El plazo de creación de informes de TE21 se redujo de semanas a tiempo real

Las buenas empresas crecen. Eso significa siempre que algunos de los procesos y herramientas que usaban en sus primeros días no encajan tan bien después.

Así fue para TE21, una empresa educativa que brinda evaluaciones alineadas con los Estándares de Preparación para la Universidad y la Carrera y los Estándares Estatales Básicos Comunes (CCSS). TE21 se ganó rápido la reputación de dar una formación excelente para cada producto que representa o desarrolla. Como consecuencia, su flujo de trabajo original para la gestión del proceso "lead-to-cash" (que incluía presupuestos generados y supervisados en Microsoft Excel, facturas creadas y supervisadas en QuickBooks e informes generados a mano en distintas etapas del proceso) ya no podía seguir el ritmo de crecimiento del negocio. La supervisión de clientes, presupuestos, facturas y cuentas por cobrar en tantos sistemas era muy lenta y los procesos manuales eran demasiado propensos a errores de introducción.

Los responsables de TE21 sabían que la empresa necesitaba una solución mejor para gestionar todos los aspectos del proceso "lead-to-cash", de la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) a la gestión de presupuestos, facturas y cuentas por cobrar. La cuestión era cómo satisfacer esa necesidad de forma óptima.

Solución

El Director de Estrategia de TE21, Blaise Buczkowski, abordó la cuestión investigando sistemas ERP asequibles y basados en la nube que pudieran integrarse bien con un sistema CRM. NetSuite y Salesforce pronto encabezaron la lista de soluciones.

"A partir de ahí, era cuestión de averiguar cómo integrar Salesforce y NetSuite de forma óptima para nuestras necesidades", comenta Buczkowski. "Consideramos un par de opciones de integración y nos decidimos por Actian por su experiencia integrando datos de NetSuite y Salesforce. Además, la asociación directa de Actian con NetSuite ayudó a simplificar la comunicación sobre la configuración de la integración para nuestras necesidades específicas".

Resultados

Actian Salesforce Connector for NetSuite está preconfigurado para gestionar todo el proceso desde la captación del cliente al pago en las versiones estándar de NetSuite y Salesforce. Además, Actian Salesforce Connector for NetSuite permite a las empresas ajustar y personalizar la integración para satisfacer necesidades específicas empresariales o de proceso. Actian y Netsuite trabajaron mano a mano con TE21 para agilizar y automatizar el flujo de datos entre NetSuite y Salesforce, y la solución CRM/ERP integrada de TE21 estuvo lista a tiempo para cumplir sus objetivos de final de año fiscal.

"Cuando se implementan dos sistemas y se realiza una integración por primera vez, se necesita mucha ayuda", afirma Buczkowski. "Es todo un reto, pero Actian y NetSuite nos ayudaron para que la integración fuera un éxito. Ha sido genial trabajar con Actian en pequeños ajustes aquí y allá, para mapear puntos de datos que no había previsto en la configuración. Tienen un excelente servicio al cliente y siempre están ahí para ayudar. Es increíble trabajar con ellos".

Con Actian Salesforce Connector for NetSuite conectando sus nuevos sistemas CRM y ERP, TE21 vio beneficios empresariales tangibles e inmediatos. La automatización redujo drásticamente la incidencia de errores de introducción, mejoró la precisión de los datos en el sistema y recortó más de 20 horas semanales que se consumían en gestión e introducción manual de procesos. Los informes que antes tardaban varias semanas ahora se podían ejecutar en tiempo real, dando a la dirección información más precisa y puntual sobre las canalizaciones de ventas y prestación de servicios.

"Nos encanta", afirma Buczkowski. "Ahora podemos enviar los presupuestos, crear los pedidos de venta y facturarlos en cuanto se aprueban, y todo funciona a la perfección".