Wie die Einhaltung der GDPR mithilfe von Data Governance sichergestellt werden kann

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) ist eine der wichtigsten Rechtsvorschriften mit Auswirkungen auf den Datenschutz und die Privatsphäre in der Europäischen Union (EU). Sie trat am 25. Mai 2018 in Kraft und legte strenge Richtlinien fest, wie personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden sollten. Für Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten umgehen, ist die Einhaltung der DSGVO nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der Aufrechterhaltung des Vertrauens mit Kunden, Partnern und Interessengruppen.

Um die Einhaltung der GDPR zu gewährleisten und ein verantwortungsvolles Datenmanagement zu fördern, müssen Unternehmen Best Practicesdata governance in ihre Abläufe einbetten . Data governance beinhaltet die Erstellung von Richtlinien, Standards und Verfahren für den Umgang mit Datenbeständen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt, zugänglich, sicher und angemessen verwendet werden. Im Folgenden werden wir die wichtigsten Best Practices für data governance im Rahmen der GDPR kennenlernen .

1. Identifizieren und Klassifizieren der Daten

Beginnen Sie damit, alle personenbezogenen Daten innerhalb des Unternehmens zu identifizieren und zu kartieren. Dazu gehört auch zu verstehen, woher die Daten stammen und wie sie verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden. Als Nächstes sollten Sie die Daten nach ihrer Sensibilität und ihrem Zweck kategorisieren, um einen angemessenen Umgang und Schutz zu gewährleisten.

2. Minimieren Sie die Daten

Erfassen Sie nur Daten, die für den spezifischen Zweck, für den sie verarbeitet werden, erforderlich sind. Vermeiden Sie es, übermäßig viele Daten zu sammeln, die nicht erforderlich sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass personenbezogene Daten nur für den Zweck verwendet werden, für den sie erhoben wurden, und nicht ohne die Zustimmung der betroffenen Person weiterverwendet werden.

3. Zugangskontrolle und Sicherheit einrichten

Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC), damit nur befugtes Personal auf personenbezogene Daten zugreifen kann. Unternehmen sollten außerdem sensible personenbezogene Data-at-Rest (z. B. auf einer Festplatte) und während der Übertragung (z. B. online oder per E-Mail) verschlüsseln, um sie vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Wenn möglich, sollten Unternehmen Daten anonymisieren oder pseudonymisieren, um das Risiko einer Aufdeckung im Falle einer Datenverletzung zu verringern.

4. Integrieren Sie den Datenschutz von Anfang an

Stellen Sie sicher, dass der Datenschutz von Anfang an in die Geschäftsprozesse, Systeme und Abläufe integriert wird. Implementieren Sie Standard-Datenschutzeinstellungen, die den Datenschutz maximieren, z. B. Standardeinstellungen für data sharing , die auf die restriktivste Stufe eingestellt sind.

5. Rechte der Betroffenen verwalten

Festlegung von Verfahren zur Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Personen - wie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten - innerhalb der von der DSGVO vorgeschriebenen Fristen. Geben Sie den betroffene Personen klare Anweisungen, wie sie ihre Rechte ausüben können, und sorgen Sie für einen einfachen Zugang und Transparenz.

6. Durchsetzung von Richtlinien für die Aufbewahrung und Löschung von Daten

Erstellen Sie klare Richtlinien für die Datenaufbewahrung, die festlegen, wie lange personenbezogene Daten aufbewahrt werden sollen, und setzen Sie diese durch. Personenbezogene Daten sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie es zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist. Führen Sie außerdem ein Verfahren zur sicheren Löschung von Daten ein, die nicht mehr benötigt werden, in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsrichtlinien. Dazu gehört auch, dass die Daten sicher von allen Systemen, Sicherungskopien und Speichergeräten gelöscht werden.

7. verwalten Anbietern und Drittparteien

Stellen Sie sicher, dass Dritte, die personenbezogene Daten im Auftrag der Organisation verarbeiten (Datenverarbeiter), die DSGVO einhalten, indem sie Vereinbarungen über die Datenverarbeitung unterzeichnen. In diesen Vereinbarungen sollten die Rollen, Verantwortlichkeiten und Datenschutzverpflichtungen klar festgelegt werden. Regelmäßige Bewertung und Prüfung von Drittanbietern, um sicherzustellen, dass sie das erforderliche Datenschutzniveau einhalten.

8. Entwicklung eines Plans zur Reaktion auf Datenverletzungen

Entwickeln und pflegen Sie einen robusten Reaktionsplan für Datenschutzverletzungen, der die 72-Stunden-Benachrichtigungspflicht der DSGVO erfüllt. Der Plan sollte Sofortmaßnahmen, interne Benachrichtigungen und Benachrichtigungen an die betroffenen Personen und die zuständigen Behörden umfassen. Untersuchen Sie mögliche Verstöße gründlich und dokumentieren Sie die Ergebnisse. Dazu gehört auch die Nachverfolgung der Auswirkungen und der Abhilfemaßnahmen, die ergriffen wurden, um das Problem zu entschärfen.

