Compliance Automation, erklärt

Unternehmen müssen heute eine Vielzahl von gesetzlichen Standards einhalten, um Datensicherheit, Datenschutz und ethische Geschäftspraktiken zu gewährleisten. Gesetze wie die General Data Protection Regulation (GDPR), der California Consumer Privacy Act (CCPA) und der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) verlangen von Unternehmen nicht nur den Schutz sensibler Daten, sondern auch den Nachweis ihrer Einhaltung durch regelmäßige Audits, Berichte und Bewertungen.

Die Einhaltung dieser Vorschriften kann jedoch komplex, zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Hier kommt die Compliance-Automatisierung ins Spiel, eine bahnbrechende Lösung, die Technologie zur Rationalisierung und Vereinfachung des Compliance-Prozesses einsetzt. In diesem Artikel kennenlernen Sie, was Compliance-Automatisierung ist, wie sie funktioniert und warum sie zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen wird, die gesetzliche Vorschriften effizient kennenlernen wollen.

Was ist Compliance Automation?

Compliance-Automatisierung bezieht sich auf den Einsatz von Technologie, in der Regel Software und künstliche Intelligenz (KI), zur Rationalisierung und Automatisierung von Prozessen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften. Die Automatisierung von Routineaufgaben, Überwachungs-, Berichterstattungs- und Audittätigkeiten hilft Unternehmen, Branchenvorschriften, Standards und rechtliche Anforderungen effizienter und genauer einzuhalten.

Ziel der Compliance-Automatisierung ist es, den Zeit- und Arbeitsaufwand sowie die Gefahr menschlicher Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften zu verringern und gleichzeitig sicherzustellen, dass sich das Unternehmen schnell an sich ändernde Vorschriften anpassen und Fristen kennenlernen kann, ohne kritische Anforderungen zu verpassen.

Wie funktioniert die automatisierte Einhaltung von Vorschriften?

Automatisierte Compliance nutzt verschiedene Tools und Prozesse, um sicherzustellen, dass Unternehmen gesetzliche, branchenübliche und sicherheitsrelevante Standards ohne manuelle Eingriffe konsequent kennenlernen . Im Folgenden wird erläutert, wie automatisierte Compliance funktioniert:

• Datenüberwachung und -verwaltung: Automatisierte Tools können Daten systemübergreifend verfolgen und sicherstellen, dass sie mit den Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften in Einklang stehen. Dies gilt auch für die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe von Daten.
• Überwachung in Echtzeit: Automatisierte Systeme überwachen kontinuierlich die Aktivitäten und identifizieren Compliance-Risiken, sobald sie auftreten. Dies hilft, Anomalien oder Verstöße in Echtzeit zu erkennen und verhindert, dass potenzielle Probleme eskalieren.
• Regulatorische Berichterstattung: Automatisierte Systeme können Berichte für Aufsichtsbehörden oder interne Stakeholder erstellen und übermitteln und so sicherstellen, dass die Compliance-Dokumentation korrekt und aktuell ist, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
• Risikomanagement: Tools zur Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften bewerten und verwalten Risiken im Zusammenhang mit Datenschutzverletzungen, Verstößen gegen den Datenschutz oder der Nichteinhaltung von Vorschriften. Sie können Schwachstellen identifizieren und Korrekturmaßnahmen zur Behebung dieser Risiken vorschlagen.
• Durchsetzung von Richtlinien: Automatisierte Compliance-Lösungen stellen sicher, dass die internen Richtlinien eines Unternehmens mit den gesetzlichen Standards übereinstimmen. Sie können Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und andere Datenschutzpraktiken durchsetzen.
• Prüfpfade und Protokolle: Automatisierungssysteme für die Einhaltung der Vorschriften führen detaillierte Aufzeichnungen über alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Datennutzung und der Einhaltung der Vorschriften, einschließlich Datenzugriff, Änderungen und Prozesse. Diese Prüfpfade sind für interne und externe Audits unerlässlich.
• Bearbeitung von Anfragen der betroffenen Personen (DSRs): Im Falle von Vorschriften wie GDPR und CCPA können Automatisierungswerkzeuge Anfragen von Betroffenen wie Datenzugriff, -löschung oder -änderung automatisch verarbeiten und so die Reaktionszeiten und Genauigkeit verbessern.

Vorteile von Compliance Automation

Compliance-Automatisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und macht die komplexe und zeitaufwändige Aufgabe der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften effizienter, präziser und überschaubarer. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Compliance-Automatisierung:

• Gesteigerte Effizienz: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Berichterstattung, Überwachung und Prüfung wird der manuelle Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften erheblich reduziert.
• Geringere menschliche Fehler: Durch die Automatisierung wird die Gefahr von Fehlern verringert, insbesondere in kritischen Bereichen wie Dateneingabe, Risikobewertung und Berichterstattung.
• Kosteneinsparungen: Mit weniger manuellen Prozessen und einer geringeren Abhängigkeit von menschlicher Arbeitskraft für Compliance-bezogene Aufgaben können Unternehmen Zeit und Geld sparen.
• Besseres Risikomanagement: Die Automatisierung ermöglicht eine proaktive Risikoerkennung und ein proaktives Risikomanagement und hilft Unternehmen, potenzielle Compliance-Verstöße zu erkennen und zu entschärfen, bevor sie zu ernsthaften Problemen eskalieren.
• Scalability: Automatisierte Compliance-Systeme können problemlos skaliert werden, um wachsende Datenmengen und sich ändernde gesetzliche Anforderungen zu bewältigen, wenn ein Unternehmen wächst.
• Verbesserte Transparenz und Rechenschaftspflicht: Automatisierte Systeme bieten eine transparente Aufzeichnung aller Compliance-Aktivitäten und erleichtern so den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften und die Reaktion auf Audits oder Untersuchungen.

Wie KI helfen kann, die Einhaltung von Vorschriften zu vereinfachen

KI kann den Compliance-Prozess für Unternehmen erheblich vereinfachen und verbessern, indem sie Aufgaben automatisiert, die Genauigkeit verbessert und eine proaktive Überwachung ermöglicht. KI-gestützte Tools verändern die Art und Weise, wie Unternehmen regulatorische Anforderungen wie GDPR, CCPA und HIPAA angehen, und ermöglichen es ihnen, komplexe Compliance-Standards effizient kennenlernen . Hier erfahren Sie, wie KI die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen kann:

Automatisierte Datenklassifizierung und -zuordnung

Einer der ersten Schritte zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften besteht darin, sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten innerhalb eines Unternehmens korrekt identifiziert, klassifiziert und zugeordnet werden. KI-gestützte Tools können den Prozess des Scannens von Datenquellen in der gesamten Infrastruktur eines Unternehmens automatisieren, um sensible personenbezogene Daten zu identifizieren und sie gemäß den spezifischen Vorschriften zu klassifizieren (z. B. Gesundheitsdaten gemäß HIPAA oder Verbraucherdaten gemäß CCPA).

KI kann beispielsweise Daten in sensible und nicht-sensible Kategorien einteilen, ihren Speicherort bestimmen und sie in verschiedenen Systemen abbilden, um festzustellen, wer Zugriff auf sie hat. Diese automatisierte Klassifizierung kann den Zeitaufwand für das manuelle Sortieren großer Datenmengen verringern und die Genauigkeit der Datenbestandsverwaltung verbessern.

Echtzeit-Überwachung und Risikobewertung

Eine kontinuierliche Überwachung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Unternehmen jederzeit die Vorschriften einhalten. KI kann dabei helfen, indem sie Datenzugriff, -nutzung und -speicherung ständig überwacht, um potenzielle Verstöße oder verdächtige Aktivitäten zu erkennen. KI-Systeme können beispielsweise so eingerichtet werden, dass sie Datenverletzungen, unbefugte Zugriffe und anomale Verhaltensweisen aufspüren, die auf eine Nichteinhaltung der Datenschutzbestimmungen der GDPR oder der Vertraulichkeitsstandards des HIPAA hindeuten könnten.

Darüber hinaus können KI-gesteuerte Risikobewertungswerkzeuge Muster analysieren und potenzielle Compliance-Risiken vorhersagen. Durch die proaktive Identifizierung von Problembereichen hilft KI Unternehmen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, bevor Probleme zu Verstößen eskalieren, die zu Strafen führen könnten.

Automatisierung der Compliance-Berichterstattung

Die Erstellung von Compliance-Berichten kann eine mühsame Aufgabe sein, vor allem wenn es um große Datenmengen geht. KI kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie automatisch detaillierte Berichte erstellt, die den Anforderungen von GDPR, CCPA oder HIPAA entsprechen. Zum Beispiel:

• GDPR verlangt von Unternehmen, eine Aufzeichnung der Verarbeitungstätigkeiten (RoPA) zu erstellen. KI-Tools können automatisch alle Datenverarbeitungsaktivitäten nachverfolgen und eine zuverlässige und aktuelle Aufzeichnung erstellen.
• CCPA verlangt von den Unternehmen, dass sie transparent machen, wie Verbraucherdaten gesammelt und verwendet werden. KI kann diese Berichte auf Anfrage automatisch erstellen und dabei die Verbraucherdaten, die Verarbeitungszwecke und die Praktiken der Datenweitergabe detailliert aufführen.
• HIPAA schreibt häufige Risikobewertungen und Prüfprotokolle vor. AI kann den Zugriff auf geschützte Gesundheitsinformationen (PHI) nachverfolgen und Berichte für interne und externe Audits erstellen.

Diese KI-generierten Berichte sind nicht nur genau, sondern auch anpassbar und werden in Echtzeit erstellt. So können Unternehmen knappe Fristen für behördliche Einreichungen oder Anfragen von betroffene Personen kennenlernen .

