Data Governance: Was Sie wissen müssen

Der Schutz von Patientendaten ist heute wichtiger denn je, da die meisten Patientendaten inzwischen digitalisiert sind. Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) bietet einen umfassenden Framework für den Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit von Gesundheitsdaten.

Bei der Einhaltung des HIPAA geht es jedoch nicht nur um die Befolgung einer Reihe von Regeln, sondern auch um die Implementierung einer soliden Healthcare data governance Strategien, um sicherzustellen, dass Gesundheitsdaten verantwortungsvoll verwaltet, geschützt und genutzt werden.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den Arten von Organisationen, von denen erwartet wird, dass sie die HIPAA-Vorschriften einhalten, mit den verschiedenen Möglichkeiten, wie gegen den HIPAA verstoßen werden kann, mit den Folgen eines Verstoßes gegen den HIPAA und mit den Schritten, die eine Organisation unternehmen kann, um die data governance erfolgreich umzusetzen.

Wer muss die HIPAA-Richtlinien befolgen?

Die HIPAA-Richtlinien gelten für eine Vielzahl von Personen, Organisationen und Unternehmen, die in den Vereinigten Staaten mit geschützten Gesundheitsinformationen (Protected Health Information - PHI) umgehen. Die folgenden Einrichtungen und Einzelpersonen sind verpflichtet, die HIPAA-Richtlinien zu befolgen:

• Abgedeckte Einrichtungen: Organisationen oder Einzelpersonen, die direkt mit PHI umgehen, unterliegen den HIPAA-Bestimmungen, einschließlich Gesundheitsdienstleistern, Krankenversicherungen, Gesundheitsdienstleistern, Gesundheitsplänen von Arbeitgebern und Clearingstellen für das Gesundheitswesen.
• Geschäftspartner: Drittanbieter oder Auftragnehmer, die mit betroffenen Einrichtungen zusammenarbeiten und Zugang zu PHI haben, um in deren Namen Dienstleistungen zu erbringen, unterliegen ebenfalls den HIPAA-Vorschriften. Dazu gehören Anbieter von Datenspeichern, IT- und Sicherheitsdienstleister, Abrechnungs- und Kodierungsunternehmen sowie Rechts- und Buchhaltungsfirmen.
• Mitarbeiter im Gesundheitswesen und Angestellte: Alle Mitarbeiter, Auftragnehmer und alle Personen, die für eine betroffene Einrichtung oder einen Geschäftspartner arbeiten und Zugang zu personenbezogenen Daten haben, müssen die HIPAA-Vorschriften einhalten. Dazu gehören Ärzte und Krankenschwestern, Verwaltungspersonal, medizinische Forscher und Hilfskräfte.
• Personen, die mit Gesundheitsdaten umgehen: Jede Person, die mit Gesundheitsdaten arbeitet oder Zugang zu ihnen hat, auch wenn sie nicht direkt an der Gesundheitsversorgung beteiligt ist, muss die HIPAA-Vorschriften zum Schutz von Patientendaten befolgen. Dazu gehören Mitarbeiter in verschiedenen Branchen wie Anwaltskanzleien, Versicherungsunternehmen, die mit medizinischen Daten arbeiten, und die Gesundheitstechnologie.
• Staatliche und lokale Behörden: Staatliche Stellen, die PHI in gesundheitsbezogenen Programmen wie Medicaid, öffentlichen Gesundheitsdiensten usw. verwalten oder verwenden, müssen ebenfalls die HIPAA-Vorschriften zum Schutz von Gesundheitsdaten einhalten.
• Gesundheitsanwendungen und Technologieunternehmen: Da Daten im Gesundheitswesen zunehmend digitalisiert werden, müssen Technologieunternehmen, die Apps für das Gesundheitswesen, Patientenportale und Telemedizinplattformen entwickeln oder anbieten, möglicherweise ebenfalls den HIPAA einhalten, wenn sie PHI verarbeiten oder speichern.

Was sind HIPAA-Verstöße?

Verstöße gegen den HIPAA liegen vor, wenn eine Person oder Organisation die Bestimmungen des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) nicht einhält. Diese Verstöße können von versehentlichen Verstößen bis hin zu vorsätzlichem Fehlverhalten reichen und beinhalten in der Regel den unbefugten Zugang, die Offenlegung oder die falsche Handhabung von PHI. Verstöße können in verschiedenen Formen auftreten, sei es aufgrund von Fahrlässigkeit, schlechten Sicherheitspraktiken oder böswilliger Absicht.

