Explicación de la automatización del cumplimiento

Hoy en día, las empresas están obligadas a cumplir una serie de normas reglamentarias destinadas a garantizar la seguridad de los datos, la privacidad y las prácticas empresariales éticas. Leyes como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) exigen que las organizaciones no solo protejan los datos sensibles, sino que también demuestren su cumplimiento mediante auditorías, informes y evaluaciones periódicas.

Sin embargo, mantenerse al día con estas normativas puede ser complejo, lento y propenso a errores. La automatización del cumplimiento es una solución revolucionaria que aprovecha la tecnología para agilizar y simplificar el proceso de cumplimiento. En este artículo, exploraremos qué es la automatización del cumplimiento, cómo funciona y por qué se está convirtiendo en una herramienta esencial para las organizaciones que buscan cumplir los requisitos normativos de manera eficiente.

¿Qué es la automatización del cumplimiento?

La automatización del cumplimiento se refiere al uso de la tecnología, normalmente software e inteligencia artificial (IA), para agilizar y automatizar los procesos relacionados con el cumplimiento normativo. La automatización de las tareas rutinarias, la supervisión, la elaboración de informes y las actividades de auditoría ayuda a las organizaciones a cumplir las normativas, los estándares y los requisitos legales del sector de forma más eficiente y precisa.

El objetivo de la automatización del cumplimiento es reducir el tiempo, el esfuerzo y el potencial de error humano que supone mantener el cumplimiento, garantizando al mismo tiempo que la organización pueda adaptarse rápidamente a los cambios de la normativa y cumplir los plazos sin pasar por alto requisitos críticos.

¿Cómo funciona el cumplimiento automatizado?

La conformidad automatizada utiliza varias herramientas y procesos para garantizar que las organizaciones cumplen sistemáticamente las normas legales, industriales y de seguridad sin intervención manual. He aquí un desglose de cómo funciona el cumplimiento automatizado:

• Supervisión y gestión de datos: Las herramientas automatizadas pueden realizar un seguimiento de los datos en todos los sistemas y garantizar que se ajustan a la normativa sobre privacidad y seguridad. Esto incluye las prácticas de recopilación, almacenamiento, procesamiento e intercambio de datos.
• Supervisión en tiempo real: Los sistemas automatizados supervisan continuamente las actividades e identifican los riesgos de cumplimiento a medida que se producen. Esto ayuda a detectar anomalías o infracciones en tiempo real, evitando que los posibles problemas se agraven.
• Informes reglamentarios: Los sistemas automatizados pueden generar y enviar informes a los organismos reguladores o a las partes interesadas internas, garantizando que la documentación de cumplimiento es precisa y está actualizada sin necesidad de introducir datos manualmente.
• Gestión de riesgos: Las herramientas de automatización del cumplimiento evalúan y gestionan los riesgos asociados a las filtraciones de datos, las violaciones de la privacidad o el incumplimiento. Pueden identificar vulnerabilidades y sugerir medidas correctivas para hacer frente a esos riesgos.
• Aplicación de políticas: Las soluciones automatizadas de cumplimiento garantizan que las políticas internas de una organización se ajusten a las normas reglamentarias. Pueden aplicar controles de acceso, cifrado y otras prácticas de privacidad.
• Registros y pistas de auditoría: Los sistemas de automatización del cumplimiento mantienen registros detallados de todas las actividades relacionadas con el uso y el cumplimiento de los datos, incluidos el acceso a los datos, las modificaciones y los procesos. Estos registros de auditoría son esenciales para las auditorías internas y externas.
• Gestión de las solicitudes de los interesados (DSR): En el caso de normativas como GDPR y CCPA, las herramientas de automatización pueden procesar las solicitudes de los interesados, como el acceso, la eliminación o la modificación de datos de forma automática, mejorando los tiempos de respuesta y la precisión.

Ventajas de la automatización del cumplimiento

La automatización del cumplimiento ofrece una amplia gama de ventajas a las organizaciones, ya que hace que la compleja y lenta tarea de cumplir los requisitos normativos sea más eficaz, precisa y manejable. Estas son las principales ventajas de adoptar la automatización del cumplimiento:

