Guía de contratos de datos

Las organizaciones dependen cada vez más de los datos para tomar decisiones informadas, mejorar las operaciones e innovar. A medida que aumentan el volumen y la complejidad de los datos, garantizar su calidad, integridad y coherencia resulta más crucial que nunca. Una solución que ha surgido para hacer frente a estos retos es el concepto de contratos de datos.

En esta guía explicaremos qué es un contrato de datos y por qué es un componente importante de la estrategia de gestión de datos de una empresa.

¿Qué es un contrato de datos?

Un contrato de datos es un acuerdo formal o un conjunto de directrices que describen las expectativas, reglas y normas relativas al intercambio, uso y gobierno de los datos entre las distintas partes interesadas o sistemas de una organización. Garantiza que todos los implicados en el manejo de los datos -ya sean productores, consumidores o sistemas de datos- entiendan claramente cómo deben estructurarse, consultarse, utilizarse y mantenerse los datos.

¿Por qué son importantes los contratos de datos para las empresas?

Con el crecimiento exponencial de los datos y la creciente necesidad de las organizaciones de aprovecharlos para la toma de decisiones, los contratos de datos se están convirtiendo en una parte indispensable de la estrategia de gestión de datos de una empresa. Estas son algunas de las razones clave por las que los contratos de datos son cruciales.

1. Garantizan la coherencia de los datos en todos los sistemas

Las organizaciones suelen almacenar datos en varios sistemas, como CRM, ERP o almacenes de datos. Sin una alineación adecuada de las expectativas y las normas, los datos de los distintos sistemas pueden ser incoherentes, dando lugar a interpretaciones erróneas, errores y decisiones costosas. Un contrato de datos garantiza que los datos se formateen, estructuren y manejen de manera coherente, reduciendo las posibilidades de discrepancias.

2. Mejoran la calidad y fiabilidad de los datos

La calidad incoherente de los datos es uno de los retos más comunes a los que se enfrentan las empresas. Un contrato de datos define claramente el nivel de calidad requerido, incluidos los umbrales aceptables de precisión, integridad y puntualidad. Esto ayuda a generar confianza en los datos, garantizando que todas las partes interesadas puedan confiar en ellos para el análisis, la elaboración de informes y la toma de decisiones.

3. Promueven la gobernanza y el cumplimiento de los datos

La gobernanza de los datos se ha convertido en una preocupación fundamental para las empresas, sobre todo con el auge de normativas como el GDPR y la CCPA, que imponen requisitos estrictos sobre cómo se gestionan, comparten y protegen los datos. Los contratos de datos garantizan que las prácticas de gestión de datos se ajusten a los requisitos legales y reglamentarios, evitando costosas multas y daños a la reputación.

Los contratos de datos también ayudan a mantener las normas de gobernanza interna al definir cómo se accede a los datos, cómo se almacenan y cómo se comparten. Garantizan que los datos se manejen de forma responsable y ética dentro de la organización.

4. Facilitan la colaboración entre equipos

En las grandes organizaciones, los distintos equipos pueden tener necesidades diferentes para los mismos datos. Por ejemplo, los ingenieros de datos, los analistas, los equipos de productos y los departamentos de marketing pueden consumir los mismos datos pero necesitarlos en formas diferentes. Un contrato de datos facilita esta colaboración al definir claramente cómo se utilizarán los datos y garantizar que todas las partes tengan acceso a los datos que necesitan en el formato correcto.

Con los contratos de datos, es menos probable que los equipos experimenten malentendidos o conflictos en relación con las expectativas sobre los datos, ya que todo se describe claramente desde el principio.

5. Mejoran la seguridad de los datos

La seguridad de los datos es una preocupación creciente para las empresas, especialmente a medida que las ciberamenazas se vuelven más sofisticadas. Un contrato de datos bien definido garantiza la existencia de medidas de seguridad adecuadas para el almacenamiento, la transmisión y el acceso a los datos. Al establecer directrices estrictas sobre quién puede acceder a los datos y cómo se protegen, un contrato de datos ayuda a salvaguardar la información empresarial sensible frente a filtraciones y usos indebidos.