Zu den Arten von HIPAA-Verstößen gehören:

• Unbefugter Zugang zu PHI.
• Versäumnis, Schutzmaßnahmen zu ergreifen.
• Unsachgemäße Entsorgung von PHI.
• Versäumnis, Datenschutzverletzungen zu melden.
• Unbefugte Weitergabe von PHI.
• Fehlen von Vereinbarungen mit Geschäftspartnern (Business Associate Agreements, BAAs).
• Versäumnis, angemessene Zugangskontrollen durchzuführen.

Was sind die Strafen für HIPAA-Verstöße?

Ein Verstoß gegen den HIPAA kann schwerwiegende Folgen haben, darunter zivil- und strafrechtliche Strafen, Zivilklagen und Rufschädigung. 

Zivilrechtliche Sanktionen

Das U.S. Department of Health and Human Services (HHS) kann bei Verstößen Geldstrafen verhängen. Diese Strafen können je nach Schwere des Verstoßes und je nachdem, ob der Verstoß auf vorsätzliche Nachlässigkeit zurückzuführen ist, zwischen 100 und 50.000 US-Dollar pro Verstoß liegen.

Die Gesamtstrafe kann bei Verstößen gegen dieselbe Vorschrift bis zu 1,5 Millionen Dollar pro Jahr betragen.

Strafrechtliche Sanktionen

Bei schwerwiegenderen Verstößen, wie z. B. dem wissentlichen Erwerb oder der Weitergabe von PHI ohne Genehmigung, können strafrechtliche Sanktionen verhängt werden, einschließlich Geld- und Freiheitsstrafen:

• Bis zu 50.000 $ und bis zu 1 Jahr Gefängnis für Straftaten, die ohne böswillige Absicht oder zum persönlichen Vorteil begangen werden.
• Bis zu 100.000 $ und bis zu 5 Jahre Gefängnis für Straftaten, die unter Vorspiegelung falscher Tatsachen begangen werden.
• Bis zu 250.000 $ und bis zu 10 Jahre Gefängnis für Straftaten, die in der Absicht begangen werden, PHI zu verkaufen oder zu vertreiben.

Zivilklagen

In einigen Fällen können Patienten, deren persönliche Daten unrechtmäßig weitergegeben wurden, zivilrechtlich gegen den Rechtsverletzer vorgehen.

Schädigung des Rufs

Ein Verstoß gegen den HIPAA kann dem Ruf einer Organisation erheblichen Schaden zufügen. Die öffentliche Bekanntgabe eines Verstoßes kann zu einem Vertrauensverlust bei Patienten und Kunden führen, was wiederum einen Rückgang der Geschäftstätigkeit zur Folge hat.

Wie man HIPAA Data Governance implementiert

Damit ein Unternehmen oder eine Organisation die HIPAA data governance umsetzen kann, muss es/ sie Richtlinien, Verfahren und Kontrollen einführen und durchsetzen, um den Schutz, die Sicherheit und die Vertraulichkeit von Geschützte Gesundheitsinformationen (PHI). Eine wirksame data governance trägt dazu bei, sensible Gesundheitsdaten zu schützen, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu verringern und sicherzustellen, dass das Unternehmen die gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen erfüllt.

Hier finden Sie einen schrittweisen Ansatz zur Implementierung von HIPAA data governance:

1. Schaffung einesFramework

Ein solides Framework ist unerlässlich, um festzulegen, wie PHI innerhalb der Organisation verwaltet, geschützt und weitergegeben werden. Die data governance Framework sollte sich an den Grundprinzipien des HIPAA orientieren: Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von PHI. Unternehmen sollten die Eigentumsrechte an den Daten festlegen, Datenverwalter benennen und Richtlinien für data governance entwickeln.

2. Durchführen einer Dateninventur

Vor der Implementierung von data governance muss man sich darüber im Klaren sein, mit welchen Arten von PHI ein Unternehmen umgeht, wo sie gespeichert sind, wie sie verwendet werden und wer Zugang zu ihnen hat. Stellen Sie fest, wo sich PHI befinden und wer darauf Zugriff hat, und führen Sie eine Risikobewertung durch, um Schwachstellen im aktuellen System zu ermitteln, die die Sicherheit von PHI gefährden könnten.