• Mayor eficacia: La automatización de tareas repetitivas como la elaboración de informes, la supervisión y la auditoría reduce significativamente el esfuerzo manual necesario para garantizar el cumplimiento.
• Reducción de los errores humanos: La automatización reduce las posibilidades de cometer errores, especialmente en áreas críticas como la introducción de datos, la evaluación de riesgos y la elaboración de informes.
• Ahorro de costes: Con menos procesos manuales y una menor dependencia de la mano de obra humana para las tareas relacionadas con el cumplimiento, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y dinero.
• Mejor gestión de riesgos: La automatización permite detectar y gestionar los riesgos de forma proactiva, lo que ayuda a las organizaciones a identificar y mitigar posibles infracciones de la normativa antes de que se conviertan en problemas graves.
• Escalabilidad: Los sistemas de cumplimiento automatizados pueden ampliarse fácilmente para gestionar mayores volúmenes de datos y la evolución de los requisitos normativos a medida que crece una empresa.
• Mayor transparencia y responsabilidad: Los sistemas automatizados proporcionan un registro transparente de todas las actividades de cumplimiento, lo que facilita demostrar el cumplimiento de la normativa y responder a auditorías o investigaciones.

Cómo la IA puede ayudar a simplificar el cumplimiento

La IA puede simplificar y mejorar significativamente el proceso de cumplimiento de las organizaciones mediante la automatización de tareas, la mejora de la precisión y la supervisión proactiva. Las herramientas impulsadas por IA están transformando la forma en que las empresas abordan los requisitos reglamentarios como GDPR, CCPA e HIPAA, lo que les permite cumplir con las complejas normas de cumplimiento de manera eficiente. He aquí cómo la IA puede simplificar el cumplimiento normativo:

Clasificación y cartografía automatizadas de datos

Uno de los primeros pasos hacia el cumplimiento normativo es garantizar que todos los datos personales estén correctamente identificados, clasificados y asignados dentro de una organización. Las herramientas basadas en IA pueden automatizar el proceso de escanear las fuentes de datos en toda la infraestructura de una organización, identificar la información personal sensible y clasificarla de acuerdo con normativas específicas (por ejemplo, datos sanitarios según la HIPAA o datos de consumidores según la CCPA).

Por ejemplo, la IA puede clasificar los datos en sensibles y no sensibles, determinar su ubicación y asignarlos a varios sistemas para saber quién tiene acceso a ellos. Esta clasificación automatizada puede reducir el tiempo dedicado a clasificar manualmente grandes cantidades de datos y mejorar la precisión de la gestión del inventario de datos.

Supervisión en tiempo real y evaluación de riesgos

La supervisión continua es esencial para garantizar que las organizaciones cumplen la normativa en todo momento. La IA puede ayudar supervisando constantemente el acceso, el uso y el almacenamiento de datos para detectar posibles infracciones o actividades sospechosas. Por ejemplo, los sistemas de IA pueden configurarse para rastrear violaciones de datos, accesos no autorizados y comportamientos anómalos que podrían indicar el incumplimiento de las normas de protección de datos del GDPR o las normas de confidencialidad de la HIPAA.

Además, las herramientas de evaluación de riesgos basadas en IA pueden analizar patrones y predecir posibles riesgos de cumplimiento. Al identificar proactivamente las áreas de preocupación, la IA ayuda a las organizaciones a tomar medidas correctivas antes de que los problemas se conviertan en infracciones que podrían dar lugar a sanciones.

Automatización de los informes de cumplimiento

La elaboración de informes de cumplimiento puede ser una tarea ardua, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de datos. La IA puede simplificar este proceso generando automáticamente informes detallados que se alineen con los requisitos de GDPR, CCPA o HIPAA. Por ejemplo:

• GDPR exige a las organizaciones que proporcionen un registro de actividades de tratamiento (RoPA). Las herramientas de IA pueden rastrear automáticamente todas las actividades de tratamiento de datos, proporcionando un registro fiable y actualizado.
• CCPA exige a las empresas que ofrezcan transparencia sobre cómo se recopilan y utilizan los datos de los consumidores. La IA puede generar automáticamente estos informes previa solicitud, detallando los datos de los consumidores, los fines del tratamiento y las prácticas de intercambio de datos.
• HIPAA exige evaluaciones de riesgos y registros de auditoría frecuentes. La IA puede rastrear el acceso a la información sanitaria protegida (PHI) y generar informes para auditorías internas y externas.

Estos informes generados por IA no sólo son precisos, sino que también se pueden personalizar y generar en tiempo real, lo que ayuda a las empresas a cumplir plazos ajustados para la presentación de documentos reglamentarios o solicitudes de los interesados.

Facilitar las solicitudes de derechos de los interesados (DSR)

Reglamentos como el GDPR y la CCPA conceden a las personas derechos específicos sobre sus datos personales, incluido el derecho a acceder, eliminar o corregir los datos. Los sistemas basados en IA pueden automatizar la gestión de las solicitudes de derechos de los interesados. Por ejemplo, la IA puede:

• Determinar qué datos deben suprimirse o corregirse previa solicitud.
• Procese y satisfaga automáticamente las solicitudes de acceso a los datos localizándolos en varios sistemas.
• Permita a las organizaciones gestionar el consentimiento y actualizar los registros cada vez que se retire el consentimiento.