9. Dokumentieren Sie alle Datenverarbeitungsaktivitäten

Führen Sie umfassende Aufzeichnungen über Datenverarbeitungsaktivitäten. Dokumentieren Sie, welche Daten verarbeitet werden, warum sie verarbeitet werden, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und wie lange die Daten gespeichert werden. Stellen Sie sicher, dass die data governance des Unternehmens gut dokumentiert sind, um bei Audits die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen. Dazu gehört die Pflege von Richtlinien, training , Einwilligungsprotokollen und Datenverarbeitungsverträgen.

10. Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIAs)

Führen Sie bei risikoreichen Datenverarbeitungsaktivitäten, wie z. B. der groß angelegten Verarbeitung sensibler Daten, Datenschutz-Folgenabschätzungen durch, um potenzielle Risiken für die Privatsphäre der betroffenen Personen zu ermitteln und zu mindern. Implementieren Sie Maßnahmen zur Minderung identifizierter Risiken, wie z. B. Pseudonymisierung, Verschlüsselung oder Einschränkung des Zugriffs auf die Daten.

11. Training anbieten

Führen Sie fortlaufend training für Ihre Mitarbeiter durch, um sicherzustellen, dass sie ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten beim Schutz personenbezogener Daten verstehen. Dies sollte die Grundsätze des Datenschutzes, die Rechte der Betroffenen und den Umgang mit sensiblen Daten umfassen. Fördern Sie eine Kultur des Datenschutzes innerhalb der Organisation, indem Sie kontinuierlich das Bewusstsein für die Einhaltung der DSGVO und bewährte Datenschutzverfahren schärfen.

12. Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB)

Ernennen Sie bei Bedarf einen Datenschutzbeauftragten (DSB), der die Datenschutzaktivitäten der Organisation beaufsichtigt. Der DSB ist für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich und fungiert als Ansprechpartner für betroffene Personen und Aufsichtsbehörden. Der DSB sollte unabhängig arbeiten und die Befugnis haben, Datenschutzbedenken direkt bei der obersten Führungsebene vorzubringen.

13. Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften bei Datenübertragungen außerhalb der EU

Wenn personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt werden, müssen Sie sicherstellen, dass die Anforderungen der DSGVO für internationale Datenübermittlungen eingehalten werden. Dies kann die Verwendung von Standardvertragsklauseln (SCC), verbindlichen Unternehmensregeln (BCR) oder die Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus im Zielland beinhalten.

14. Audit-Prozesse und weitere Verbesserung

Prüfen Sie regelmäßig die data governance , um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung zu gewährleisten. Diese Prüfungen sollten Datenverarbeitungsaktivitäten, Sicherheitsmaßnahmen, Zugangskontrollen und den Umgang mit den Rechten der Betroffenen bewerten. Überwachen und aktualisieren Sie die data governance kontinuierlich, um neue Risiken, Änderungen der Geschäftsprozesse oder Aktualisierungen der Datenschutzgesetze zu berücksichtigen.

Durch die Umsetzung dieser Best Practices können Unternehmen einen robustenFramework schaffen, der die Einhaltung der DSGVO gewährleistet, Risiken mindert und das Vertrauen von Kunden und Stakeholdern stärkt.

GDPR-Konformität ist entscheidend für Data Governance

Die Einhaltung der DSGVO ist ein wesentlicher Bestandteil moderner data governance , und die Umsetzung dieser Best Practices kann Unternehmen dabei helfen, personenbezogene Daten zu schützen, Vertrauen zu schaffen und kostspielige Strafen zu vermeiden. Durch die Schaffung eines solidenFramework, die Einbettung von Datenschutzgrundsätzen in jeden Aspekt der Organisation und die Aufrechterhaltung laufender Compliance-Bemühungen wird die Organisation nicht nur rechtliche Verpflichtungen kennenlernen , sondern auch einen Wettbewerbsvorteil erlangen.

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Actian hat eine All-in-One Data Intelligence-Plattform, die fortschrittliche Governance-Lösungen bietet. Sie kann Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften wie GDPR sicherzustellen, Datenbestände zu verwalten und Informationen für eine bessere Entscheidungsfindung effektiv zu nutzen. Testen Sie die Plattform noch heute, um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie Actian Unternehmen dabei helfen kann, inmitten von regulatorischen Beschränkungen und wachsenden Datenmengen erfolgreich zu sein.

Über Actian Corporation

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