3. Implementierung von Zugangskontrollmechanismen

Der HIPAA schreibt vor, dass nur befugte Personen auf PHI zugreifen können. Ordnungsgemäße Zugangskontrollen sind für die data governance von entscheidender Bedeutung. Führen Sie ein System ein, das den Zugriff auf PHI auf der Grundlage von Aufgabenrollen gewährt, und verwenden Sie eine mehrstufige Authentifizierung und sichere Passwortrichtlinien, um die Zugriffskontrollen zu verstärken. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass Mitarbeiter und Auftragnehmer nur auf das Minimum an PHI zugreifen können, das für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. 

4. Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen einführen

Implementieren Sie Datensicherheitspraktiken, um PHI vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dies ist möglich durch die Verwendung von Verschlüsselung, um PHI sowohl bei der Übertragung (z. B. über das Internet oder per E-Mail) als auch im Ruhezustand, wenn sie auf Servern oder Geräten gespeichert sind, zu schützen. Stellen Sie sicher, dass alle kritischen PHI regelmäßig gesichert werden und dass ein Plan zur Wiederherstellung im Katastrophenfall für den Fall von Systemausfällen, Naturkatastrophen oder Cyberangriffen vorhanden ist.

Implementieren Sie Firewalls, Anti-Malware-Software und Intrusion-Detection-Systeme, um unbefugte Zugriffsversuche zu erkennen und zu verhindern. 

5. Überwachung und Prüfung des Zugangs zu PHI

Regelmäßige Überwachung und Audits sind unerlässlich, um den Zugriff auf PHI zu verfolgen, mögliche Verstöße zu erkennen und die Einhaltung der HIPAA-Anforderungen zu gewährleisten. Führen Sie detaillierte Prüfprotokolle, in denen festgehalten wird, wer auf PHI zugegriffen hat, welche Aktionen er durchgeführt hat und wann dies geschah. Dies kann helfen, potenzielle Sicherheitsrisiken oder nicht konformes Verhalten zu erkennen.

Organisationen sollten regelmäßige Prüfungen der Systemaktivitäten durchführen, um unbefugten Zugriff oder Missbrauch von PHI zu erkennen. Diese Prüfungen sollten Teil eines fortlaufenden Compliance-Programms sein und Tools verwenden, die eine Echtzeitüberwachung der Systeme und Warnmeldungen bei verdächtigen Aktivitäten im Zusammenhang mit PHI ermöglichen.

6. Ordnungsgemäße Datenaufbewahrung und -entsorgung sicherstellen

Der HIPAA schreibt vor, dass PHI während eines bestimmten Zeitraums aufbewahrt und sicher entsorgt werden müssen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Wird die Datenaufbewahrung und -entsorgung nicht ordnungsgemäß verwalten , kann dies zu Verstößen führen.

Entwicklung und Durchsetzung von Richtlinien, die festlegen, wie lange die verschiedenen Arten von PHI aufbewahrt werden sollten. Bewahren Sie Aufzeichnungen gemäß den Mindestaufbewahrungsfristen des HIPAA oder gemäß den gesetzlichen Bestimmungen auf. Wenn PHI nicht mehr benötigt werden, stellen Sie sicher, dass sie sicher gelöscht werden. Dies kann die sichere Löschung elektronischer Geräte oder das Schreddern physischer Aufzeichnungen beinhalten.

7. Regelmäßige Training und Sensibilisierung des Personals

Die Mitarbeiter müssen die Bedeutung der Einhaltung des HIPAA und ihre Rolle beim Schutz von PHI verstehen. Bieten Sie allen Mitarbeitern, Auftragnehmern und Geschäftspartnern anfängliche und laufende training zu den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen des HIPAA an. Die Training sollten Zugangskontrollen, den Umgang mit Daten und Protokolle für die Reaktion auf Datenschutzverletzungen umfassen.

Fördern Sie eine Kultur der Sicherheit und des Datenschutzes innerhalb der Organisation, indem Sie die Mitarbeiter regelmäßig an ihre Verantwortung für den Schutz von PHI erinnern und sie ermutigen, potenzielle Sicherheitsvorfälle zu melden.

8. Entwicklung eines Plans zur Reaktion auf Verstöße

Ein Plan zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen stellt sicher, dass die Organisation im Falle einer Gefährdung von PHI schnell und in Übereinstimmung mit den Meldevorschriften des HIPAA reagieren kann.