Esta automatización reduce el riesgo de incumplimiento al responder a las DSR y garantiza el cumplimiento oportuno de las solicitudes de los consumidores, que es un aspecto crítico para mantener el cumplimiento del GDPR y la CCPA.

Garantizar la seguridad de los datos y la privacidad desde el diseño

Uno de los principios clave del GDPR y la HIPAA es la "privacidad por diseño", que exige a las organizaciones integrar medidas de privacidad y seguridad en sus operaciones desde el principio. La IA puede desempeñar un papel fundamental detectando automáticamente vulnerabilidades y garantizando la existencia de controles de seguridad, especialmente cuando se manejan datos sensibles.

Los sistemas basados en IA pueden identificar posibles puntos débiles en el almacenamiento de datos, el cifrado, los controles de acceso y los mecanismos de intercambio de datos. Además, la IA puede supervisar los protocolos de cifrado, los registros de acceso y las actividades de intercambio de datos, garantizando que los datos sensibles estén siempre protegidos de conformidad con los requisitos de la HIPAA y el GDPR.

Formación y sensibilización de los empleados

El cumplimiento normativo no solo tiene que ver con las herramientas y la tecnología, sino también con la formación de los empleados sobre los requisitos normativos y las mejores prácticas. Los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) basados en IA pueden ofrecer programas de formación personalizados que se adapten a las funciones de cada empleado y a las normativas más recientes.

La IA puede realizar un seguimiento del progreso de los empleados, evaluar las lagunas de conocimientos y proporcionar recursos de aprendizaje específicos. Esto garantiza que los empleados estén siempre al día con los protocolos de cumplimiento y ayuda a minimizar el riesgo de errores humanos que podrían dar lugar a infracciones.

Auditoría e investigaciones internas

La IA también puede ayudar en los procesos de auditoría e investigación interna señalando automáticamente actividades sospechosas o infracciones de las políticas. Puede analizar amplios registros, transacciones y conjuntos de datos de comunicación para identificar patrones de incumplimiento o de comportamiento arriesgado. Con los análisis basados en IA, las organizaciones pueden generar registros de auditoría detallados y llevar a cabo investigaciones mucho más rápidamente, garantizando el cumplimiento de la normativa.

Agilice la gestión de datos con la plataforma de Actian

La complejidad de las normativas modernas sobre privacidad de datos, como el GDPR, la CCPA y la HIPAA, puede abrumar a muchas organizaciones. Sin embargo, la IA ofrece potentes herramientas para simplificar y agilizar los esfuerzos de cumplimiento. Al automatizar la clasificación de datos, la supervisión, la elaboración de informes y las evaluaciones de riesgos, la IA ayuda a las organizaciones a gestionar sus obligaciones de cumplimiento de forma más eficiente y precisa. En un panorama normativo en constante evolución, la adopción de la IA no sólo reduce el riesgo de incumplimiento, sino que también mejora la protección de datos, la eficiencia operativa y la confianza con los clientes y los reguladores por igual.

Agilice la gobernanza de datos y garantice el cumplimiento normativo asociándose con Actian y aprovechando las ventajas de la plataforma. Esta plataforma de inteligencia de datos ayuda a las empresas a mantener un linaje de datos preciso, garantizar el cumplimiento normativo y optimizar la gestión de datos. Las empresas y organizaciones pueden aprovechar la experiencia de Actian para mejorar su estrategia de linaje de datos y lograr una mayor transparencia, cumplimiento y eficiencia.

Acerca de Actian Corporation

Actian hace que trabajar con datos sea fácil. Nuestra plataforma de datos simplifica la forma en que las personas conectan, gestionan y analizan datos en entornos cloud, híbridos y locales. Con décadas de experiencia en gestión y analítica de datos, Actian ofrece soluciones de alto rendimiento que ayudan a las empresas a tomar decisiones basadas en datos. Estamos reconocidos por los principales analistas del sector y hemos recibido premios por nuestro rendimiento e innovación. Nuestros equipos comparten casos de éxito en conferencias (como Strata Data) y contribuyen activamente a proyectos de código abierto. En el blog de Actian tratamos temas como la ingesta de datos en tiempo real, el análisis de datos, la gobernanza y gestión de datos, la calidad de los datos, la inteligencia de datos y el análisis impulsado por IA.