ACME beschleunigt Rechnungsstellung und Onboarding

Trucking companies are in the business of connecting links in the supply chain. They haul freight from one point to another, connecting manufacturer to distributor, downstream supply chain provider, or directly to a customer. The best trucking companies make these connections on time, safely, and reliably—qualities that have long characterized the Louisiana-based ACME Truck Line. The company has a 60-year history of safety, on-time deliveries, responsiveness, and integrity.

In Anbetracht dieser geballten Expertise ist es fast schon paradox, dass eine der größten Herausforderungen für ACME war, wie das Unternehmen mit seinen Kunden über neue Prozesse in Kontakt tritt. Wie die meisten Unternehmen in der Lkw-Transportbranche hatte sich ACME lange Zeit auf papierbasierte Fakturierungssysteme verlassen. Dies war bis zu einem gewissen Grad sinnvoll, da sich die Rechnungsprozesse und -standards von Kunde zu Kunde stark unterschieden. Allerdings bedeutete dies auch einen hohen Arbeitsaufwand. Die Mitarbeiter von ACME mussten alle Rechnungsdaten des Unternehmens – von AFE-Codes (Authorization for Expenditure) bis hin zu Brunnen-IDs und anderen wichtigen Details – zweimal eingeben, einmal in das eigene Buchhaltungssystem und ein zweites Mal in das Rechnungssystem des Kunden. Durch diese doppelte Eingabe verdoppelte sich das Risiko von Fehlern, Verzögerungen und Nacharbeiten im Rechnungsstellungsprozess. Außerdem wirkte sie sich nachteilig auf den Onboarding-Prozess von Kunden des Unternehmens aus und machte die Kontaktaufnahme mit Großkunden unnötig umständlich und komplex.

Als ein großer Kunde aus der Öl- und Gasindustrie ACME bat, vom Papier auf die elektronische Fakturierung umzusteigen, wurde diese Bitte einesteils begeistert, andernteils besorgt aufgenommen. Einerseits würde eine elektronische Verbindung zum Kunden den Rechnungsstellungsprozess erheblich rationalisieren und potenzielle Fehler auf ein Minimum reduzieren. Andererseits stellte sich die Frage, wie das IT-Team von ACME eine deart vereinfachte Verbindung nachbilden könnte, wenn andere Kunden nicht dieselben Fakturierungssysteme oder -standards verwenden.

Verbindung mit Actian Business Xchange

ACME Truck Line beauftragte den IT-Berater Mike Bernard mit der Suche nach einer benutzerfreundlichen Lösung, die das Unternehmen bei der Verbesserung der Fakturierung, der Beschleunigung der Kundenanbindung und der einfachen Skalierung bei Geschäftswachstum unterstützen sollte. Nachdem er die Fakturierungsprozesse bei ACME überprüft und einen Überblick über die vielen Systeme gewonnen hatte, mit denen ACME auf der Kundenseite interagieren musste, empfahl Bernard die Actian Business Xchange Plattform und Actian Bx SupplierConnect.

Actian Business Xchange (Bx) is a fully managed and engineered web-based B2B data exchange suite with services for both buyers and suppliers. Bx BuyerConnect and Bx SupplierConnect empower organizations to exchange and translate invoices, purchase orders, shipping notices, and other documents with trading partners—without regard for specific formats or requirements. Actian Business Xchange services are flexible and can be customized to meet the needs of each organization, its partners, and the formats in use. They’re cloud-based, so there’s minimal burden on an organization’s IT team. And they’re affordable, so all partners can take advantage of the speed, accuracy, and security of the platform.

In der Einführung von Actian Bx SupplierConnect sah Bernard für ACME vier wesentliche Vorteile :

• Fähigkeit, „alles in alles“ umwandeln zu können.
• Automatisierte Rechnungsformatierung.
• Bequeme webbasierte Überwachung für Großkunden.
• Skalierbarkeit der Services, um mit einem wachsenden und vielfältigen Kundenstamm Schritt zu halten.

Diese Vorteile waren auch den Verantwortlichen von ACME klar, und so entschied man sich für die Anbindung an die Actian Business Xchange-Plattform.

Ground Transport Facilitated by the Cloud

Actian Bx SupplierConnect has dramatically reduced the friction inherent in ACME’s past approach to invoicing. ACME personnel submit a single invoice file to the cloud-based Actian Bx Xchange platform, and Bx SupplierConnect takes over from there.

„Actian Bx SupplierConnect validiert die Daten, bevor sie weitergegeben werden“, sagt Bernard. „Wenn wir von vornherein wissen, dass alle Daten korrekt sind, können wir uns auf eine rechtzeitige Rechnungsbearbeitung, weniger Nacharbeit und einen schnelleren Zahlungseingang verlassen. Mit der Umstellung auf Actian Bx SupplierConnect hat Acme Truck Line die Zahl der Datenfehler reduziert und die Datenqualität gesteigert, was die Zeit bis zur Umsatzrealisierung verkürzt.“

ACME stellte auch fest, dass die Actian Business Xchange-Plattform an sich die Aufnahme neuer Kunden erleichtert. „Actian Bx Manager bietet ein Webformular mit allen Feldern, die für die Aufnahme der meisten Kunden von ACME Truck Line erforderlich sind“, so Bernard. „Es spielt keine Rolle, ob sie XML, EDI oder etwas anderes verwenden wollen. Wir füllen einfach ein elektronisches Formular aus, und Bx SupplierConnect übernimmt den Rest. Das System übernimmt die gesamte Feldzuordnung für uns. Das System ist sehr effizient, einfach zu handhaben und verfügt über die Anschlussmöglichkeiten, die ACME Truck Line benötigt, um Kunden sehr schnell beliefern zu können.“

Bernard nennt einen Fall, in dem das Fakturierungssystem eines neuen Kunden Felder enthielt, die im Actian Bx Manager System noch nicht vorhanden waren: „Wir haben das Feld einfach hinzugefügt und Bx SupplierConnect hat es problemlos zugeordnet.“

Mit gestrafften Prozessen für die Aufnahme neuer Kunden und hocheffizienten elektronischen Fakturierungsdiensten, die doppelte Dateneingabe und die Fehler, die bei manuellen Prozesses leicht passieren, effektiv eliminieren, hat sich die Fähigkeit von ACME, das wichtigste Stück Fracht zu transportieren – die Daten – dramatisch verbessert. Die Bearbeitungszeit für Rechnungen hat sich verkürzt, ebenso wie die Außenstandsdauer (Days Sales Outstanding). Je mehr Kunden ACME Truck Line in Bx SupplierConnect einbindet, desto mehr vervielfacht sich der Wert. Und da dieses verwaltete System es ACME leicht macht, sein Geschäft ohne Reibungsverluste bei der Rechnungsstellung zu skalieren, kann sich ACME darauf konzentrieren, die Dienstleistungen ihrem guten Ruf gemäß zu erbringen: zuverlässige, pünktliche Lieferung wichtiger Fracht an die von seinen Kunden gewünschten Orte.