Qué es compartir datos: Ventajas, retos y buenas prácticas

En un panorama digital y de datos en constante evolución, compartir datos se ha convertido en algo esencial para impulsar el valor empresarial. De hecho, en todos los sectores y ámbitos, las organizaciones y las personas están aprovechando el poder del intercambio de datos para obtener información, impulsar la colaboración y fomentar el crecimiento. Mediante el intercambio de diversos productos de datos empresariales, las partes interesadas pueden obtener perspectivas valiosas, descubrir tendencias ocultas y tomar decisiones informadas que impulsen un impacto tangible.

Sin embargo, el panorama del intercambio de datos presenta complejidades y desafíos. Desde garantizar la seguridad y la privacidad de los datos hasta cumplir la normativa, las partes interesadas deben tener en cuenta muchas consideraciones para fomentar una cultura de intercambio de datos responsable.

En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre la compartición de datos y cómo un mercado de datos de empresa puede mejorar sus iniciativas internas de compartición de datos.

Definición de intercambio de datos

La puesta en común de datos, como su nombre indica, se refiere al intercambio de datos entre diversas partes interesadas. Más allá del acto de compartir en sí, la puesta en común de datos implica el compromiso de mantener la integridad y fiabilidad de los datos compartidos a lo largo de su ciclo de vida. Esto significa no sólo hacer que los datos sean accesibles a todas las partes interesadas, sino también garantizar que conserven su calidad, coherencia y utilidad para el procesamiento y análisis por parte de los consumidores de datos. Una parte crucial de este proceso implica que los productores de datos documenten y etiqueten cuidadosamente los conjuntos de datos, proporcionando descripciones detalladas y definiciones claras para que otros puedan encontrar, descubrir y comprender fácilmente los datos compartidos.

Además, compartir datos implica hacerlos accesibles a las personas, dominios u organizaciones pertinentes mediante sólidos controles de acceso y permisos. De este modo se garantiza que solo el personal autorizado pueda acceder a conjuntos de datos específicos, cumpliendo así las exigencias normativas y mitigando los riesgos asociados a las filtraciones y el uso indebido de los datos.

Intercambio de datos interno y externo

En el panorama de las operaciones empresariales modernas, debemos distinguir entre el intercambio de datos internos y externos, con sus diferentes enfoques para que las organizaciones difundan información.

La compartición interna de datos consiste en el intercambio de información dentro de los límites de una organización. Se trata de romper los compartimentos estancos y garantizar que todas las partes de la organización puedan acceder a los datos que necesitan, cuando los necesitan y en un entorno seguro. La compartición interna puede facilitarse con un mercado de datos empresarial, pero hablaremos de ello más adelante.

En cambio, el intercambio externo de datos va más allá de los límites de la organización e incluye a socios, clientes, proveedores y organismos reguladores. Dada su naturaleza, el intercambio externo de datos está sujeto a un cumplimiento normativo y a medidas de seguridad más estrictos, lo que requiere protocolos sólidos para proteger la información sensible y mantener la confianza entre la organización y sus partes interesadas externas.

Ventajas de compartir datos

Compartir datos conlleva muchas ventajas para las organizaciones. Algunas de ellas son:

Aumentar la colaboración

Al facilitar el intercambio de datos dentro de su empresa, fomenta una mejor colaboración entre los equipos internos, los socios y las distintas ramas de su organización. Cuando las empresas comparten información pertinente, todas las partes interesadas se benefician de una comprensión más profunda de aspectos críticos como las tendencias del mercado, las preferencias de los clientes, las estrategias de éxito y los análisis perspicaces. Estos datos compartidos permiten a los equipos colaborar más eficazmente en proyectos conjuntos, esfuerzos de investigación e iniciativas de desarrollo.

Además, mediante el intercambio de datos tanto internos como externos, las organizaciones pueden explorar colectivamente ideas innovadoras y enfoques alternativos, extrayendo ideas y conocimientos de diversas fuentes. Este entorno de colaboración fomenta una cultura de experimentación y creatividad que, en última instancia, impulsa la generación de soluciones y avances en una amplia gama de sectores y ámbitos.