Implementierung von Systemen zur sofortigen Erkennung und Meldung von Verstößen. Dazu gehört auch die Überwachung auf Anzeichen von unbefugtem Zugriff oder Datenverlust. Im Falle eines Verstoßes gegen den HIPAA müssen die betroffenen Personen, das Gesundheitsministerium und in einigen Fällen auch die Medien benachrichtigt werden. Vergewissern Sie sich, dass der Plan diese Anforderungen und die Fristen für die Benachrichtigung (innerhalb von 60 Tagen nach Entdeckung eines Verstoßes) enthält.

Ernennen Sie ein Reaktionsteam, das sich um Verstöße kümmert und potenzielle Schäden abmildert. Dieses Team sollte geschult und bereit sein, auf jede mögliche Verletzung der PHI-Sicherheit zu reagieren.

9. Business Associate Agreements (BAAs) erstellen

Wenn eine Organisation mit Drittanbietern oder Auftragnehmern (Geschäftspartnern) zusammenarbeitet, die Zugang zu PHI haben, sollte sie sicherstellen, dass es eine Geschäftspartnervereinbarung (BAA) vorhanden ist.

Die BAA sollte darlegen, wie der Geschäftspartner mit PHI umgeht und welche Verantwortung er für die Aufrechterhaltung der Sicherheit und die Einhaltung der HIPAA-Standards trägt. Vergewissern Sie sich, dass alle bestehenden BAAs auf dem neuesten Stand sind und dem HIPAA entsprechen, insbesondere wenn Geschäftspartner ihre Praktiken oder Sicherheitsmaßnahmen ändern.

10. Kontinuierliche Verbesserung und Überwachung der Einhaltung

Die Einhaltung des HIPAA ist ein fortlaufender Prozess, daher ist es wichtig, die data governance kontinuierlich zu überprüfen und zu verbessern. Führen Sie regelmäßig interne Audits und Bewertungen durch, um die Wirksamkeit der data governance des Unternehmens zu bewerten und mögliche Lücken zu ermitteln.

Die HIPAA-Bestimmungen können sich weiterentwickeln. Daher ist es wichtig, über alle Änderungen der HIPAA-Standards auf dem Laufenden zu bleiben und sie in die data governance einzubeziehen. Ziehen Sie den Einsatz von externen Prüfern oder Penetrationstestern in Betracht, um das data governance zu bewerten und Schwachstellen zu identifizieren, die möglicherweise behoben werden müssen.

Die Umsetzung von HIPAA data governance ist ein umfassender Prozess, der einen klaren Framework, Zugangskontrollen, Datenschutzmaßnahmen, training und eine kontinuierliche Überwachung erfordert. Durch die Befolgung von Best Practices und die proaktive Einhaltung von Vorschriften können Unternehmen und Organisationen PHI wirksam schützen, Risiken mindern und sicherstellen, dass sie die strengen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen des HIPAA kennenlernen .

Partnerschaft mit Actian für Daten-Discovery und Governance-Anforderungen

Actian bietet fortschrittliche Lösungen für Daten-Discovery, Governance und Lineage Tracking. Mit leistungsstarken Automatisierungs- und Funktionen bietet Actian's Plattform Unternehmen dabei, eine genaue Datenabfolge zu gewährleisten, die Compliance sicherzustellen und das Datenmanagement zu optimieren. Durch eine Partnerschaft mit Actian können Unternehmen eine bessere Kontrolle über ihre Datenbestände erlangen und eine fundierte Entscheidungsfindung vorantreiben.

Über Actian Corporation

Actian macht Daten einfach. Unsere Datenplattform vereinfacht die Verbindung, Verwaltung und Analyse von Daten in Cloud-, Hybrid- und lokalen Umgebungen. Mit jahrzehntelanger Erfahrung in den Bereichen Datenmanagement und -analyse liefert Actian leistungsstarke Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Actian wird von führenden Analysten anerkannt und wurde für seine Leistung und Innovation mit Branchenpreisen ausgezeichnet. Unsere Teams präsentieren bewährte Anwendungsfälle auf Konferenzen (z. B. Strata Data) und tragen zu Open-Source-Projekten bei. Im ActianBlog behandeln wir Themen wie Echtzeit-Dateneingabe, Datenanalyse, Data Governance, Datenmanagement, Datenqualität, Datenintelligenz und KI-gesteuerte Analysen.