior hatten mit denselben Kunden zu tun. Die einzelnen Abteilungen von Superior stellten denselben Kunden unabhängig voneinander Rechnungen aus, was sowohl ineffizient als auch zeitaufwendig für die einzelnen Gruppen war. Dieser fragmentierte Ansatz hatte auch zur Folge, dass Superior insgesamt mehr Tage benötigte, um die Zahlungen für seine Dienstleistungen einzuziehen. Der Leistungsindikator DSO (Days Sales Outstanding) war im Großen und Ganzen nicht annähernd so gut, wie es die Führungskräfte von Superior sich wünschten.

"Wir wollten einige unserer größeren Kunden mit höheren Volumina identifizieren und unseren Abrechnungs- und Fakturierungszyklus mit ihren Kreditoren- und Beschaffungsgruppen integrieren, um die betriebliche Effizienz zu steigern", sagt Streeter. "Die Unternehmensleitung wollte, dass wir die DSO so schnell wie möglich reduzieren, da sie sich auf den Cashflow und unser Betriebskapital auswirkt."

Die Frage, die sich Streeter stellte, war klar: Wie kann man dies angesichts einer derart dezentralisierten IT-Infrastruktur bewerkstelligen?

Die Lösung

Superior hatte nicht vor, einzelne Backoffices zu zentralisieren. Es wollte nicht einmal einen bestimmten Ansatz vorschreiben. Stattdessen schlug Streeter einen Ansatz vor, der die verschiedenen Back-Offices dazu anregte, bestimmte Beschaffungs- und Rechnungsstellungsprozesse zu standardisieren. Dieser Ansatz bot zwei wesentliche Vorteile, die sowohl für die Mitarbeiter in den Geschäftseinheiten als auch für die Führungskräfte in der C-Suite spürbar sein würden: Es würde den Zeitaufwand für die Erstellung und Einreichung einer Rechnung reduzieren, die Zahlungsausfälle verringern und die Liquiditätslage des Unternehmens verbessern. Entscheidend für den Erfolg dieses Ansatzes war die Anpassung der Actian Business Xchange (BX) Plattform.

Die Actian BX Plattform bietet einen voll gemanagt, Cloud Datenaustauschservice sowohl für Käufer als auch für Lieferanten. Actian BX ermöglicht verschiedenen Gruppen innerhalb von Superior den Austausch und die Übersetzung von Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten mit seinen Kunden, ohne Rücksicht auf spezifische Dokumentenformate oder Anforderungen. Eine Geschäftseinheit innerhalb von Superior kann eine Rechnung an Actian BX senden, das die Rechnung validiert, konvertiert und in einem Format liefert, das mit dem Fakturierungssystem des Kunden kompatibel ist. Der über Actian BX verfügbare B2B-Integrationsservice ist flexibel genug, um jedes ERP-System zu unterstützen, das bei Superior im Einsatz ist - und ebenso flexibel und leistungsfähig genug, um jedes ERP-System zu unterstützen, das ein Kunde zur Aufnahme und Verarbeitung von Rechnungen verwendet. Actian selbst bietet einen Onboarding-Service an, der neue Organisationen innerhalb von Superior sowie alle Kunden, die sich bereit erklären, Rechnungen von Superior über Actian BX zu empfangen, schnell einrichtet.

Die Vorteile

Wie bereits erwähnt, bot der Ansatz von Streeter zweierlei Vorteile. Durch die Standardisierung ihrer Rechnungsstellungsprozesse und die Verwendung von Actian BX für die Einreichung ihrer Rechnungen konnten die Geschäftsbereiche von Superior Zeit und Geld sparen. Als diese Geschäftsbereiche begannen, Actian BX zu nutzen, erkannten sie, wie viel Zeit und Geld sie selbst sparen konnten.

"Die Leute, die die Rechnungen erstellen, haben viel mehr Zeit", sagt Streeter. "Sie können zwischen 7 und 12 Arbeitstagen pro Monat einsparen, wenn sie dieses Verfahren anwenden, während sie mit ihrem alten Verfahren weitermachen. Das ist ein enormer Nutzen."

In der Tat stellte Streeter fest, dass die Zeitersparnis bei Superior eine Welle der Begeisterung auslöste. "Als wir anfingen", sagt er, "begannen die meisten Geschäftsbereiche, Mauern zu errichten und Widerstand zu leisten. Wir wussten also, dass wir jede Geschäftseinheit einzeln behandeln und ihnen die Botschaft auf die richtige Weise vermitteln mussten. Es dauerte eine Weile, aber als die Geschäftsgruppen die Ergebnisse sahen, sprangen die Leute auf den Zug auf und halfen uns, das Projekt zu fördern. Das war großartig, denn viele dieser Abteilungen sprachen jettz miteinander. Wir brauchten diesen Ansatz nicht mehr zu verkaufen; die Leute kamen und fragten, ob sie mitmachen wollten. Es rief jemand an, der anfangs zu den größten Verweigerern gehörte - jetzt bat er darum, in die erste Reihe aufzurücken."

Die Führungskräfte, die Streeter gebeten hatten, die Außenstände zu reduzieren und die Liquiditätslage des Unternehmens zu verbessern, waren von den Ergebnissen von Streeters Bemühungen ebenso begeistert. "Superior verzeichnete einen enormen Anstieg und eine Verbesserung des Betriebskapitals", sagt Streeter, "und in unserem Geschäft und unserer Branche ist Bargeld alles. Über einen Zeitraum von vier Jahren sank der DSO um etwa 18-19 %. Dies versetzte uns in die Lage, über einen gesunden Kassenbestand zu verfügen, als der nächste Öl- und Gasabschwung kam und die Rohstoffpreise einbrachen. Wir waren definitiv in einer mindestens ebenso guten, wenn nicht sogar besseren Position als unsere Konkurrenten, als dies geschah, was zum Teil auf die DSO-Gewinne aus unserem Integrationsprojekt zurückzuführen ist. Ich denke, das spricht Bände über den Erfolg des Projekts."