Por último, un ejemplo real de los beneficios del intercambio externo de datos puede verse en el sector sanitario a través de iniciativas como los Intercambios de Información Sanitaria (HIE). Los HIE son redes que facilitan el intercambio de historiales médicos electrónicos entre proveedores de atención sanitaria, hospitales, clínicas y otros centros médicos. Al compartir la información de los pacientes de forma segura y eficiente, los HIE permiten a los profesionales sanitarios acceder a historiales médicos completos, resultados de pruebas diagnósticas, listas de medicación y otra información vital sobre los pacientes, independientemente de dónde hayan recibido la atención.

Aumentar la productividad

Compartir datos aumenta considerablemente la productividad al facilitar el acceso a información crítica. Cuando las organizaciones comparten datos internamente entre equipos o externamente con socios y partes interesadas, se eliminan los silos y se permite a los empleados acceder a la información pertinente de forma rápida y eficaz. Esto elimina la laboriosa tarea de rebuscar en sistemas dispares o esperar a que otros recuperen los datos.

Además, la compartición de datos actúa contra la información duplicada y redundante, fomentando el conocimiento de los activos de datos existentes, cuadros de mando y otros productos de datos empresariales a través del conocimiento compartido. Al minimizar las tareas redundantes, la compartición de datos no solo disminuye los errores, sino que también optimiza la asignación de recursos, lo que permite a los equipos concentrarse en iniciativas de valor añadido.

Mejorar la confianza y la calidad de los datos

La puesta en común de datos desempeña un papel fundamental en la mejora de la confianza y la calidad de los datos de diversas maneras. Cuando los datos se comparten entre distintas partes interesadas, se someten a minuciosos procesos de validación y verificación. Este escrutinio por múltiples partes permite la identificación de incoherencias, errores o imprecisiones, lo que en última instancia conduce a mejoras en la exactitud y fiabilidad de los datos.

Además, los datos compartidos fomentan la revisión y la retroalimentación entre pares, lo que facilita los esfuerzos de colaboración para perfeccionar y mejorar la calidad de la información. Este proceso iterativo continuo infunde confianza en la precisión y fiabilidad de los datos compartidos.

Además, el intercambio de datos suele implicar la adhesión a protocolos normalizados y normas de calidad. Mediante la normalización de formatos, definiciones y metadatos, las organizaciones garantizan la coherencia y consistencia de los conjuntos de datos, manteniendo así la calidad de los datos y permitiendo la interoperabilidad.

Por último, dentro de los marcos de gobernanza de datos establecidos, las iniciativas de intercambio de datos establecen políticas claras, procedimientos y mejores prácticas para la gestión responsable de los datos. Se emplean sólidos mecanismos de auditoría y supervisión para rastrear el acceso a los datos y su uso, lo que permite a las organizaciones aplicar controles de acceso y mantener la integridad de los datos con confianza.

Los retos de compartir datos

Grandes volúmenes de datos

Compartir grandes conjuntos de datos a través de las redes puede plantear importantes retos debido a la lentitud del proceso y a la demanda de un ancho de banda considerable. Esto suele provocar velocidades de transferencia lentas y posibles congestiones en la red. Además, el almacenamiento de volúmenes masivos de datos compartidos requiere una gran capacidad de almacenamiento y recursos de infraestructura. Las organizaciones deben asignar espacio de almacenamiento suficiente para dar cabida a grandes conjuntos de datos, lo que puede traducirse en un aumento de los costes de almacenamiento y de las inversiones en infraestructura.

Además, el procesamiento y análisis de volúmenes masivos de datos compartidos puede poner a prueba los recursos informáticos y las capacidades de procesamiento. Para gestionar eficazmente la complejidad y la escala de los grandes conjuntos de datos, las organizaciones deben desplegar marcos sólidos de procesamiento de datos y recursos informáticos escalables. Estas medidas son esenciales para garantizar un análisis y una interpretación eficaces de los datos mientras se navega por las complejidades de vastos conjuntos de datos.

Medidas de seguridad sólidas

Garantizar la seguridad de los datos plantea un reto importante en el ámbito del intercambio de datos, que exige una atención cuidadosa y medidas de protección sólidas para salvaguardar eficazmente la información sensible. Durante los procesos de intercambio de datos, la información que atraviesa redes y plataformas se vuelve vulnerable a diversas amenazas para la seguridad, como intentos de acceso no autorizado, violaciones de datos y ciberataques malintencionados. Para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos compartidos, deben aplicarse estrictos protocolos de seguridad, mecanismos de cifrado y controles de acceso en todos los aspectos de las iniciativas de intercambio de datos.

