Efficient data management with Bucap

In the age of Big Data, it’s not uncommon to hear that this or that company is analyzing huge volumes of data. But Bucap S.p.A is different: it’s not analyzing huge quantities of data; it’s archiving huge quantities of data. And it’s not archiving its own data; it’s archiving data on behalf of public, private, and governmental organizations throughout Italy. Some of that data may not be touched for decades, but some of that data may be required at a moment’s notice. Bucap’s customers need to know their data is secure and that they can access it without delay if and when necessary.

Wie stellt Bucap langfristige Datensicherheit und -integrität bei gleichzeitig kurzfristiger Verfügbarkeit und Zugänglichkeit sicher? – Mit der hybriden Datenbank Actian Ingres.

Lösung

1995, nach mehreren Jahren des Ausbaus der Präsenz auf dem Archivierungs- und Speichermarkt, erkannte das Management von Bucap, dass das Erreichen der Wachstumsziele des Unternehmens von intelligenten Investitionen in die IT abhängen würde. Bucap konnte nicht nur Dienstleistungen für die Archivierung von physischen Unterlagen anbieten, sondern sich durch Investitionen in die IT auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem es effiziente und qualitativ hochwertige Dienstleistungen für die Archivierung digitaler Daten anbot.

Bucap knew it needed to build an archiving solution that would be scalable, reliable, highly available, and easy to maintain in order to support all the business processes of storage, indexing, retrieving, and displaying documents at the service levels it wanted to offer its customers. Two goals stood out: make it easy for customers to manage their own data, documents, and images autonomously; and reduce the time and cost involved with doing so.

„Wir haben die damals verfügbaren relationalen Datenbanklösungen für Unternehmen bewertet, um diejenige zu finden, die unsere Anforderungen am besten erfüllt“, sagt Ruggero Rinaldi, General Manager bei Bucap. „Nach einer sorgfältigen Analyse der Funktionen und Leistungsmerkmale entschieden wir uns für die Actian Ingres Hybrid Datenbank.“

Actian Ingres: Eine ausgezeichnete Wahl

The Actian Ingres Hybrid Database combines the industry-leading Actian Ingres transactional and Vector analytic databases, bundled with world class integration and enterprise monitoring. Bucap chose Actian Ingres because it offers a complete, full featured relational database management system (RDBMS) with a suite of options for easy access to information. Actian Ingres also offered greater ease of administration than competitive products, which would enable Bucap IT personnel to spend more time focused on other technical opportunities.

To facilitate customer access to the database, the Bucap IT team used Actian OpenROAD to build a customer-facing portal. Its intuitive design enables customers to manage and access their archives directly instead of having to engage a Bucap staffer to search for and retrieve documents. As a result, the cost of providing access to archived information dropped dramatically. Concurrently, because customers could access materials faster and whenever they needed them—even in the middle of the night—customer satisfaction with Bucap’s offerings, already high, rose even higher. Compared to traditional internal archiving solutions, the security, flexibility, and any-time access that Bucap offered was much more attractive.

Vorteile

The combination of Actian Ingres and Actian OpenROAD has enabled the IT team at Bucap to develop, adapt, and customize its document management and back office software application offering to meet continuously changing business and customer needs.

“The application has grown alongside the company and customer demands,” says Rinaldi. “We’re continuously adding new functionality and are managing ever-greater volumes of data. We’ve also taken advantage of the fact that Actian Ingres runs on multiple platforms, which has enabled us to capitalize on the insight and experiences we’ve gained to manage information in other systems used within our company.”

Die Entscheidung für Actian Ingres wirkte für Bucap in mehrfacher Hinsicht positiv:

• Das Unternehmen war in der Lage, kritische Verwaltungsfähigkeiten einzugliedern, einschließlich Datenbankadministrator (DBA) und Datenbanksystemadministrator (DBSA).
• Es war möglich die neuen Versionen von Actian Ingres zu testen, um die internen Kompetenzen auszubauen und zu festigen.
• It has gained a high degree of flexibility when it comes to managing core services and adapting processes to meet the ever-changing needs of customers.
• Durch das erreichte Niveau an Datenbankverfügbarkeit und -zuverlässigkeit konnten unterbrechungsfreier Betrieb und Zugang zu den Kundendiensten sichergestellt werden.

Today, Bucap is recognized not only as a complete provider of data archiving and storage offerings, but also as a company capable of offering highly customized and specialized services to meet unique customer needs. It operates eight storage facilities in Northern and Central Italy, housing more than 1,000 linear kilometers of physical documents and more than 500 million digital documents. On any given day, Bucap customers retrieve more than 4,500 documents while digitally archiving more than 68,000. At the heart of this solution lies Actian Ingres and the supportive relationship that has evolved between Bucap and Actian over the course of many years.

„Damals, 1995, bot Actian Lösungen an, die unsere technischen und finanziellen Anforderungen besser erfüllten als jedes andere Unternehmen auf dem Markt“, so Rinaldi. „Und so ist es auch geblieben. Wir sind mit Actian Ingres sehr zufrieden, ebenso wie mit unserer Beziehung zu Actian und Actian Services. Wir konnten alle unsere Ziele erreichen, und dank Actian und der Actian Ingres Datenbank steht unser Unternehmen auf einem soliden Fundament. Wir sind in einer hervorragenden Position, um neue und innovative Produkte zu entwickeln, die den anspruchsvollen Geschäftsmöglichkeiten unserer Kunden gerecht werden.“