6. Apoyan la escalabilidad de los datos

A medida que las empresas crecen, también lo hacen el volumen y la complejidad de sus datos. Los contratos de datos proporcionan un marco que ayuda a las organizaciones a ampliar sus prácticas de gestión de datos sin comprometer la calidad ni la gobernanza. Al establecer reglas y normas claras, las organizaciones pueden integrar nuevas fuentes de datos con mayor facilidad, ampliar su infraestructura de datos y gestionar flujos de datos más complejos.

7. Mejoran la transparencia y el linaje de los datos

Un contrato de datos suele describir el linaje de los datos, dejando claro de dónde proceden y cómo se han transformado. Esta transparencia garantiza que las empresas puedan hacer un seguimiento de cómo fluyen los datos entre los distintos sistemas y equipos. También ayuda a resolver problemas o a auditar los datos por motivos de cumplimiento.

Cuándo aplicar un contrato de datos

Un contrato de datos debe implementarse siempre que sea necesario formalizar cómo se manejan, intercambian o gobiernan los datos, ya se trate de sistemas internos, socios externos o requisitos normativos. Un contrato de datos garantiza la alineación de todas las partes interesadas, el mantenimiento de la calidad de los datos y el cumplimiento de la normativa mediante el establecimiento de expectativas y normas claras para el uso y la gestión de los datos. Es especialmente importante a medida que las organizaciones crecen, escalan o se centran más en los datos, ya que proporciona una base sólida para la gestión eficaz de los datos.

Preguntas frecuentes sobre los contratos de datos

Veamos las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre los contratos de datos.

¿Quién utiliza los contratos de datos?

Los contratos de datos son utilizados por diversas partes interesadas de una organización para garantizar que los datos sean coherentes, fiables, seguros y conformes en los distintos sistemas y equipos. Estas partes interesadas van desde los equipos técnicos hasta las unidades de negocio y de cumplimiento.

¿Cuál es la diferencia entre un acuerdo de nivel de servicio (SLA) y un contrato de datos?

Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) tienen que ver con el rendimiento del servicio, mientras que los contratos de datos garantizan la correcta gestión y calidad de los datos en toda la organización. Los SLA se centran en definir las expectativas de rendimiento y disponibilidad de un servicio, como el tiempo de actividad, los tiempos de respuesta y las resoluciones de soporte, a menudo con penalizaciones por incumplimiento de los niveles de servicio. En cambio, un contrato de datos describe la estructura, calidad, gobernanza y normas de cumplimiento para compartir, acceder y utilizar datos entre equipos o sistemas, garantizando la coherencia, precisión y seguridad de los datos.

¿Cuáles son las mejores prácticas para los contratos de datos?

Las mejores prácticas para los contratos de datos incluyen la participación de las principales partes interesadas desde el principio para garantizar la alineación de la estructura de datos, la calidad y los requisitos de gobernanza. Deben establecerse definiciones claras de formatos de datos, reglas de validación y normas de calidad para garantizar la coherencia. La propiedad de los datos, el control de acceso y las medidas de seguridad deben estar bien definidos para proteger la información sensible y mantener la conformidad. Además, la realización de revisiones periódicas, la supervisión y el control de versiones garantizan que el contrato de datos evolucione con las necesidades empresariales y los cambios normativos, fomentando la transparencia, la colaboración y la responsabilidad del equipo.

¿Cómo pueden los contratos de datos ayudar a las empresas a cumplir leyes de privacidad como la HIPAA o el GDPR?

Los contratos de datos desempeñan un papel crucial a la hora de ayudar a las empresas a cumplir leyes de privacidad como la HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos) y el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos), ya que proporcionan un marco claro para gestionar, compartir y proteger los datos sensibles.

¿Cuál es la diferencia entre contratos de datos y productos de datos?

Un producto de datos es un activo de datos empaquetado y reutilizable diseñado para su consumo, mientras que un contrato de datos es un acuerdo que define la estructura, calidad y uso de ese producto de datos, garantizando su fiabilidad e interoperabilidad.

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