Requisitos de conformidad

Otro reto notable del intercambio de datos es mantener la privacidad de los datos y el cumplimiento de los requisitos normativos. A medida que las organizaciones comparten datos con socios externos, partes interesadas o proveedores externos, deben navegar por complejas leyes y reglamentos de privacidad que rigen la recopilación, el almacenamiento y el intercambio de información personal o sensible. El cumplimiento de normativas como GDPR en la Unión Europea, HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico) en el sector sanitario y CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California) en California es crucial para evitar responsabilidades legales y sanciones.

Buenas prácticas para compartir datos

Para hacer frente a estos retos, he aquí algunas buenas prácticas:

Aplicar políticas claras de gobernanza

Establecer políticas claras de gobernanza de datos es crucial para permitir un intercambio de datos eficaz dentro de las organizaciones. Estas políticas implican la definición de funciones, responsabilidades y procedimientos para gestionar, acceder y compartir los activos de datos. Al designar responsables, administradores y usuarios con responsabilidades específicas, las organizaciones garantizan la rendición de cuentas y la supervisión durante todo el ciclo de vida de los datos.

Además, los procedimientos normalizados de recopilación, almacenamiento, procesamiento y archivo de datos desempeñan un papel fundamental en el fomento de la coherencia y la eficacia de las prácticas de gobernanza de datos. Al estandarizar estos procedimientos, las organizaciones pueden garantizar que los datos se manejan de forma coherente y sistemática en todos los departamentos y equipos.

Definir protocolos de intercambio de datos

Definir protocolos y directrices claros para compartir datos dentro y fuera de la organización es vital para promover la transparencia, la responsabilidad y el cumplimiento.

Las organizaciones deben establecer criterios y condiciones precisos para el intercambio de datos, incluida la definición de los fines, el alcance y los destinatarios de los datos compartidos. Cualquier limitación o restricción sobre el uso, la redistribución o la modificación de los datos debe describirse claramente para garantizar la alineación con los objetivos de la organización y los mandatos legales. La aplicación de técnicas de cifrado, control de acceso y anonimización de datos garantiza la seguridad de la transmisión y el almacenamiento de los datos compartidos, reforzando las medidas generales de seguridad de los datos.

Además, el desarrollo de acuerdos y protocolos formales de intercambio de datos es esencial para regir las actividades de intercambio de datos con socios externos o partes interesadas. Estos acuerdos definen los derechos, responsabilidades y obligaciones de cada parte implicada en el proceso de intercambio de datos y abarcan aspectos como la propiedad de los datos, la confidencialidad, los derechos de propiedad intelectual y la responsabilidad.

Implantar un mercado de datos

Un mercado de datos sirve de eje centralizado donde las organizaciones pueden compartir y acceder fácilmente a recursos de datos. Al consolidar diversos conjuntos de datos procedentes de diversas fuentes, agiliza el proceso de descubrimiento y adquisición de datos relevantes.

Además, un mercado de datos fomenta la colaboración y la innovación al conectar a los proveedores de datos con los consumidores de distintos sectores. Las organizaciones pueden compartir sin esfuerzo sus activos de datos en el mercado, mientras que los consumidores de datos obtienen acceso a una amplia gama de datos para enriquecer sus ideas y estrategias.

Además, un mercado de datos da prioridad a la gobernanza de los datos y al cumplimiento de las normas y reglamentos relacionados con la privacidad, la seguridad y el uso de los datos. Proporciona herramientas y funciones sólidas para gestionar el acceso a los datos, los permisos y el consentimiento, garantizando que las actividades de intercambio de datos se ajusten a los requisitos legales y reglamentarios.

Acerca de Actian Corporation

Actian hace que trabajar con datos sea fácil. Nuestra plataforma de datos simplifica la forma en que las personas conectan, gestionan y analizan datos en entornos cloud, híbridos y locales. Con décadas de experiencia en gestión y analítica de datos, Actian ofrece soluciones de alto rendimiento que ayudan a las empresas a tomar decisiones basadas en datos. Estamos reconocidos por los principales analistas del sector y hemos recibido premios por nuestro rendimiento e innovación. Nuestros equipos comparten casos de éxito en conferencias (como Strata Data) y contribuyen activamente a proyectos de código abierto. En el blog de Actian tratamos temas como la ingesta de datos en tiempo real, el análisis de datos, la gobernanza y gestión de datos, la calidad de los datos, la inteligencia de datos y el análisis impulsado por IA.