Pinnergy reduziert die Lieferzeiten für Rechnungen um 80%

Der Rechnungsstellungsprozess bei Pinnergy war alles andere als eine gut geölte Maschine, und alle Beteiligten wussten das. Aber es war nicht wirklich die Schuld von irgendjemandem bei Pinnergy. Als führendes Unternehmen im Bereich diversifizierter Energiedienstleistungen und eines der größten regionalen, unabhängigen Ölfelddienstleistungsunternehmen Amerikas repräsentierten die Kunden von Pinnergy ein breites Spektrum an großen und kleinen Unternehmen der Öl- und Gasindustrie, von denen nur wenige dasselbe Kreditorenbuchhaltungssystem nutzten. Infolgedessen wurden die Rechnungen von Pinnergy vom Versandsystem bis zur Freigabe durch den Kunden weitergeleitet und mussten dann in die EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) der Kunden eingegeben werden. Es handelte sich um einen mühsamen manuellen Prozess, der mit erheblicher Doppelarbeit und Datenüberschneidungen verbunden war, was die Gefahr von Fehlern und strittigen Rechnungen erhöhte. Außerdem dauerte die Ausführung dieses Prozesses viel zu lange. Es konnte zwischen 30 und 90 Tagen dauern, bis Pinnergy eine Rechnung in das EDI-System eines Kunden eingegeben hatte.

Als das Geschäft von Pinnergy wuchs, wurde die Auftragsverwaltung noch komplexer. Es gab mehr Kunden, denen Rechnungen ausgestellt werden mussten, und ein höheres Transaktionsvolumen zu verwalten. Der Rechnungsstellungsprozess wurde zu einem Engpass, der zu hohen Transaktionskosten und einer Überalterung der Außenstände führte. Die Verantwortlichen von Pinnergy wussten, dass eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung diesen Prozess drastisch rationalisieren würde, aber wie konnte eine einzige Lösung so viele verschiedene EDI-Systeme integrieren?

Lösung

Die IT- und AR-Mitarbeiter von Pinnergy begannen, nach Möglichkeiten zu suchen, den gesamten Prozess der Kundenfakturierung zu standardisieren, zu automatisieren und, wenn möglich, zu beschleunigen - von der Lieferung über die Statusverfolgung bis hin zum Inkasso. Das Team stieß bald auf Actian, den Marktführer im Bereich der Befähigung von Handelspartnern und der Business-to-Business-Rechnungsstellung in der Öl- und Gasindustrie. Die Cloud Business Xchange-Plattform von Actian bietet B2B-Konnektivität, die einige der größten Öl- und Gasunternehmen der Welt mit ihren Kunden und Lieferanten verbindet.

Als vollständig verwalteter B2B-Integrationsservice ermöglicht Business Xchange den Handelspartnern den Austausch elektronischer Beschaffungs- und Lieferkettendokumente unabhängig von Format oder Unternehmenssystem. Dadurch können Handelspartner Kosten, Ineffizienzen und Reibungsverluste in ihren elektronischen Handelsbeziehungen reduzieren - vom Onboarding bis zum Austausch von Rechnungen. Und da Business Xchange mit dem vom Petroleum Information Data Exchange (PIDX) spezifizierten XML-Format arbeiten kann, würde die Plattform Pinnergy in die Lage versetzen, große Datenmengen viel schneller und effizienter als in der Vergangenheit durch den Order-to-Cash-Prozess zu bewegen.

Pinnergy konzentrierte sich zunächst auf die Nutzung von Business Xchange, um seine Rechnungen elektronisch an seine sechzehn wichtigsten Kunden zu übermitteln. Diese Kunden machten nicht nur 80 % des gesamten Rechnungsvolumens von Pinnergy aus, sondern setzten auch bereits auf PIDX als gemeinsamen EDI-Standard. Pinnergy musste lediglich eine Rechnung mit Daten aus seinem NetSuite ERP-System erstellen und dann Actian Business Xchange DataConnect verwenden, um die Rechnung auf die Business Xchange-Plattform hochzuladen. Nach dem Hochladen konnten die Rechnungen unter Verwendung der PIDX-Standards problemlos nach den Anforderungen des Kunden formatiert werden. Die in Business Xchange integrierte ETL-Unterstützung (Extrahieren, Transformieren und Laden) ermöglicht die nahtlose Lieferung von Rechnungen an jeden Kunden, unabhängig davon, welches Buchhaltungs- oder andere Back-Office-System dieser verwendet.

Vorteile

Durch die Integration seiner Unternehmens-IT-Systeme und Arbeitsabläufe mit Actian Business Xchange und Actian DataConnect konnte Pinnergy seinen Rechnungseinreichungsprozess rationalisieren und standardisieren. Durch die Eliminierung der manuellen Dateneingabe konnte Pinnergy die Kosten pro Transaktion sowie die Fehlerhäufigkeit reduzieren, was wiederum die Anzahl der strittigen Rechnungen und den Umfang der Nacharbeit, die diese Streitigkeiten mit sich bringen, verringert hat. Die Automatisierung hat auch die durchschnittliche Zeit für die Einreichung von Rechnungen zur Zahlung verkürzt, wodurch sich Pinnergys Fälligkeit von Rechnungen um etwa 10 Tage verringert hat.

Actian Business Xchange hat es den Mitarbeitern der Buchhaltung und des Kreditmanagements von Pinnergy ermöglicht, einen besseren Überblick über den gesamten Prozess von der Bestellung bis zum Zahlungseingang zu erhalten. Die Berichterstattung ist sowohl zeitnaher als auch genauer, was Pinnergy hilft, einen besseren Kundenservice zu bieten.