Pinnergy reduce un 80% los plazos de entrega de facturas
Pinnergy impulsa la eficiencia en los ciclos de pedido a cobro y mejora la satisfacción del cliente con un sistema informático integrado.
Acerca de Pinnergy
Pinnergy es líder en servicios energéticos diversificados y una de las mayores empresas regionales independientes de servicios petrolíferos de Estados Unidos, que opera en algunas de las regiones petrolíferas y gasísticas más activas de Texas y Luisiana. Su cartera de servicios incluye gestión de fluidos, perforación, eliminación de residuos de petróleo y gas, y alquileres. Al ofrecer esta combinación de servicios, Pinnergy permite a sus clientes racionalizar sus procesos y operar de forma más eficiente y segura, reduciendo al mismo tiempo los costes asociados.
Reto
El proceso de facturación manual por partida doble de Pinnergy obstaculizaba las ventas y la facturación a las cuentas de los principales clientes. La facturación electrónica no parecía ser una opción porque los clientes no confiaban en ningún sistema común de back-office.
Solución
Pinnergy recurrió a Actian y a la plataforma Actian Business Xchange, que le permitió presentar facturas electrónicas a todos sus clientes, independientemente de los sistemas que utilizaran. Actian Business Xchange es compatible con los estándares Petroleum Industry Data Exchange (PIDX), lo que la convierte en el intermediario ideal para Pinnergy y sus clientes.
Resultado
Actian Business Xchange ha permitido a Pinnergy reducir los plazos de entrega de facturas para los clientes incorporados en más de un 80%. La automatización ha reducido los cuellos de botella en la facturación y los esfuerzos de reelaboración (así como los KPI de tiempo de resolución y los tiempos de incorporación). Los ciclos entre pedidos y cobros han mejorado, al igual que la satisfacción del cliente.
El proceso de facturación de Pinnergy era cualquier cosa menos una máquina bien engrasada, y todos los implicados lo sabían. Pero en realidad no era culpa de nadie en Pinnergy. Líder en servicios energéticos diversificados y una de las mayores empresas regionales independientes de servicios petrolíferos de Estados Unidos, los clientes de Pinnergy representaban una amplia gama de grandes y pequeñas empresas del sector del petróleo y el gas, pocas de las cuales utilizaban el mismo sistema de cuentas por pagar. En consecuencia, las facturas de Pinnergy pasaban del sistema de envío a la aprobación del cliente y luego tenían que introducirse en los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) en línea de los clientes. Se trataba de un tedioso proceso manual que implicaba una importante duplicación de esfuerzos -y de datos-, lo que aumentaba la posibilidad de errores y de facturas impugnadas. También era un proceso que tardaba demasiado en ejecutarse. Pinnergy podía tardar entre 30 y 90 días en introducir una factura en el sistema EDI de un cliente.
A medida que el negocio de Pinnergy crecía, la gestión de pedidos se hacía aún más compleja. Había más clientes a los que facturar y mayores volúmenes de transacciones que gestionar. El proceso de facturación se convirtió en un cuello de botella, con los consiguientes costes de transacción y antigüedad de las cuentas por cobrar. Los responsables de Pinnergy sabían que una solución de facturación electrónica agilizaría enormemente este proceso, pero ¿cómo podía una única solución integrar tantos sistemas EDI tan diversos?
Solución
El personal de TI y RA de Pinnergy comenzó a explorar formas de estandarizar, automatizar y, si era posible, acelerar todo el proceso de facturación al cliente, desde la entrega hasta el seguimiento del estado y el cobro. El equipo pronto encontró a Actian, líder en habilitación de socios comerciales y facturación de empresa a empresa para el sector del petróleo y el gas. La plataforma Business Xchange de Actian, basada en la nube, proporciona conectividad B2B que vincula a algunas de las mayores organizaciones de petróleo y gas del mundo con sus clientes y proveedores.
Como servicio de integración B2B totalmente gestionado, Business Xchange permite a los socios comerciales intercambiar documentos electrónicos de adquisición y cadena de suministro independientemente del formato o del sistema empresarial. Esto permite a los socios comerciales reducir costes, ineficacias y fricciones en sus relaciones comerciales electrónicas, desde la incorporación hasta el intercambio de facturas. Y como Business Xchange puede trabajar con el formato XML especificado por el Petroleum Information Data Exchange (PIDX), la plataforma permitiría a Pinnergy mover grandes volúmenes de datos a través del proceso "order-to-cash" de forma mucho más rápida y eficaz que en el pasado.
Pinnergy se centró inicialmente en utilizar Business Xchange para entregar sus facturas electrónicamente a sus dieciséis principales clientes. Estos clientes no sólo representaban el 80% del volumen total de facturación de Pinnergy, sino que además ya utilizaban PIDX como estándar EDI común. Pinnergy sólo tendría que crear una factura utilizando datos de su sistema ERP NetSuite y, a continuación, utilizar Actian Business Xchange DataConnect para cargar la factura en la plataforma Business Xchange. Una vez cargadas, las facturas podrían formatearse fácilmente según los requisitos de cualquier cliente utilizando los estándares PIDX. El soporte de extracción, transformación y carga (ETL) integrado en Business Xchange facilita la entrega transparente de facturas a cualquier cliente, independientemente de los sistemas de contabilidad u otros sistemas de back-office que estén utilizando.
Beneficios
Al integrar sus sistemas informáticos empresariales y su flujo de trabajo con Actian Business Xchange y Actian DataConnect, Pinnergy agilizó y estandarizó su proceso de presentación de facturas. La eliminación de la introducción manual de datos ha reducido el coste por transacción de Pinnergy, así como la incidencia de errores, lo que a su vez ha reducido el número de facturas impugnadas y la cantidad de trabajo de reprocesamiento que conllevan dichas impugnaciones. La automatización también ha reducido el plazo medio de presentación de facturas para su pago, lo que ha reducido la antigüedad de las facturas pendientes de pago de Pinnergy en unos 10 días.
Actian Business Xchange también ha permitido al personal de contabilidad y gestión de créditos de Pinnergy obtener una mayor visibilidad de todo el proceso del pedido al cobro. Los informes son más puntuales y precisos, lo que ayuda a Pinnergy a ofrecer un mejor servicio al cliente.
"Actian y nuestras herramientas de inteligencia empresarial se integran perfectamente y ofrecen información en tiempo real con gran velocidad y eficiencia. Podemos tomar decisiones informadas y equilibradas en cuanto a riesgos muy rápido."
"Actian es una parte fundamental de nuestra infraestructura. Sin ellos, no podríamos realizar el procesamiento y la automatización necesarios para nuestras operaciones bancarias."