Erleichterung der Beantragung von Rechten der Betroffenen (DSR)

Vorschriften wie GDPR und CCPA gewähren Einzelpersonen bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, einschließlich des Rechts auf Zugang, Löschung oder Berichtigung von Daten. KI-gestützte Systeme können die Bearbeitung von Anfragen zu den Rechten der Betroffenen automatisieren. KI kann zum Beispiel:

• Ermitteln Sie, welche Daten auf Anfrage gelöscht oder korrigiert werden müssen.
• Automatisches Verarbeiten und Erfüllen von Datenzugriffsanfragen durch Auffinden der Daten in verschiedenen Systemen.
• Ermöglicht Organisationen die verwalten Einwilligungen und die Aktualisierung von Datensätzen, wenn die Einwilligung zurückgezogen wird.

Diese Automatisierung verringert das Risiko der Nichteinhaltung bei der Beantwortung von DSRs und gewährleistet die rechtzeitige Erfüllung von Verbraucheranfragen, was ein entscheidender Aspekt für die Einhaltung von GDPR und CCPA ist.

Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz durch Design

Einer der wichtigsten Grundsätze von GDPR und HIPAA ist "Privacy by Design", der von Organisationen verlangt, Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen von Anfang an in ihre Abläufe zu integrieren. KI kann eine zentrale Rolle spielen, indem sie automatisch Schwachstellen erkennt und sicherstellt, dass Sicherheitskontrollen vorhanden sind, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Daten.

KI-gesteuerte Systeme können potenzielle Schwachstellen bei der Datenspeicherung, der Verschlüsselung, den Zugriffskontrollen und den Mechanismen zur data sharing erkennen. Darüber hinaus kann KI Verschlüsselungsprotokolle, Zugriffsprotokolle und data sharing überwachen und so sicherstellen, dass sensible Daten stets im Einklang mit den HIPAA- und GDPR-Anforderungen geschützt sind.

Training und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Bei der Einhaltung von Vorschriften geht es nicht nur um Tools und Technologien, sondern auch um die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf gesetzliche Anforderungen und bewährte Verfahren. KI-gestützte Lernmanagementsysteme (LMS) können personalisierte training bereitstellen, die sich an die Rollen der einzelnen Mitarbeiter und die neuesten Vorschriften anpassen.

KI kann den Fortschritt der Mitarbeiter verfolgen, Wissenslücken bewerten und gezielte Lernressourcen bereitstellen. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand der Compliance-Protokolle sind, und das Risiko menschlicher Fehler, die zu Verstößen führen könnten, wird minimiert.

Audit und interne Ermittlungen

KI kann auch bei Audits und internen Untersuchungen helfen, indem sie automatisch verdächtige Aktivitäten oder Richtlinienverstöße aufzeigt. Sie kann umfangreiche Protokolle, Transaktionen und Kommunikationsdatensätze analysieren, um Verstöße gegen die Compliance oder riskante Verhaltensmuster zu erkennen. Mit KI-gesteuerten Analysen können Unternehmen detaillierte Prüfprotokolle erstellen und Untersuchungen viel schneller durchführen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Rationalisierung der Data Governance mit der Actian-Plattform

Die Komplexität moderner Datenschutzvorschriften wie GDPR, CCPA und HIPAA kann viele Unternehmen überfordern. KI bietet jedoch leistungsstarke Tools zur Vereinfachung und Rationalisierung der Compliance-Bemühungen. Durch die Automatisierung von Datenklassifizierung, Überwachung, Berichterstattung und Risikobewertungen hilft KI Unternehmen, ihre Compliance-Verpflichtungen effizienter und genauer verwalten . In einem sich ständig weiterentwickelnden regulatorischen Umfeld verringert der Einsatz von KI nicht nur das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften, sondern verbessert auch den Datenschutz, die betriebliche Effizienz und das Vertrauen bei Kunden und Aufsichtsbehörden gleichermaßen.

Optimieren Sie die data governance und sorgen Sie für die Einhaltung von Vorschriften, indem Sie mit Actian zusammenarbeiten und die Vorteile der Plattform nutzen. Diese Data-Intelligence-Plattform hilft Unternehmen dabei, eine genaue Datenabfolge zu gewährleisten, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und das Datenmanagement zu optimieren. Unternehmen und Organisationen können die Expertise von Actian nutzen, um ihre Data-Lineage-Strategie zu verbessern und mehr Transparenz, Compliance und Effizienz zu erreichen.

Über Actian Corporation

Actian macht Daten einfach. Unsere Datenplattform vereinfacht die Verbindung, Verwaltung und Analyse von Daten in Cloud-, Hybrid- und lokalen Umgebungen. Mit jahrzehntelanger Erfahrung in den Bereichen Datenmanagement und -analyse liefert Actian leistungsstarke Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Actian wird von führenden Analysten anerkannt und wurde für seine Leistung und Innovation mit Branchenpreisen ausgezeichnet. Unsere Teams präsentieren bewährte Anwendungsfälle auf Konferenzen (z. B. Strata Data) und tragen zu Open-Source-Projekten bei. Im ActianBlog behandeln wir Themen wie Echtzeit-Dateneingabe, Datenanalyse, Data Governance, Datenmanagement, Datenqualität, Datenintelligenz und KI-gesteuerte Analysen.